Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Master Data Management -strategia

Sunnuntai 7.10.2018 - Minna Innala

woman_computer_file_share_1600_clr_7854_20.png

Törmäsin ensimmäisen kerran termiin Master Data Management jo 1990-luvulla, kun Modultekissa mietimme, miten tuotetiedot käyttäytyvät tilanteessa, jossa samaa tietoa on useammassa eri järjestelmässä. Yritysmaailmassa samainen pohdinta konkretisoitui, kun Patria toimitti Airbusille tuotepiirustuksi ja malleja, niin master siirtyi siinä yhteydessä Airbusille, vaikka Patria jatkoi tuotekehitystä. Oli siis luotava aukoton järjestelmä muutostenhallinnalle, jossa tiedetään kuka päivittää, mitä päivitetään ja miten varmistetaan, että kaikilla on viimeisin versio käytettävissään.

Suunnittelutiedon osalta ydintiedonhallinnalla, kuten Master Data Management:ia suomeksi kutsutaan, on jo pitkä historia ja vakiintuneita toimintatapoja, mutta koko yrityksen tiedonhallintastrategiaa luotaessa ajatusmalli näyttää hämärtyvän. Itselleni ydintiedot ja niiden loogiset tallennuspaikat luovat rungon koko yrityksen tiedonhallintastrategialle. Tavoitteena on optimoida ja yksinkertaistaa tietovirtoja, jolloin kaikkien osapuolten työnteko sujuvoituu, ylimääräinen sähläys vähenee ja kaikki pystyvät keskittymään olennaiseen tekemiseen.

Johtoajatuksena strategiaa luotessa on analysoida, missä ja miten kyseessä oleva tieto alun perin syntyy, ketkä sitä tarvitsevat ja millä tietojärjestelmällä sitä hallitaan. Näin löytyy looginen natiividatan tallennuspaikka ja yhteydet niihin ohjelmistoihin, joilla dataa muokataan, esimerkiksi CAD-järjestelmiin. Tässä yhteydessä on huomattava, että natiivi ei välttämättä ole master, sillä joissain tapauksessa viimeisimmät merkinnät saattavat löytyä ensin vaikka pdf:sitä, kunnes natiividata ehditään päivittää.

Kattavaa tiedonhallintastrategiaa määriteltäessä tuleekin ensisijaisesti lähteä liikkeelle datan hyödynnettävyydestä. Kun vaakakupissa on koko yrityksen toiminnan kehittäminen, ei voida lähteä liikkeelle yksittäisen toiminnon tai tietojärjestelmän näkökulmasta, koska tällöin ajaudutaan helposti tilanteeseen, jossa yhtä toimintoa optimoimalla vaikeutetaan muiden organisaation osien toimintaa. Pahimmassa tapauksessa tukitoiminnan kehittäminen hankaloittaa ydinbisneksen sujuvuutta, eikä näin ollen saavuteta optimaalista hyötyä. Aivan liian usein esimerkiksi uusia tietojärjestelmiä hankittaessa jätetään joidenkin osastojen tarpeet pois vaatimusmäärittelyistä, mutta heti hankinnan jälkeen sitä yritetään ottaa käyttöön paljon aiottua laajemmin. Sen lisäksi, että järjestelmiä ei tällä tavoin saada optimaalisesti hyödynnettyä aiheutetaan henkilöstölle turhautumista, joka heijastuu suoraan työilmapiirin ja siten tuottavuuteen.

Teoriassa ydintiedonhallintastrategian luomisen ja kaikkien osapuolten tarpeiden huomioon ottamisen pitäisi olla helppoa - tai ainakin helposti toteutettavissa, kunnes kuvaan astuvat ihmiset. Jotenkin meille tuntuu olevan luontaista korostaa oman alueen ja organisaation osan tärkeyttä ja jättää ottamatta muiden tarpeet huomioon. Tuskin tätä kukaan tekee ilkeyttään tai tahallisesti vaikeuttaakseen yrityksen toimintaa, mutta kollegan töiden ja tarpeiden tunnistaminen tuntuu olevan erityisen haastavaa. Syitä on varmasti monia, mutta yksi asia lienee kommunikaation puute tai se ettei ole yhteistä kieltä, vaikka kaikki suomea puhuisivatkin. Myös eri osa-alueidenn erikeen kehittäminen vaikeuttaa nykytilan kuvausta, sillä kollegan saattaa muistella, miten hommat tehtiin 10 vuotta sitten, kun hän itse oli kyseisissä tehtävissä.

Ydintiedonhallinnasta puhutaan paljon, mutta silti valitettavan harvoin sen hallinnan strategia mielletään keskeiseksi elementiksi yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Sitä se kuitenkin on. Parhaaseen lopputulokseen päästään kehittämällä toimintoja systemaattisesti ja avoimesti yhdessä – jatkuvan parantamisen keinoin.

Millainen Master Data Management -strategia teillä on?

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, ydintiedonhallinta, master data management, MDM, tuotetiedonhallinta, tiedonhallinta, strategia, liiketoiminnan kehittäminen, Lean

Helppokäyttöisyyden paradoksi

Maanantai 30.7.2018 - Minna Innala

Avustin viikonloppuna DORO-senioripuhelimen käyttöönottoa eräälle ystävälleni, kun totesin tämän helppokäyttöiseksi mainostetun laitteen toimivan varsin epäloogisesti. Tietojen syöttö sisään oli erittäin vaivalloista eivätkä toiminnot auenneet erityisen helposti. Minulle tuli sellainen vaikutelma, että diginatiivi nörtti on toteuttanut oman visionsa siitä, miten seniori haluaa käyttää puhelintaan. Myyjä oli vaikuttunut laitteen ominaisuuksista – kuten minäkin vielä kaupassa, mutta todellinen käyttökokemus jäi vaisuksi.

Aloin miettiä, miksi tällaista tehdään vielä nykyaikana. Neljäs teollinen vallankumous on hyvää vauhtia käynnissä, mutta tietokoneohjelmistot ja tekniset laitteet eivät edelleenkään mukaile käyttäjien tarpeita ja toimintalogiikkaa, vaan käyttäjät joutuvat opettelemaan näille tyypilliset toimintatavat. Osa varmasti selittyy historialla ja vanhempien ohjelmistojen rajoittuneisuudella, mutta uusissa ohjelmissakin on edelleen käsittämättömiä kankeuksia. Ainakaan itse en ole vielä törmännyt loogisesti toimivaan ja helppokäyttöiseen sovellukseen, joka aidosti tukee käyttäjän toimintaa ja tarjoaa hänelle tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa.

Tilanne tulee entistä haastavammaksi, kun tarkastellaan koko yrityksen tietojen tarkoituksenmukaista hallintaa ja eri käyttäjien tarpeita tietojen hyödyntämiseen. Harvassa ovat ne yritykset, joissa on asiantuntijoiden luotsaamana tehty kokonaisvaltainen tietojenhallintastrategia. Tätä tukemaan on mietitty käyttäjälähtöisesti optimaaliset tietovirrat ja datojen hallintapaikat tukemaan tiedon tuottamista ja jakamista eri puolille organisaatiota. Trendinä tuntuu edelleenkin olevan osastokohtainen kehittäminen, jossa haetaan ratkaisuja vain tiettyyn, rajattuun osa-alueeseen. Tällaisessa siilokehittämisessä ymmärrys kollegoiden tekemisestä ja tiedontarpeesta hämärtyy, jolloin ajaudutaan helposti päällekkäisen tiedon käsittelyyn ja erilaisten omien seurantataulukoiden ylläpitoon. Näin ei toteudu visio tietopääoman tehokkaasta hallinnasta ja tosiaikaisesta tiedolla johtamisesta.

Nykyaikana pitäisikin kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, miten yrityksen tietoihin saadaan suoraan näkymä. Raportoinnin sijasta päästään seuraamaan reaaliaikaisesti ja visuaalisesti helposti hahmotettavaa dataa. Näin kaikki osapuolet voivat itse katsoa helposti järjestelmästä esimerkiksi, mitkä ovat sallitut tuotevariaatiot, miten tuotanto toimii tai projekti etenee. Samalla voidaan ehkäistä tiedonhallinnasta johtuvien virheiden määrää ja käyttää tietojärjestelmiä tehokkaammin, kun useamman henkilön tarpeet voidaan ottaa huomioon kokonaisvaltaisesti. Yhteisen datan hyödyntäminen on omiaan lisäämään myös muuta kommunikaatiota, jolloin yhdessä kehittämisen kulttuuri voimistuu.

Se, millainen on kullekin yritykselle tai verkostolle tarkoituksenmukainen tiedonhallintakokonaisuus riippuu paljolti hallittavasta datasta ja osapuolista. Toimiala vaikuttaa myös paljon valittuihin ohjelmistoihin ja sovelluksiin. Tiedon kokonaisvaltaista hyödyntämistä kun useimmiten estää se, että sitä ei ole tallennettu sellaisiin järjestelmiin tai siinä muodossa, että kaikki tarvitsijat pääsisivät siihen joustavasti käsiksi. Näin ollen yhteisen tarvekartoituksen merkitystä ei pidä vähätellä.

Nykyaikaiset tuotetiedon-, laitostiedonhallintaan tai rakennuksen tietomallinnukseen tarkoitetut ohjelmistot tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet kohteen tietojen visuaaliseen hallintaan. Malleihin pystytään liittämään runsaasti tarpeellista tietoa, joka auttaa keskusteluissa ja yhteisen ymmärryksen muodostumisessa. Edut ovat kiistattomat ja onkin vaikea kuvitella isoa allianssimallilla toteutettavaa hanketta, jossa ei hyödynnettäisi täysimääräisesti nykyaikaisia tiedonhallinta- ja mallinnusratkaisuja.

Demoissa messuilla kaikki toimii moitteettomasti. Virtuaaliympäristössä voidaan asioita havainnollistaa sopivasti ja kaikki näyttää helpolta. Mutta tapahtuvatko asiat kuitenkaan näin joustavasti todellisuudessa? Uskallan väittää, että edelleenkin on haasteita eri tietojärjestelmissä olevien datojen muokkaamisessa hyödynnettävään muotoon.

Kehitys ottaa aikaa, mutta suunta on oikea!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, käytettävyys, helppokäyttöisyys, tiedonhallinta, data, kehittäminen, kommunikaatio

Kiinnostu, kuuntele, luo lisäarvoa

Tiistai 1.5.2018 - Minna Innala

CCY-VK2018-1-pj-Siilo-vs-Tiimi-13.png

Yhteiskunta käy yhä monimutkaisemmaksi ja vaativammaksi. Murroksessa selviytyäksemme meidän tulee olla yhä yhteistyökykyisempiä ja avoimempia kaikkea uutta kohtaan. Tulevaisuuden ihminen toimii suvereenisti verkostoissa. Ennakkoluuloton asenne ja boxin ulkopuolelta ajattelu luovat win-win -tilanteita, josta kaikki hyötyvät. Tulee mieleeni kuva menestyvästä yrityksestä, joissa työntekijät pursuavat positiivista energiaa ja liikkuvat samaa päämäärää kohti kehittäen asioita yhdessä.

Mutta hetkinen, eihän tässä ole sittenkään mitään uutta! Samat eteenpäin ajavat voimat ovat olleet mukana edellisissäkin teollisissa vallankumouksissa ja yritysten menestymisessä. Tampereella oli tehtailijoilla jo 1800-luvulla laajat kansainväliset verkostot. Sotakorvauksista selvisimme yhdessä tekemällä. Nokiankin menestys pohjautui innovatiivisiin keksintöihin.

Mikä meitä sitten estää pistämästä menestyksen reseptiä pysyvästi käytäntöön? En tiedä yhtään yritystä, joka ei pyrkisi jatkuvaan parantamiseen ja tehostamaan toimintaansa. Myös johtamiseen ja työhyvinvoinnin parantamiseen liittyvät aktiviteetit ovat suosittuja. Silti aika harvoin onnistutaan luomaan ilmapiiri, jossa henkilöstö kokee pystyvänsä vaikuttamaan muutoksiin ja tehtäviensä kehittämiseen haluamallaan tavalla. Muutosvastarinta nostaa päätään ja ihmiset kaivautuvat poteroihinsa.

Henkilöstökyselyissä työilmapiiri on huonontunut eikä henkilöstö pysty suuntaamaan energiaansa oikein. Valitettavan usein toiminnan kehitykseen lähdetään kartoittamatta todellisia juurisyitä. Tällöin oletettuun ongelmaan haetaan ratkaisua arvaamalla. Ydinliiketoiminnan kokonaissujuvoittaminen unohtuu, kun prosessien väliset vaikutussuhteet ovat epäselvät ja eri osapuolet pyrkivät optimoimaan vain omaa toimintaansa.

Yksi esimerkki vaikeasti hahmotettavasta, koko liiketoimintaa koskevasta kehityskohteesta on konfiguraationhallinta, jota käytännössä toteutetaan esimerkiksi ydintiedon-, muutosten-, dokumenttien- ja informaationhallinnan prosessilla. Toteutuksessa on tyypillisesti mukana useita tietojärjestelmiä, joiden keskinäiset integraatioasteet vaihtelevat. Tarkoituksenmukaisella konfiguraationhallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä, kun ydinliiketoiminnan tarpeisiin optimoidaan tietovirrat, käytetään toimintaan hyvin soveltuvia ohjelmistoja, varmistetaan datan laatu ja mahdollistetaan pääsy yhteisiin tietolähteisiin - tarjotaan siis kullekin ajantasaiset tiedot helppokäyttöisessä muodossa. Säästöt syntyvät etenkin päällekkäisen työn vähenemisenä, virhemahdollisuuksien karsimisena ja yhtenäisten tilannekuvien reaaliaikaisella seuraamisella.

Tällaisessa kehityshankkeessa korostuu entisestään se, että pitää olla kiinnostunut ja tunnistaa eri osapuolten tarpeet. Näiden ymmärtämiseksi vaaditaan taitoa kuunnella ja pyrkiä avoimen vuoropuhelun kautta saavutettavaan lisäarvoon. Tällöin on mahdollista saavuttaa paljon parempia ratkaisuja kuin eri osapuolet ovat osanneet alun perin määritelläkään, jolloin 1 + 1 => 3.

Oli mielenkiintoista huomata, kuinka hyvin valtakunnansovittelija Minna Helle juuri julkaistussa kirjassaan: Järki ja tunteet, tarjoaa hyviä pointteja kaikkiin vuorovaikutustilanteisiin. Esimerkiksi toisen kuuntelu tuntuu itsestään selvältä ohjeelta, mutta se on Helteen mukaan yllättävän vaikeaa. Moni kun miettii toisen puhuessa vain omia vasta-argumenttejaan. Näin ollen järkiperustelutkin jäävät usein kuulematta, minkä vuoksi kannattaa kertoa vaatimusten taustalla olevista huolista. Tämä tehonnee yhtäläiseen teknisiinkin asioihin.

Kuuntele, kysy, älä oleta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, Lean, jatkuva parantaminen, lisäarvo, yhteistyö, kuuntelu, dialoginen johtaminen, neuvottelu, työyhteisö

Käytännön jatkuvaa parantamista

Maanantai 15.1.2018 - Minna Innala

On mahtava tunne saada koko porukka innostumaan! Työkaverit ovat "täpöllä" mukana valmistelemassa lähiaikoina pidettävää työpajaa ja tuomassa oman kortensa kekoon nykytilanteen parantamiseksi. Avoin ilmapiiri mahdollistaa luovan ideoinnin ja moni asia tuntuu loksahtavan kohdalleen kuin itsestään. Tällaista on käytännön Lean parhaimmillaan.

Jäin pohtimaan, että kuinka paljon Suomessa on tällaisia työyhteisöjä, joissa jatkuva parantaminen on luontevaa kaikilla tasoilla ja sitä voidaan tehdä arjen lomassa, innostavasti. Lehtikirjoitusten ja some-hypetyksen perusteella näitä on monia. Tällaiset ominaisuudet liitetään helposti pieniin tai keskisuuriin ohjelmistoyrityksiin, joiden elinkaari on vielä alkuvaiheessa. Mikä estäisi perinteistä teollisuusyritystäkin hyödyntämästä henkilöstönsä piilevää potentiaalia laajemminkin?

Ongelman ydin lienee siinä, että miten saada hiljainen tieto näkyväksi ja jatkojalostettuna koko työyhteisön hyödynnettäväksi.

Yksi tapa voisi olla radikaali mentorointitoiminta. Siinä mentori-aktori -pari tutustuu prosessin aikana hyvin toisiinsa ja vaihtaa avoimesti ajatuksia ennalta sovitusta aihepiiristä. Juju piilee siinä, että mentori tietyn alueen asiantuntijana tuo käytännön kokemuksensa pöytään, kun puolestaan aktorilla voi olla aiheesta uudempaa tietoa. Tavoitteena on päästä tilanteeseen, jossa kumpikin haastaa toisiaan ja oppii uutta. Lopputuloksena saavutetaan uudet toimintamallit ja pystytään hyödyntämään uusinta teknologiaa. Menetelmä on hyvä yksilöiden kannalta, mutta miten levittää saavutettu tietotaso koko yritykseen?

Ensimmäiseksi mieleeni tulee työpajan järjestäminen tietyn asian kehittämiseksi. Perinteisesti tilaisuudessa kartoitetaan nykytila, etsitään kehityskohteita ja niihin ratkaisuja. Menetelminä ovat moninaiset ryhmätyötekniikat. Periaatteessa osallistavia ja sitouttavia tekniikoita, mutta valitettavan usein tulokset jäävät puolitiehen. Syitä tähän on monia aina vastahakoisista ideoijista tulosten käsittelemättä jättämiseen.

Henkilökohtaisesti kaipaan räväkämpää lähestymistapaa. Fasilitaattori on hyvin perillä aiheesta - mutta kuitenkin liikkeellä aktiivisen uteliaasti. Silloin hän pystyy tuomaan näkemystä sekä sisältöön että käytettäviin menetelmiin. Parhaimmillaan työpajan valmisteluissa on mukana tasapuolisesti eri organisaatioryhmien edustajia, jolloin taustamateriaalista tulee todenmukaista. Aiheet ja tavoitteet syventyvät prosessin edetessä. Järjestelyissä mukana olo lisää myös ihmisten motivaatiota osallistumiseen.

Itse tilaisuudessa pitää keskittyä dynaamiseen toteutustapaan. Ihmisen ajatus kulkee paremmin kun pääsee liikkumaan. Hyvin toteutetuissa ideointipisteissä on selkeät ohjeet ja riittävän avoimet kysymykset, jotta todellisille oivalluksille jää tilaa. Vaikka tuntuisikin houkuttelevalta, niin lopputulosta ei tule johdatella mihinkään suuntaan. Sen sijaan neutraalin ja positiivisen ilmapiirin luomiseksi ei koskaan voi tehdä liikaa.

Onnistuneesta työpajasta voidaan ammentaa kehitysideoita pitkään, jos tulokset käsitellään huolella ja pidetään tarvittaessa jatkotyöpajoja valittujen aiheiden tiimoilta. Näin voidaan kehittää yrityskulttuuria avoimempaan suuntaan, jolloin ideoinnista saadaan luonteva osa työpäiviä. Myös tietämys toistensa tekemisistä lisääntyy. Tällöin päästään eroon siiloutuneesta, osastokohtaisesta toiminnan kehittämisestä, jolla vaarannetaan koko yritystä ajatellen optimaaliset prosessit.

Kuten niin moni asia - tämäkin on vain meistä ihmisistä kiinni!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, Lean, jatkuva parantaminen, fasilitointi, innostus, hiljainen tieto, työyhteisö

Yksinkertaistamisen tärkeys

Keskiviikko 1.11.2017 - Minna Innala

Kollega muistutti KISS-periaatteesta, kun kerroin miettiväni käyttäjälähtöisiä tiedonhallinnan ratkaisuja yrityksen tarpeisiin. Lausahdus sai muistot kiirimään menneisyyteen, jossa työtovereitteni kanssa halusimme taltuttaa täysin villiksi riistäytyneet muutosprosessit. Jokainen toimi omalla tavallaan.

Vaikuttavuutta ei arvioitu. Päätösperusteita ja toteutuspäätöksiä ei kirjattu ylös. Eikä teknistä toteutustakaan perusteltu ja kirjattu siten, että myöhemmin pystyisi jäljittämään mitä ja miksi on muutettu. Muutospyyntöjä tuli suoraan suunnittelijalle käytäväkeskusteluissa tai sähköpostiin. Joskus tarve tuli esiin palaverimuistiossa. Harvemmin tehtiin virallinen muutospyyntö.

Muutosten etenemisen seuranta oli tapauskohtaista ja jokainen toimi parhaaksi katsomallaan tavalla. Muutostarpeet ja jo suunnittelussa olevien muutosten kokonaistilanne ei ollut kenenkään hallinnassa. 

Systemaattisella muutoshallinnalla oli siis sosiaalinen tilaus.

Muutosten kirjo oli moninainen. Meneillään oli eri osapuolten aloitteesta tehtäviä tuotemuutoksia, jolloin uudet tekniset ratkaisut piti suunnitella, analysoida ja viedä tuotantoon. Näiden myötä myös valmistuksessa tapahtui muutoksia. Toisaalta valmistusmenetelmiä kehitettiin ilman tuotemuutoksia. Yksi kuormittavimmista muutosten käsittelyn kannalta olivat asiakkaalta tulleet vaatimusmuutokset. Eli velvoittavista dokumenteista tuli uusia versioita ja ne piti katselmoida nopealla aikataululla, jotta osattiin reagoida valmistamiimme tuoteisiin vaikuttaviin asioihin riittävän aikaisin. Myös toiminnan kehitys loi muutoksia toimintatapoihin. Vain joitain mainitakseni.

Alussa organisaation oli vaikea mieltää, että eri tyyppisiä muutoksia voidaan hallita yhtenäisesti ja toimia samojen periaatteiden mukaisesti. En kuitenkaan tarkoita sitä, että muutosten sisältö, dokumentaatio tai toteuttamiseen käytettävät työkalut olisivat kaikissa samoja. Myös muutosryhmien kokoonpano vaihtelee käsiteltävän asian mukaan. Riittävän yksinkertainen geneerinen muutosprosessi voidaan kuvata hakemalla eri muutostapauksista yhtenäiset piirteet ja pidetään mielessä muutosten toteuttajien tarpeet.

Toimintaa sujuvoittaa merkittävästi se, että muutokset hallitaan – muutospyynnöstä sulkemiseen asti ­– yhdessä tietojärjestelmässä. Täällä kohdistetaan muutokset vaikuttavuuden mukaan. Muutokseen liittyvä informaatio lisääntyy asian edetessä. Datat tuleekin niputtaa yhteen, jotta muuttuneet asiat pystytään jäljittämään helposti vuosienkin takaa. Ajantasaisesta muutospoolista on hyvä tehdä vaikuttavuusarvioita ja toteuttamispäätöksiä kokonaisuus huomioon ottaen. Sen kautta kaikilla osapuolilla on yhtenäinen kuva meneillään olevista ja tulevista muutoksista.

Tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen toiminnan esteenä on valitettavan usein yritykseen pesiytynyt monimutkaisuus. Esimerkiksi yksi keskeinen asia voi liittyä muutostunnisteen muodostamiseen. Jos muutosten hallinta on pirstaloitunut eri järjestelmiin, samalle muutokselle generoidaan usein uusi tunniste. Näin voi tapahtua esimerkiksi, kun muutospyyntö muuttuu muutosmääräykseksi, ennakoivan kunnossapidon listoilla oleva työ päätetään ottaa työnalle tai muutosta hallitaan myös projektina.

Toisinaan tunnisteeseen on haluttu lisätä mukaan älykkyyttä, joka ilmaisee muutoksen tyypin, projektin koon, tekniikka-alueen tai muuta sellaista. Älykkäässä tunnisteessa on sellainen hankaluus, että se ei tue muutoksen joustavaa elämänkaarta, koska harvemmin avausvaiheessa voidaan tietää, millainen tai kuinka laaja muutos on kyseessä. Älykäs tunniste myös rämettyy helposti vuosien saatossa. Kohta kukaan ei muista mitä mikäkin asia tunnisteessa tarkoittaa. Tunniste voi olla tyhmä, koska järjestelmä kyllä pitää tiedot hallinnassa.

Tunnisteen avulla informaatio pitää voida tunnistaa ja jäljittää yksiselitteisesti kaikissa olosuhteissa. Näin ollen sitä voidaan verrata ihmisen aina samana pysyvään sosiaaliturvatunnukseen. Yksilöllisen tunnisteen muuttaminen aiheuttaa aina ylimääräistä työtä, vaarantaa jäljitettävyyden ja altistaa virheille. Tämän vuoksi tiedonhallinnan kulmakiviä ovat yksilöllinen, läpi prosessin säilyvä, tunniste ja versionhallinta. 

Yrityksessä pitää tiedostaa ydinliiketoimintaan kuuluvat tehtävät. Muiden organisaation osien tulee luoda edellytykset sujuvalle tekemiselle käyttäjälähtöisesti.  Toiminnan kehittämisen tarkoituksena on purkaa vuosien saatossa pesiytynyttä monimutkaisuutta – ei lisätä sitä. Keep it simple, stupid!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, muutostenhallinta, muutoshallinta, tiedonhallinta, kehittäminen, toimintatavat, tietojärjestelmät

Tietojärjestelmät hallintaan

Perjantai 30.6.2017 - Minna Innala

CCY_VK2017_2_pj_blogiin.jpg

Monessa suuressa yrityksessä on tietotekniikan yleistymisestä lähtien rakennettu itse ja tilattu ohjelmistotoimittajilta erilaisia tietojärjestelmiä aina kulloisenkin tarpeen mukaan. Itse ohjelmoidut sovellukset ovatkin olleet välttämättömiä, koska kaupallisia sellaisenaan yritysten tarpeet täyttäviä ratkaisuja ei ole ollut saatavilla – ainakaan järkevään hintaan. Myös kaupalliseen ratkaisuun päädyttäessä omien räätälöintien ja lisäominaisuuksien teko on ollut enemmän sääntö kuin poikkeus.

Vaikka tällainen oman IT-osaston tekemien ratkaisujen saaminen täsmätoimituksena tuntuu erittäin käyttäjäystävälliseltä palvelulta ja tähtää toiminnan jatkuvaan parantamiseen, siihen liittyy joitakin ajan kuluessa kumuloituvia epäkohtia. Ensinnäkin sovellusten määrittelyt ja toteutuksen dokumentointi saattavat jäädä vaillinaiseksi, jolloin ohjelmiston ylläpito ja jatkokehitys hankaloituvat. Varsinkin tilanteissa, joissa tekijä siirtyy toisiin tehtäviin tai tekniikat vanhenevat.

Toinen haaste liittyy erillisten pikkuratkaisujen toteuttamiseen. Jos strategia puuttuu, ei tulla ajatelleeksi, että samantyyppistä ratkaisua voitaisiin hyödyntää laajemminkin. Tai sitten tarve tunnistetaan ja erillisiä palasia aletaan levittää satunnaisesti. Esimerkiksi yrityksessä saattaa olla useita erillisiä tietokantoja ja eri tekniikoilla toteutettuja ratkaisuja dokumenttien hallintaan, vaikka dokumentit liittyvät läheisesti toisiinsa ja niitä käytetään eri puolilla organisaatiota. Tämän vuoksi on hyvä luoda strategiaa myös kokonaisuuden kannalta.

Kolmas haaste liittyy ohjelmistohankintoihin. Esimerkiksi alun perin on hankittu tuotetiedonhallintajärjestelmä, jossa on tyypillisesti mukana myös dokumenttienhallintaominaisuudet. Tämä on kuitenkin mielletty suppeasti vain suunnittelutiedonhallintaan käytettäväksi, jolloin muut dokumentit hallitaan erillisellä dokumenttienhallintaohjelmistolla. Näiden lisäksi yrityksessä saattaa olla toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on myös dokumenttienhallintaominaisuuksia.

Tilanteeseen, jossa yrityksessä on päällekkäisiä kaupallisia sovelluksia, ajaudutaan nykyisin myös siksi, että ohjelmistotalot ovat laajentaneet alkuperäistä tuoterepertuaariaan uusilla moduuleilla. Näin ollen yrityksessä on jo aiemmin otettu käyttöön kilpailevia tuotteita. Tällöin usein pääkäyttäjät pyrkivät aktiivisesti laajentamaan juuri itselle tutuimpien sovellusten käyttöä. Toisaalta tarjonnan runsaus on vain positiivista, koska silloin eri toimintojen asiantuntijoista koostuva foorumi pystyy hyvän johtamisen tukemana valitsemaan kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmat ratkaisut.

Jossain vaiheessa vääjäämättä tietojärjestelmien kirjo kasvaa hallitsemattomaksi rakennelmaksi. Pahimmassa tapauksessa tiedonhallinta siiloutuu pahasti, jolloin informaatiovirtojen liikkumiseksi on tehtävä yhä useampia uusia integraatioita. Saavutetaan kulminaatiopiste, jossa on kokonaiskehityksen kannalta järkevämpää korvata useita – elinkaarensa päässä olevia, päivitystä vaativia tai itse tehtyjä – sovelluksia nykyaikaisella kaupallisella ratkaisulla. Parhaassa tapauksessa saadaan tietovirtoja selkeytettyä kerralla. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa erilliset dokumenttienhallintaratkaisut korvataan yhdellä, koko konsernin kattavalla järjestelmällä.

Kun tietojärjestelmäkokonaisuutta lähdetään perkaamaan, on syytä analysoida olemassa olevaa ympäristöä puhtaalta pöydältä ja tehdä kattavat kartoitukset kaikkien käyttäjien sekä nykyisten että tulevien tarpeiden kannalta. Tulee kiinnittää huomiota olemassa olevien järjestelmien yhteensopivuuteen ja elinkaareen. Miten informaatiovirrat liikkuvat? Saavatko kaikki tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa? Paljonko kuluu aikaa eri tietojen yhdistämiseen ja esimerkiksi raporttien laatimiseen?

Lisäksi on huomattava, että uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina myös toimintatapojen uudistamisen. Vanhojen tapojen siirto sellaisinaan uuteen järjestelmään hukkaa toiminnan optimaalisen tehostamismahdollisuuden. Ajatellaanpa esimerkiksi 500 toimihenkilön yritystä, jossa tiedostojen nimeämiskäytännöt ovat kirjavat. Tällöin dokumentti pitää avata ennen kuin voi varmistua, sen sisällöstä. Näin siitäkin huolimatta, että metatiedot ovat kunnossa. Jos oletetaan, että henkilöltä kuluu keskimäärin 10 minuuttia päivässä dokumenttien etsimiseen ja avaamiseen varmistusmielessä, se tarkoittaa yhteensä yli 80 tuntia päivässä, joka voitaisiin käyttää hyödyllisemmin. Tällainen tilanne voidaan helposti estää noudattamalla käytäntöä, jossa dokumentin yksilöllinen tunniste ja muutostaso näkyvät aina: tietokannan metatiedoissa, dokumentin jokaisella sivulla ja tiedoston nimessä – toivottavasti järjestelmien tukemana. Tällöin kaikki osapuolet näkevät aukottomasti ja avaamatta mistä dokumentista on kyse, vaikka se olisi kopioitu omalle kovalevylle tai lähetetty ulkopuoliselle taholle.

Pitää siis aidosti tunnistaa, epäkohdat, joihin haetaan parannusta. Paras lopputulos saavutetaan, kun kehitetään sekä toimintatapoja että tietojärjestelmiä. On tärkeää, että pystytään kartoittamaan objektiivisesti eri käyttäjäryhmien tarpeet ja näiden väliset yhteydet. Kun tavoitetila on kirkkaana mielessä, on aika ottaa olemassa olevista tietojärjestelmistä kaikki hyöty irti ja tutustua ohjelmistotarjontaan – avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, tiedonhallinta, tietojärjestelmät

Termitalkoiden paikka

Lauantai 15.4.2017 klo 18:32 - Minna Innala

CCY_VK2017_1_pj_pieni.png

Ajatellaanpa Teollisuus 4.0 -asiakokonaisuutta. Suomen kieleen ei ole vielä muodostunut termistöä, jolla pystyisimme yksiselitteisesti kuvaamaan neljänteen teolliseen vallankumoukseen liittyviä periaatteita, tekniikkaa ja kehitystä.

Tilannetta voidaan havainnollistaa tapauksella, jossa maahan X viedään kone ja käyttöönottovaiheessa kouluttaja tulee perehdyttämään käyttäjiä. Koneen hankkineen tahon henkilöt eivät puhu kuin omaa kieltään, eikä heidän kielessään ole erillisiä termejä koneen osille. Esimerkiksi kampi, mäntä ja sylinteri ovat kaikki osia. Näin ollen ei voida kirjoittaa yksiselitteisiä käyttö tai huolto-ohjeita ja tietoa voidaan välittää ainoastaan näyttämällä. Fyysisen, melko yksinkertaisen laitteen kohdalla tämä voi kuvien avulla vielä onnistuakin, mutta miten välittää tietoa ja keskustella abstrakteista asioista?

Ulkomaisiin aineistoihin perehtyneet tutkijat puhuvat keskenään niillä termeillä, jotka ovat tulleet asiayhteydessä tutuiksi ja mahdollisesti vakiintuneet ko. kielessä. Kun asiasta halutaan välittää tietoa kotimaassa, joudutaan pohtimaan, mitä termejä tullaan käyttämään. Aluksi on luonnollista käyttää vierasperäisiä sanoja, joita teksteissä ja puhuttaessa selitetään. Tällöin kieleemme ui vierasperäisiä lainasanoja, joiden merkitys vaihtelee alkuperäisen kielen, asiayhteyden ja henkilöiden tietämyksen mukaan Pian kuitenkin tulee ajankohtaiseksi termien kääntäminen suomen kielelle viestin ymmärtämisen helpottamiseksi. Usein ajaudutaan tilanteeseen, jossa eri asiantuntijat käyttävät samastakin asiasta eri suomenkielistä ilmaisua. Yksi esimerkki tästä on sana tieto, joka voi yhteydestä riippuen kääntyä englanniksi muotoon data, information tai knowledge.

Termien kääntämisessä on aina vaaransa. Alkuperäinen ajatus saattaa helposti hämärtyä, jolloin merkitys jää puolittaiseksi tai jopa harhaanjohtavaksi. On mietittävä tarkkaan voiko asiaa kuvata jo olemassa olevilla sanoilla vai pitääkö luoda uudissanoja, jotka mahdollisesti muistuttavat alkuperäisiä termejä. Ensin kannattaa tarkistaa jo suositeltavat termit Sanastokeskuksen tietotekniikan termitalkoilta, http://www.tsk.fi/tsk/termitalkoot, jotta vältytään pyörän keksimiseltä uudelleen. Termitalkoissa tietotekniikan ammattilaiset, kielenhuoltajat, terminologit, kääntäjät ja lokalisoijat tekevät tiivistä yhteistyötä suomenkielisten termisuositusten ja määritelmien laatimiseksi tietotekniikan käsitteille. CCY kuuluu talkoiden kommentointiryhmään vaikuttaen näin osaltaan suomenkielisen sanaston kehittymiseen. Tällä hetkellä suosituksia on noin 650 kappaletta kattaen melko hyvin yleisen tietotekniikan alueen. Mukana ei ainakaan vielä ole tietokoneavusteiseen suunnitteluun ja valmistukseen tai tiedonhallintaan liittyviä termejä. Myöskään Teollisuus 4.0 -aiheiset termit odottavat vielä suosituksia. Yksiselitteisen ja yhteisen termistön luominen olisi kuitenkin äärettömän tärkeää juuri nyt, jotta meillä olisi ylipäätään valmiudet positiivisen kehityksen eteenpäin viemiseksi.

Pelkkä suositus ei kuitenkaan tuo termiä yleiseen tietoisuuteen, vaan sitä pitää alkaa aktiivisesti käyttää eri yhteyksissä. Vakiintumattoman ja vaikeasti ymmärrettävän termin lanseeraamisessa voi käydä huonosti. Yhtenä tällaisena voidaan pitää muotitermi digitalisaatiota, jota julkisuudessa käytetään höllin perustein milloin missäkin asiayhteydessä. Se mielletään helposti meneillään olevan muutoksen veturiksi ja sen toteuttamista itse tarkoituksena. On totta, että se on yksi neljännen teollisen vallankumouksen mahdollistajista, mutta digi sinällään – tai pahimmassa tapauksessa ainoastaan olemassa olevien toimintamallien ja datojen muuttaminen digitaaliseen muotoon – ei tehosta toimintaa tai tuo menestystä. Organisaation pitää olla aidosti muuntautumiskykyinen, jotta digitalisaatiolla saavutetaan haluttuja liiketoimintahyötyjä. Näin ollen digiloikka yksinään on hyvin kaukana Teollisuus 4.0 -kokonaisuudesta.

Joskus käy niin, että tekniikan kehittyessä termin alkuperäinen määritelmä ei enää kuvaa nykyistä laitetta tai asiakokonaisuutta. Näin on käynyt esimerkiksi robotille, jonka vuoksi termi on Japanissa määritetty uudelleen. Nykyisin sen merkitys on paljon perinteistä moninaisempi tarkoittaen kyberfysikaalista, itseoppivaa systeemiä, joka voi olla ulkomuodoltaan minkä näköinen tahansa. Termien määritelmien päivittäminen vastaamaan teknologian kehitystä on ensiarvoisen tärkeää, jotta pystymme muodostamaan asioista yhteneväisiä mielikuvia.

Kutsun kaikki yhteisiin termitalkoisiin positiivisen kehityksen vauhdittamiseksi

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2017



Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, kommunikaatio, termistö, Teollisuus 4.0, robotiikka

Näennäiskokemustako?

Perjantai 30.12.2016 - Minna Innala

CCY_VK_2016_4_pj_blogi.png

Olimme palaamassa Saarisen Tapion kanssa CCY:n syyskokouksesta, kun hän totesi: "On muuten CCY:n hallituksessa suuri määrä osaamista!" Aloimme miettiä asiaa tarkemmin ja toden totta liki kaikki nykyiset CCY:n hallituksen jäsenet ovat olleet CCY:n toiminnassa ja/tai tietokoneavusteisessa bisneksessä mukana jo 1980-luvulla. Tämä tarjoaa hyvän perspektiivin nykyiseen kehitykseen ja toimia aktiivisesti hyvien muutosten edistäjinä. Olemme nähneet CAD/CAM-järjestelmien maihinnousun, niiden yleistymisen jokapäiväisiksi työkaluiksi. Sama pätee tiedonhallinnan ja rakennusten tietomallinnuksen tuloon tärkeäksi osaksi kokonaisuutta yritysten liiketoiminnoissa.

Monet asiat, jotka nyt ovat arkipäivää, olivat parikymmentävuotta sitten vain haaveita. Toisaalta, kun katsoo vanhoja Valokynän artikkeleita, voi huomata, että samat aiheet pyörivät otsikoissa vuodesta toiseen. Monien tekniikoiden kehittymisen myötä myös asioden sisältö on kehittynyt. Innostus ei ole laantunut kokemuksen myötä – oikeastaan päinvastoin – jatkuvan kehityksen imussa toimiminen tarjoaa koko ajan uusia oivalluksia.

Pitkä kokemus ja sen näkyminen asiakasrajapinnassa korostui syyskokouksen oheisohjelman yhteydessä. Keskusteluista jäi sellainen mielikuva, että Soforissa panostetaan juuri ko. asiakkaalle heitä parhaiten hyödyttävien ratkaisujen etsimiseen ja tarjoamiseen. Isäntämme olivat nykyliiketoiminnan kehityksen ytimessä – ehkä juuri usean kymmenen vuoden kokemuksensa ansiosta. Tunnelma oli luottavainen –  maalaisjärki mukana ratkaisuja toteutettaessa.

Kokemuksesta on hyötyä, kun haluaa syvällisesti ymmärtää asiakkaan tarpeita. Asiakkailla, kun usein tuppaa olemaan vankkaa kokemusta yhdistettynä olemassa oleviin järjestelmiinsä. On tärkeää, että löydetään nopeasti yhteinen kieli ja asiantuntijalla on eväät tuoda ko. tilanteeseen parhaiten soveltuvat nykyaikaiset ratkaisut. Mitä tapahtuu tilanteessa, jossa asiakas huomaa, ettei saa välitettyä kehitystarpeitaan palveluntarjoajalle ja vastapuoli luulee ymmärtävänsä asiakkaan tarpeet?

Tällaisessa tapauksessa ratkaisun valintavaiheessa tilanne on asiakkaan kannalta varsin selkeä – vaihdetaan vastuuhenkilöä, toimittajaa tai molempia. Sen sijaan, jos ratkaisuihin ollaan jo sitouduttu, vaihtaminen voi olla hankalaa ja tulla kalliiksi. Tällöin yhteistoiminta jatkuu, vaikka asiakas ei saa investoinneistaan kaikkea mahdollista hyötyä irti. Vastapuolella ei ehkä tunnisteta tilannetta. Ja miten voitaisiinkaan, jos toimittajapuolen henkilöstö koostuu suurimmaksi osaksi oman firman (nuorista) kasvateista. Tällöin ei voi vielä tietää, mitä ei tiedä – eikä asiaa auta vanhemmat kollegatkaan, jos koko organisaation henkilöstöllä on samanlainen tausta ja työhistoria.

Myös asiakkaan puolella monipuolisesta kokemuksesta on hyötyä. Tällöin yrityksellä on paremmat valmiudet arvioida palveluntarjoajien ehdotuksia, analysoida nykyistä tilannetta ja määritellä kehitystarpeet tarkoituksenmukaisesti. Parhaimpaan tulokseen päästään, kun molemmilla osapuolilla on mukana mahdollisimman paljon erilaista osaamista hyvin toisiaan täydentävänä yhdistelmänä.

Nykyään on myös paljon palveluntarjoajia, jotka toteuttavat ketterästi asiakkaan määritysten mukaisia ohjelmistoratkaisuja. Tällaisessa tilanteessa asiakkaalla ei ehkä ole selkeää kuvaa nykytekniikoiden mahdollisuuksista – mahdollisesti ajatuksena on digitalisoida nykyisiä prosesseja – ja palveluntarjoaja ei pysty tilanteessa haastamaan asiakkaan määrityksiä. Ajaudutaan tilanteeseen, jossa sekä asiakas että toimittaja ovat tyytyväisiä toteutukseen, mutta todellisuudessa liiketoimintaa olisi voitu tehostaa samalla vaivalla huomattaasti enemmän.

Mielestäni tällainen näennäisosaaminen ja ymmärtämisen luuleminen ovat vaarallisia trendejä. Optimaaliseen tulokseen päästäksemme meidän on avoimesti oivallettava ja kerättävä kehitystiimeihin monipuolista kokemusta eri alueilta ja parhaat mahdolliset kyvyt.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2016

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, kommunikaatio, osaaminen, kokemus, ammattitaito

Kaikki perustuu kommunikaatioon

Torstai 27.10.2016 - Minna Innala

Sain vakuutusyhtiöstä meilin, jossa kerrottiin, että uudet vakuutuskirjat on lähetetty sähköiseen asiointipalveluun. Jos olet tehnyt e-laskusopimuksen, niin lasku ilmestyy verkkopankkiisi. En ymmärtänyt tästä, että minun laskuni ei tule verkkopankkiini, vaikka saman yhtiön toisen vakuutuksen lasku tulee.

Asiaa virkailijan kanssa setviessäni kävi ilmi, että moni muukin on sekoillut vastaavassa tilanteessa. Miksi viestiä ei laadittu yksiselitteiseksi? Aivan varmasti yrityksellä on tiedossa kunkin asiakkaan tiedot, jolloin tietokannasta tarvittavien tietojen poimiminen ja viestin laatiminen yksilöllisesti voitaisiin helposti automatisoida. Ehkä tähän oli alun perin pyrittykin, mutta viestin laatija ei ottanut huomioon sitä, että joku ei menekään heti ilmoituksen saatuaan tarkistamaan omia tietojaan järjestelmästä – kuten hän ehkä itse tekee.

Sairaalaan soittaessani ja valittuani palvelun automaattinen puhelinvastaaja pyysi kertomaan äänimerkin jälkeen: ”nimen, henkilötunnuksen, puhelinnumeron ja mitä asia koskee sekä painamaan #-näppäintä.” Oli hieman vaikea orientoitua keskustelemaan automaatin kanssa ja äänimerkin tullessa en enää muistanutkaan, mitä tietoja ja missä järjestyksessä piti antaa. Kun toisella yrityksellä sain tiedot annettua, puhelinvastaaja kiitti ja sulki puhelimen. Jäi epäselväksi, että aikooko joku soittaa takaisin vai mitä seuraavaksi tapahtuu. Tässä tapauksessa hoitaja soitti takaisin ennen kuin ehdin alkaa muihin selvittelytoimenpiteisiin.

Viestin äänittäjä oli ilmeisesti ajatellut asiaa vain omalta kannaltaan: ”Jos en ehdi vastata puheluun, minun on helpompi soittaa takaisin, kun olen ensin kaivanut asiakkaan tiedot ja vastauksen kysymykseen valmiiksi etukäteen.” Loogista ja järkevää toimintaa, mutta voisiko henkilön tiedot ja asian selvittää vähemmällä sanelutarpeella?

Jos tällainen yksinkertainen jokapäiväinen viestintä ja ohjeistus ei toimi hyvin, niin miten käy monimutkaisempien asioiden kanssa? Kommunikaatio muutostilanteissa, kuten esimerkiksi uusien liiketoimintaprosessien käyttöönotossa vaatii jo pitemmälle menevää ajatusten vaihtoa. Ei riitä, että jokin ryhmä on miettinyt asiat valmiiksi ja sitten tiedottamalla yritetään saada työntekijät ymmärtämään, miksi asioita tehdään ja sitoutettua heidät toimimaan sovitulla (keiden kesken?) tavalla.
Valitettavan usein tuntuu lisäksi käyvän niin, että ihmiset luulevat keskustelevansa, kun todellisuudessa keskustelu on vain peräkkäisiä monologeja. Kumpikin osapuoli toistaa ja perustelee omaa kantaansa, mutta vastapuolella on kuulosuojaimet korvilla. Yksi selitys tähän löytyy ihmisen aivojen toimintalogiikasta – ne tarttuvat sellaisiin mielipiteisiin, joiden kanssa ovat samaa mieltä, ja etsivät aktiivisesti vahvistusta omiin mielipiteisiinsä. Tällä keinoilla ei löydy yhteistä ymmärrystä, koska ei aidosti vaihdeta mielipiteitä eikä jatkojalosteta toisten tuomia ajatuksia.

Ihmisten välisessä kommunikoinnissa korostuu aito läsnäolo tilanteessa. Vain aktiivisesti kuuntelemalla ja asiaan keskittymällä voi oikeasti ymmärtää vastapuolen perustelut ja saada aikaan asiaa eteenpäin vievää dialogia. Tavoitteena on yhteisen kielen ja ymmärryksen löytyminen. Parhaimmassa tapauksessa mustasta ja valkoisesta mielipiteestä muokkautuu violetti, eli synnytetään jotain uutta ja paljon parempaa kuin kummankaan osapuolen ajatukset olivat alussa. Tällaisella lähestymistavalla moni muutos saataisiin vietyä organisaatiossa juohevammin eteenpäin.

Miten liiketoimintaprosessien ohjaus vaikuttaa kommunikaatioon yrityksessä? Erilaiset järjestelmät ohjaavat meidät toimimaan prosessien mukaisesti. Työpäivänä törmäämme useisiin määrämuotoisiin ohjeisiin ja viesteihin. Nämä ovat ihmisten laatimia ja jokainen reagoi niihin omalla tavallaan eli kuinka omasta mielestään ymmärtää ohjeen (jos on olemassa tulkintamahdollisuuksa).

Mitä tapahtuukaan silloin, kun kommunikaatiokumppanina on tekoälyllä varustettu kone, laite tai järjestelmä?

1. vaihtoehdossa vastapuoli:
- seuraa saumattomasti kertomaniani asioita ja perustelujani
- kiteyttää kuulemansa
- tekee analyysin
- vertaa sitä kaikkeen saatavissa olevaan tietoon
- lausuu perustellun mielipiteensä vasta-argumentteineen
=> dialogin pohjalta päästää optimoituun objektiiviseen loppputulokseen.

2. vaihtoehdossa vastapuoli:
- ei malta seurata puhettani
- kiteyttää kuulemansa yksittäisten lauseiden perusteella
- tekee analyysin jättämällä uudet ja vastakkaiset asiat huomioon ottamatta
- vertaa sitä ohjelmoijan sallivaan tietoon
- lausuu mielipiteensä
=> päästään harkitulta näyttävään lopputulokseen, mutta onko se hyvä?

Entä mitenkäs sitten, kun vastapuolellakin on kommunikaatiorobotti? Robotti lähettelee viestiä toiselle, joka suodattelee ja vastailee puolestaan…

Mietin monelta kantilta tulevaa toimintaympäristöämme, kun viereiseen pöytään istahti Simo Frangén. En malttanut olla kysymättä maisterin mielipidettä, miten toimia koneen kanssa kommunikoidessa. Hän vastasi: ”Pitää olla kohtelias ja kätellä!”

CCY_VK2016_3_pj.jpg

Avoimin mielin kohti tulevaisuutta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2016

Lue lisää »

3 kommenttia . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, kommunikaatio, tekoäly

Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun

Sunnuntai 31.7.2016 - Minna Innala

CCY_VK2016_2_pj_blogiin.png

Ajattelin suunnittelutyön automatisointimahdollisuuksia, ihanteellisesti toimivia järjestelmiä, joiden avulla tuotteiden elinkaaret pysyvät helposti hallinnassa aina vaatimusmäärittelyistä käytöstä poistoon asti. Työjonot huolehtivat siitä, että jokainen keskittyy määriteltyjen prosessien mukaiseen ydintekemiseensä. Tarvittavat tiedot tehtävien suorittamiseen, esimerkiksi uuden tuotteen suunnitteluun, löytyvät vaivatta erilaisista kirjastoista. Ja aiemmat mallit ovat helposti hyödynnettävissä. Suunnittelujärjestelmä ehdottaa sopivia ja hyväksi koettuja ratkaisuja – saattaapa oppivana järjestelmänä tehdä päätöksiä itsenäisestikin.

”Loistavaa”, ajattelin: ”järjestelmät vapauttavat meidät rutiinitehtävistä, jolloin voimme keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin.” Tässä vaiheessa satuin vilkaisemaan sosiaalisen median uutisvirtaa ja huomasin ystäväni kirjoittaman blogin: ”Sama yhä uudestaan”. Blogi alkaa seuraavasti: ”Suomalaiset ovat hyviä saman toistossa. Tehdään pikku viilauksia ja parannuksia olemassa olevaan, mutta ei oikein osata ajatella ja tehdä toisin rajujen muutosten ja hajaannuksenkaan keskellä.” Blogi käsittelee organisaatioiden uudistumiskykyä – kykyä tehdä asioita luovasti, fiksummin ja jatkuvasti parantaen. Miten jatkuva parantaminen saadaan rakennettua sisään toimintaprosesseihimme ja järjestelmiin, jotka ohjaavat työmme tekemistä ennalta määritetyillä tavoilla?

Kun työjonoon ilmestyy tehtävä, esimerkiksi muutospyyntö, se käynnistää prosessien mukaisen toiminnan, jonka etenemistä seurataan järjestelmään kirjattujen tuotosten perusteella. Käsittelyn edetessä generoituu yhä useampia tehtäviä eri osapuolille. Näistä sitten muodostuu kokonaisuus tuotteen muuttamiseksi halutunlaiseksi määrätyssä aikataulussa, hyväksytyin kustannuksin. Tällaisessa paineisessa tekemisessä on suuri houkutus etsiä aiemmin toteutettuja ratkaisuja, jolloin on kokemusta valitun ratkaisun toimivuudesta. Myös mallinnus sujuu nopeammin edellisiä suunnitelmia korjatessa. Tämä tietenkin sillä edellytyksellä, että aiemmat mallit ovat niin hyvin tehtyjä, että niistä ei generoidu virheitä uusiin malleihin. Näin saadaan työ nopeasti tehtyä, mutta saatu ratkaisu ei välttämättä ole kehityksen kärjessä. Organisaatio on taantunut tekemään ”samaa yhä uudestaan”.

Riippuu paljon yrityksen toiminnasta ja tuotteista, onko tuotesuunnittelu enemmän pienten korjausten tekoa olemassa oleviin tuotteisiin kuin aivan uusien ratkaisujen miettimistä. Jos yrityksellä on omat tuotteet ja markkinat vetävät, niin maltilliset muutokset olemassa oleviin tuotteisiin lienevät paikallaan. Tällainen toiminta pelkästään ei kannata pitemmän päälle. Muuttuvien markkinoiden ja tekniikan kehittymisen myötä katseen pitää olla tulevassa ja on syytä miettiä myös aivan uusia, seuraavan polven sovelluksia ja ratkaisuja nykyisten tuotteiden rinnalle. Tällöin on syytä ottaa koko firman potentiaali käyttöön ja kääntää aivonsa ”uuden ideointi ja suunnittelu” -moodiin.

Tilanteesta riippuen uusien tuotteiden innovointi ja liiketoiminnan kehitys voidaan erottaa päivittäisestä tekemisestä. Isommissa yrityksissä näitä toteuttamassa on erikseen nimetyt henkilöt, jotka työskentelevät joko pysyvissä tai projektiorganisaatioissa. Myös konsulttien käyttö on sallittua. Erillisenä tehtävässä kehityksessä on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että myös kehitystiimien ulkopuolisten henkilöiden ideat otetaan mukaan. Näin on helpompi jalkauttaa uudet toimintatavat tekniikat koko henkilöstön käyttöön.

Yrityskulttuuri pitää saada tukemaan spontaania jatkuvaa parantamista, olipa kyseessä sitten toimintatavat tai tuotekehitys. Tämä mahdollistaa ideoiden esiintuomisen koko yrityksessä – olipa kyse sitten pienemmästä tai suuremmasta asiasta. Liiketoimintaprosessien ja järjestelmien yhtäaikainen kehittäminen mahdollistaa parhaiten kulloiseenkin yritykseen sopivien käytäntöjen ja ohjelmistojen yhdistämisen. On tärkeää, että jatkuva parantaminen on hyvin organisoitua ja toteutettuja ratkaisuja saadaan aikaan, jolloin kaikki näkevät käytäntöjen helpottumisen ja työn paremman sujumisen omakohtaisesti. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, millaisella kombinaatiolla saisimme aikaan järjestelmän, joka varmistaa laadukkaan toiminnan – innovointia latistamatta.

Lähtökohtaisesti järjestelmien tulee pitää yrityksen tiedot hallinnassa ja varmistaa, että kaikki toimivat määriteltyjen prosessien mukaisesti. Järjestelmien tulee olla helppokäyttöisiä ja kaikkien osapuolten tulee itse nähdä niiden käytön hyödyt. Ihannetapauksessa järjestelmät toimivat niin hyvin yhteen, ettei käyttäjä edes huomaa, mitä järjestelmää milloinkin käyttää. Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun – ajan hyödyntäminen on henkilöstä itsestään ja vallitsevasta yrityskulttuurista kiinni.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2016

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, tiedonhallinta, luovuus, järjestelmät

Digi-Suomen eteneminen vaarassa

Tiistai 31.5.2016 - Minna Innala

Teollisuus 4.0 – uudet toimintatavat ja tekniikat menestyksen avaimina – seminaarimme herätti monia ajatuksia. Siellä konkretisoituivat ne lukuisat mahdollisuudet, miten suomalaiset voivat integroitua globaaleihin markkinoihin ja saada siivunsa meneillään olevasta kehityksestä. Meneillään on niin kokonaisvaltaisia muutoksia, että ne vaativat toteutuakseen päättäväistä poliittista tahtotilaa. Oleellisten asioiden tunnistaminen ja niiden edistäminen tulee olla jokaisen päättäjän tavoitteena. Tämän pitää näkyä päätöksenteossa ja tarkoituksenmukaisessa lainsäädännössä, joilla luodaan edellytykset hallittuun ja systemaattiseen digiloikkaan kaikilla mahdollisilla toimialoilla.

Yksi vientiartikkeliksi sopiva tuote voisi olla koulutus. Suomi on toistaiseksi menestynyt hyvin Pisa-vertailussa ja Suomen koulutusjärjestelmällä on hyvä maine. Lisäksi koulujen digitalisaatio on viime aikoina ollut usein otsikoissa, joten toteutukseenkin näyttäisi olevan hyvät mahdollisuudet. Potentiaalisen vientituotteen on pannut merkille myös Opetus- ja kulttuuriministeriö. Internetistä löytyi juuri julkaistu, aiheeseen liittyvä suunnitelma – Koulutusviennin tiekartta (2016–2019). Otsikkotasolla tilanne näytti lupaavalta, mutta sisältö osoittautui kovin heppoiseksi.

Suunnitelmasta puuttuvat varsinaiset täsmälliset askeleet koulutustuotteen tekemiseksi. Esimerkiksi yhteisistä pelisäännöistä sopiminen puuttuu agendalta kokonaan. Standardointia tai lainsäädäntöä ei mainita ollenkaan. Yhtenäisestä alustasta, sisällöntuotantotavoista, vastuualueista tai muista ei puhuta mitään. Ne ovat kuitenkin asioita, joista sopiminen luo perustan pitkäjänteiselle ja jatkuvalle kehitykselle.  Lisäksi on mietittävä keille tuote on tarkoitettu ja millä edellytyksillä se kävisi kaupaksi.

Avainasemassa ovat avoimuus, joustavuus ja skaalautuvuus. Alustan pitää toimia erilaisiin tarpeisiin. Pitää myös mahdollistaa erityyppiset viennit – aina koulujen välisestä yhteistyöstä (oppilas-oppilas opetuksesta) kaupallisten kurssien toteutukseen ja oppimisympäristön myyntiin ulkomaille. Esimerkiksi siitä pitää voida irrottaa pieniä tai isompia kokonaisuuksia sovelluksineen ja sisältöineen, mitkä jatkavat elämäänsä uudessa kulttuurissa varsinaisen projektin jälkeen. Ostajan tulee voida päättää, miten jatkossa järjestelmä tukee paikallista opetustoimintaa. Oma sisällöntuotanto mahdollistaa jatkuvasti ajantasaisen tiedon. Osallistava toiminta motivoi niin opettajia kuin oppilaitakin.

Miten varmistaa, että koulutus tarjoaa hyvät valmiudet tulevaan yhteiskuntaan? Yksi tehokkaammista digitalisaation edistämistavoista on sen tuominen mukaan luontevaksi osaksi jokaisen arkea. Esimerkiksi Japanissa kognitiiviset ja regenaratiiviset robotit ovat asettuneet koteihin asumaan – hoivaamaan vanhuksia tai seuraksi yksinäisille ihmisille. Älykkäät, itse-oppivat laitteet auttavat jokapäiväisissä askareissa ja tuovat säästöjä. Tekniikkaa on testattu käytännössä ja järjestelmät ovat kaikkien saatavilla.

Teollisuuden ratkaisut pitävät talouskasvun käynnissä. Japanissa Teollisuus 4.0 -periaatteiden mukaisia tehtaita on pystytetty jo 1990-luvun loppupuolelta lähtien. Jatkuva parantaminen ja tutkimus ovat hyvässä vauhdissa. Myös Euroopan tasolla viedään Saksa-vetoisesti Teollisuus 4.0 -konseptia määrätietoisesti eteenpäin. Hyvin toimivia malleja on maailmalla paljon, joten opintomatkoilta tarttuisi varmasti mukaan paljon hyviä ajatuksia ja Suomen oloihin sovellettavissa olevia ratkaisuja.

Suomessa sen sijaan poliittisilla päätöksillä pyritään estämään jo olemassa olleet kehitysaskeleetkin. Tutkimus- ja opetusmäärärahoja supistetaan eikä niitä kohdenneta konkreettisesti oikeisiin asioihin. Asioita pitkään tutkineita tiimejä hajotetaan, jolloin vaarana on saavutetun tietotaidon hukkaaminen. Teollisuus 4.0 tähtäävää tutkimusta tehdään hajallaan, eivätkä eri alojen tutkijat vaihda kokemuksiaan riittävästi. Saavutettuja tuloksia ei näin ollen saada niin hyvin käyttöön kuin pienessä maassa olisi tarpeen.

Maailmanlaajuinen yhteiskunnallisen muutoksen läpivieminen vaatii selkeää visiota tulevaisuudesta ja uusien toimintatapojen suomista mahdollisuuksista sekä rohkeutta tehdä asioita toisin. Muutos koskee koko kansakuntaa, joten yhteisistä pelisäännöistä sopiminen on avainasemassa. Tämä tarkoittaa ensisijaisesti asiaan perehtyneiden eri alojen asiantuntijoiden verkostoitumista ja mahdollisuutta poikkitieteelliseen vapaaseen ajatustenvaihtoon. . Keskustelu pitää saada konkreettiseksi ja ratkaisukeskeiseksi, jotta pysymme neljännen teollisen vallankumouksen imussa.

Toisiaan tukeva ekosysteemi syntyy siten, että maksuttomat ja maksulliset palvelut, sovellukset ja sisältö ovat laajasti koko yhteisön saatavilla. Uutta liiketoimintaa syntyy, kun viennille luodaan aloittain konkreettiset tavoitetilat ja täsmälliset askelmerkit niihin pääsemiseksi. Yhteiskunnan tulee luoda digitalisaatiolle edellytykset, joita yritysmaailma ja aktiiviset ihmiset voivat hyödyntää. 

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2016

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, Teollisuus 4.0

Suomi 3D-tulostuksen ykkösmaaksi!

Keskiviikko 30.12.2015 - Minna Innala

Viime lokakuussa järjestettiin Tampereella huikea ainetta lisääviin valmistusmenetelmiin keskittyvä seminaari. Alan asiantuntijoita kuunnellessa tuli vakaa usko siihen, että Suomessa kannattaa tulevaisuudessakin valmistaa tuotteita. 3D-tulostus avaa aivan uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Tekniikka on olemassa ja se kehittyy koko ajan paremmaksi. Radikaaleilla innovaatioilla saamme aikaan kannattavaa liiketoimintaa.

Uusissa valmistusmenetelmissä yhdistyvät saumattomaksi kokonaisuudeksi suunnittelu, printterit ja ohjelmistot sekä materiaalit. Tuote, sen toiminnot, materiaalit ja valmistumenetelmät on mietittävä kokonaan uudelleen, jotta päästään joka suhteessa optimoituun lopputulokseen. Suunnittelijalla on käytössään työkalut ottaa kantaa jo suunnitteluvaiheessa kaikkiin vaikutaviin asioihin. Useampia skenaarioita voidaan kokeilla vähemmillä fyysisillä prototyyppeillä ja tarvittaessa prototyyppi voidaan tulostaa nopeasti. Suunnitteluaika nopeutuu ja saavutetaan optimoitu prosessi.

3D-tulostuksen mahdollisuudet tulee ottaa huomioon esimerkiksi kappaleen topologisessa optimoinnissa. Tulostetun kappaleen muoto voidaan optimoida käyttötarkoituksen mukaan. Näin voidaan tehdä lujempia ja kevyempiä. Samalla saadaan aikaan materiaalisäästöä.

Digitaalisten materiaalien käyttö mahdollistaa tehokkaan materiaalin valinnan. Mikrorakenne, jonka käyttäytyminen tunnetaan, voidaan mallintaa vastaamaan todellisuutta. Näin eri vaihtoehtoja voidaan kokeilla virtuaalisesti. Malli on oppiva, jolloin fyysisten testausten tulokset parantavat mallia jatkuvasti.

Kustannukset nähdään jo suunnitteluvaiheeseen entistä tehokkaammin. Mallilla voidaan tarkastella myös raaka-aineiden saatavuutta, optimisuorituskykyä, energian tarvetta ja työvoimakustannuksia. Eri kombinaatioita voidaan kokeilla tehokkaasti. Näin saadaan aikaan ekologisia ja kustannustehokkaita tuotteita nopeasti.

3D-tulostus ei korvaa kaikissa tilanteissa perinteisiä valmistusmenetelmiä, vaan eri menetelmillä on tulevaisuudessakin omat käyttökohteensa. Lisäksi perinteisiä menetelmiä voidaan täydentää tulostetuilla osilla. 3D-tulostus on kannattavaa, kun sarjakoot ovat pienet tai tehdään sellaisia monimutkaisia osia, joita ei tavannomaisilla menetelmillä voida tehdä. Kappaleen koon kasvaessa valmistuskustannunnukset nousevat ainetta lisäävissä tekniikoissa perinteisiä tekniikoita noppeammin. Tulostimien kappalekoot kuitenkin kasvavat huimaa vauhtia: viidessätoista vuodessa marmorikuulan koosta jalkapalloon. Näin ollen on odotettavissa, että yhä suurempia kappaleita pystytään tulostamaan kustannustehokkaasti ja uusia sovellusmahdollisuuksia tulee koko ajan lisää.

3D-tulostusten hyödyntämisessä vain mielikuvitus on rajana. Menetelmät soveltuvat prototypoinnista varsinaisten komponenttien valmistukseen. Teollisuustuotteiden ja korujen lisäksi 3D-tulostus on löytänyt paikkansa lääketieteen sovelluksissa. Näitä ovat erilaiset ihmiskehon varaosat, kuten esimerkiksi yksilöllisesti muotoiltu selkänikama vaurioituneen tilalle tai hammasimplantit. Kuulokojeen sisään tulee perinteisesti valmistettu kuulokojeisto (kokoonpano) ja ulko-osa tulostetaan käyttäjän korvan mukaisesti.

Oli avartavaa nähdä Croftin innovatiivista tuotekehitystä, kun he ratkaisivat asiakkaiden suodatushaasteita. Tilanteet analysoitiin huolella ja huomattiin, että turbulenssia voidaan pienentää merkittävästi, kun reiät ovat virtauksen kanssa samassa linjassa. Näin syntyy uuden polven suodattimia, joita ei voida perinteisillä menetelmillä valmistaa. Aivan uusia tuotteita.

AM Finland on Suomen ensimmäinen kaupallinen metallien 3D-tulostukseen keskittynyt yritys. Suomessa on meneillään useita hankkeita digitalisaatioon ja 3D-tulostukseen liittyen. Nämä mahdollistavat tekniikkoihin tutustumisen ja liikeideoiden testauksen. 3D-tulostus on aloittamassa uuden aikakauden: Valmistus siirtyy taas osin paikallisemmaksi, esimerkiksi autokorjaamo voi tulostaa tarvittavan varaosan. 3D-tulostuksella yksilöllisten tuotteiden valmistus on kustannustehokasta.

Suomella on loistavat mahdollisuudet edelläkävijyyteen. Meidän vahvuutenamme on poikkeuksellinen innovaatiojärjestelmä, jossa eritaustaiset ihmiset voivat joustavasti vaihtaa ajtuksia kiinnostuksen kohteistaan. Tehdään yhdessä sellainen maailma kuin haluamme.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2015

**************************************************

28.10.2015 TTY:llä pidetyn Metallien 3D-tulostus -seminaarin materiaalit löytyvät netistä: Puhujien esitykset: http://www.tredea.fi/toiminta/hankkeet/3d-pirkanmaa/uutiskirjearkisto/ Videot esityksistä Youtubessa: https://www.youtube.com/playlist?list=PLa8wyrWeGWORHzu5Pvs5bA7Lg-SbRD_C_ 3D-tulostus vahvasti esillä Alihankintamessuilla: http://www.valokyna.com/verkkolehti/valokyna-20153/

***************************************************

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, 3D-tulostus

Sujuvaa elämää ihmisten ja koneiden symbioosissa

Maanantai 12.10.2015 - Minna Innala

CCY_VK2015_3_pj-palsta_blogiin.png
Elämme neljännen teollisen vallankumouksen aikaa. Tilanne on kutkuttava: maapallon välimatkat pienevät pienenemistään. Ekosysteemi kehittyy kohti yhä laajenevaa ihmisten ja koneiden muodostamaa symbioosia. Vuorovaikutuksen merkitys eri tahojen välillä kasvaa koko ajan. Tietoa liikkuu verkostoissa hillittömiä määriä. Menestymisen edellytys on tunnistaa oleelliset, oikeat tiedot, reaaliajassa hajautetun päätöstenteon tueksi. Pitääkö olla diginatiivi selviytyäkseen?

Kun toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, pitää olla hyvät valmiudet liikkua ketterästi mukana ja reagoida tilanteen vaatimalla tavalla. Markkinat muuttuvat nopeasti kysynnän ja tarjonnan mukaan. Tämä tarkoittaa eri asioita liiketoiminnasta riippuen. Tuotteille valitaan sellainen valmistuspaikka, jossa edullinen hintataso ja riittävä laatu kohtaavat.

Lisäksi vaakakupissa painaa tuotannon joustavuus. Loppuun hiotut ja toimintaympäristön kanssa yhteneväiset tuotanto- ja liiketoimintaprosessit ovat yksi kilpailutekijä. Tuotantohuippuja voidaan tasata järkevällä verkostoitumisella – mieluiten kansainvälisesti. Hedelmällisimpiä ovat sellaiset konsortiot, joissa osaamiset ja resurssit täydentävät toisiaan poikkitieteellisesti. Pyritään yhteistuumin lisäämään markkinaosuuksia. Omaksutaan toisilta hyväksi koettuja toimintatapoja. Tämä ei kuitenkaan ole ristiriidassa sen kanssa, että tehdään omaa tuotekehitystä ja pyritään koko ajan yhä kilpailukykyisempiin ratkaisuihin.

Totuttuun ihmisten väliseen kommunikaatioon tulee lisäulottuuvuutta, kun koneiden ja laitteiden lähettämää tietoa jalostetaan automaattisesti yhä enemmän. Oppivat koneet rantautuvat myös perinteisille ihmisten hallitsemille sektoreille. Näin ollen voimme esimerkiksi saada jo valmiiksi pureskeltuja huoltokutsuja, jotka ohjaavat toimintaamme. Tarvittavat varaosat ovat oikea-aikaisesti saatavilla, jopa valmistettuina automaatisen tilauksen perusteella paikanpäällä. Tästä on etenkin hyötyä tilanteissa, joissa tapahtuu jotain ennalta arvaatonta – huolto-ohjelmasta poikkeavaa.

Sama trendi näkyy myös muilla alueilla. Esimerkiksi lääketieteessä ihmisten terveyttä voidaan seurata erilaisten (mobiili)sovellusten avulla. Seuranta on mahdollista muuttaa yhä automaattisemmaksi. Kerätyn tiedon pohjalta voi saada reaaliaikaisia (tietokoneen antamia) neuvoja hoitoihin, lääkitykseen tai ravintoon liittyen. Tällä tavoin on mahdollista kerätä aiempaa enemmän ja täsmällisempää tietoa, jota analysoimalla voidaan löytää uusia parannuskeinoja. Myös urheilun puolella löytyy useita käyttökohteita ihmismonitorointiin ja anlysointiin.

Totutut toimintatavat pitää haastaa rohkeasti. Tehtäviä voidaan helpottaa merkittävästi oikeanlaisella automatisoinnilla. Mielestäni yhden selkeän tavoitteen pitäisi olla se, että työntekijät voisivat keskittyä ydintehtäviinsä. Ajatus siitä, että kaikkien pitää tehdä kaikki itse ei ole omiaan lisäämään tuottavuutta millään alalla. Esimerkiksi insinöörin tai lääkärin ajasta menee suuri osa dokumentointiin, jonka voisi tehokkaammin tehdä assistentti. Hyvin miehitetyillä tiimeillä ja käyttäjälähtöisillä sovelluksilla moni asia hoituisi joutuisammin.

Globaali digimaailma tarjoaa hyvät mahdollisuudet oppia toisiltamme ja hyödyntää yhä kehittyvää tekniikkaa. Käyttäjäystävällisyys, eri järjestelmissä olevien tietojen yhdistäminen ja toimintojen sujuvoittaminen on tulevaisuudessa yhä suuremmassa roolissa.

Älykkäiden järjestelmien verkosto, johon myös me ihmiset kuulumme, muuttaa elämäämme radikaalisti. Aktiivisella otteella otamme tilanteen haltuun ja rakennamme tulevaisuuden haluamaksemme.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Teollisuus 4.0, kommunikaatio

Uskalla menestyä!

Keskiviikko 17.6.2015 - Minna Innala

On innostavaa elää tätä hetkeä.

Ymmärryksemme eri teknologioiden hyödyntämiseen on erittäin rajallista. Uusia mahdollisuuksia ei havaita. Toimitaan kuten aina ennenkin on toimittu. Uutta ei suuressa mittakaava näy syntyvän. Olemmeko laiskoja ajattelemaan? Vai emmekö löydä sopivasti ajatuksia ravistavia keskustelukumppaneita, joiden kanssa toimimalla ideat jalostuisivat?

Keskusteluissa tuodaan usein esiin vain halutut näkökulmat. Esimerkiksi kerrotaan kuinka pienet hiilidioksidipäästöt sähköautolla ajaessa on, mutta jätetään keskustelun ulkopuolelle paljonko päästöjä tuottaa ko. auton tarvitseman sähkön tuotanto. Ehkä nämä päästöt eivät tule juuri kaupungin keskustaan, mutta kokonaisuutena ilmakehää saatetaan kuormittaa jopa enemmän kuin ajettaessa diesel-autolla. 

Ajatellaanpa yhtä kuumimmista aiheista esineiden internettiä, Internet of Things, IoT. Asiasta on puhuttu jo yli puoli vuosikymmentä. Sitä ennenkin on jo esineitä ja koneita kytketty etävalvontaan ja integroitu tarvittaviin kohteisiin. Nyt villeimmissä haaveissa kaikki on kontaktissa kaikkien kanssa reaaliaikaisesti koko ajan – ja dataa kertyy. Miksi? Jos esimerkiksi autoni jakaisi jatkuvasti tietoa huollon kanssa, niin mitä konkreettista hyötyä siitä oikeasti olisi? Jos maailmalla liikennöi satojatuhansia samanlaisia ajoneuvoja, niin eiköhän tavallisimmat viat ja niiden esiintymistiheys pystytä hyvin ennustamaan pienemmälläkin otoksella. En kiistä sitä, etteikö IoT tarjoa hyviä mahdollisuuksia tehostaa toimintaa ja luoda uutta liiketoimintaa. Järki käteen kuitenkin - jokaisella liittämisellä pitää olla perusteltu tarve ja datan keräämiselle syy.

Toisaalta IoT on vain yksi osa-alue Teollisuus 4.0 -visiota, Industry 4.0. Kun odotettavissa on globaali teollinen vallankumous, nykyisiin toimintatapoihin ei voi enää nojata. Teollisuus 4.0 on ainakin digitalisaatiota, automatisointia, interaktiivisia ohjelmistoja ja tarkoituksenmukaisa prosesseja... Tiedonhallinnan ja informaation hyödyntämisen merkitys korostuu entisestään. Jos aiomme saada taloutemme kasvuun, meillä pitää olla realistinen tilannekuva uudesta teknologiasta ja sen  hyödyntämismahdollisuuksista.  Pitää olla selkeä ajatus siitä, mitä tämä tarkoittaa juuri minun yritykselleni. Miten kehittää olemassa olevaa liiketoimintaa ja nähdä sen valtava potentiaali luoda aivan uusia tuotteita ja palveluita?

Osaammeko ajatella riittävän isosti? Parhaimmassa tapauksessa Teollisuus 4.0 luo edellytykset poikkitieteellisille klustereille. On löydettävä keinot hyödyntää uusinta teknologiaa ja olla mukana kehittämässä sitä. Meillä on kaikki edellytykset olla monilla aloilla kansainvälisesti merkittävinä tekijöinä, kunhan teemme yhteistyötä

Tietoa ja taitoa on – puuttuuko rohkeus?

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Teollisuus 4.0, IoT

Tuotetieto vs. liiketoimintatieto

Maanantai 16.3.2015 - Minna Innala

CCY_VK2015_1_pj_blogiin.jpg

Olen viimeaikoina hämmästyneenä huomannut, miten eri tavalla ymmärrämme tiedon ja jäsennämme informaationhallinnan kenttää. Yksilöt ovat muodostaneet aiheesta taustaansa ja käyttämäänsä tietoon perustuvan mielikuvansa.

Jokaisella menestyvällä yrityksellä on markkinavetoiset tuotteensa, jotka voivat olla perinteisiä koneita tai laitteita, ohjelmistoja, palveluja tai edellisten kombinaatioita. Yrityksissä ollaan heräämässä ydintiedonhallinnan (MDM, Master Data Management) tarpeellisuuteen, mutta tässä yhteydessä ulkopuolelle jätetään usein tuotteen elinkaarenhallinta (PLM, Product Lifecycle Management).

Kun tuote ajatellaan laajasti, niin ilman tuotetta ei ole liiketoimintaa. Näin ollen tuotteiden suunnitteluun, valmistukseen, ohjelmointiin, palveluihin, myyntiin, ostoon ja resursseihin liittyvät oleellisena osana tuotetiedot. Tuotteita kehitetään markkinoiden ja asiakkaiden vaatimusten mukaisesti – tulevaisuudessa yhä enemmän asiakkaat ovat prosessissa mukana, jolloin tarvittavien tietojen laatu ja helppo saatavuus korostuvat entisestään.

Useissa yrityksissä laatu ja jäljitettävyys ovat osa liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Liikkeenjohtoa kiinnostaa myös mitä suunnittelussa ja tuotannossa tapahtuu. Vastaavat lainalaisuudet toteutuvat ohjelmistotuotannossa tai palveluissa. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta mittaristot tulee valita siten, että ne tukevat yrityksen strategiaa ja niiden avulla voidaan luontevasti tehdä jatkuvaa parantamista reaaliaikaiseen, oikeaan tietoon pohjautuen (BI, Business Intelligence).

Liiketoiminnan kannalta pitää löytää mahdollisimman tehokkaat informaationhallintatavat helpottamaan kaikkien osapuolten tekemistä ja takaamaan globaalia  tiedon hyödyntämistä. Koko yrityksen tietojen rationalisointi vaatii selkeän kuvan yrityksen toiminnasta, kriitisistä tiedoista ja niiden riippuvuussuhteista. Tehtävä vaatii kaikilta osapuolilta avointa kommunikointia, soveltamiskykyä yli liiketoimintarajojen ja ennakkoluulotonta lähestymistapaa.

Minna Innala CAD/CAM-yhdistys puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Muuttuvan maailman imussa - hallitusti navigoiden

Torstai 11.12.2014 - Minna Innala

Elämme innostavia aikoja. Maailma muuttuu nopeammin kuin ehdimme ajatellakaan. Sosiaalinen media pukkaa joka paikkaan. Sen avulla pystyy olemaan reaaliaikaisesti läsnä, vaikka fyysisesti olisi kaukanakin. Tällainen kehitys tarjoaa loputtomat mahdollisuudet tekniikan hyödyntämiseen uusissa ja perinteisissä liiketoiminnoissa. Mikä meitä estää? Olemmeko luutuneet vakiintuneisiin mielipiteisiimme ja toimintatapoihimme?

Jo pitkään mainostetut 3D-virtuaalitodellisuudet tekevät yhä vankemmin tuloaan. Konferenssiympyröissä ainakin nähdään vakuuttavia esityksiä siitä, kuinka suunnittelijat ja asiakkaat voivat ”pöhistä” keskenään virtuaalituotteiden äärellä jo ideointivaiheesta lähtien. Useissa tapauksessa havainnollisuutta lisätään tietokoneen ruudulla pyöritettävällä 3D-malleilla ja videoesityksillä. Kehitykseen osallistuvat henkilöt antavat palautetta sosiaalisesta mediasta tutuilla tavoilla. Yhtenä onnistuneena esimerkkinä mainittakoon Jolla Tabletin kehitys- ja rahoituskamppanja. Jolla-intoilijana osallistuin kamppanjaan ja ensi keväänä odottelen uutta innovatiivista täppäriäni postista. En kuitenkaan ole vielä päässyt sitä hypistelemään – edes virtuaalisesti L.

Tästä pitää päästä vielä pidemmälle. Uusille kuluttajalle on tärkeää saada tuotteesta kokonaisvaltainen ja totuudenmukainen käyttäjäkokemus mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Pitää tarjota todellisia 3D-elämyksiä. Tuotetta pitää voida fiilistellä myös tunto-, haju- ja makuaistimusten avulla – saada todentuntuinen koeajo. Kauanko vielä menee, että nämä mielikuvat siirtyvät suoraan aivoihimme ja palautetta voi kukin antaa haluamallaan tavalla, vuorovaikutteisesti?

Toimialasta riippumatta kaikki kulminoituu tiedon keräämiseen, hallintaan ja hyödyntämiseen sekä asioiden visualisointiin. Maailman meno muuttuu yhä hektisemmäksi, joten päätöksiä on tehtävä nopeasti ja niiden on perustuttava oikeaan tosiaikaiseen tietoon. Kaikki sähköisen tunnisteen omaavat yksilöt, ihmisistä koneisiin, voivat kommunikoida keskenään. Tehokkuus syntyy valittujen asioiden ja niiden riippuvuussuhteiden jatkuvasta seuraamisesta. Samasta lähtötiedosta jalostetaan ko. toimintaa ja henkilöä varten hyödynnettävä kokonaisuus. Tähän kun vielä lisätään selkeät tavoitteet, päästään tosiaikaisella tiedolla jotamiseen, Business Intelligence’a parhaimmillaan. Meitä ympäröi hermoverkko, josta tarvitsemamme informaatio tulee luontevaksi osaksi jokapäiväistä elämäämme. Tätäkö on Teollinen Internet?

Koko päivän olin mieleltäni jo kaukana tulevaisuudessa tiedon hyödyntämisen Optimaaliassa, kunnes minut riuhtaistiin todellisuuteen. Osallistun lääketutkimukseen, johon liittyy oireiden seuraaminen ja raportointi päivittäin. Sain käsilaukkuuni ison, painavan kännykän kokoisen seurantalaitteen, jolla raportointi tapahtuu päivittäin klo. 20-24. Eli joudun pitämään rinnakkaispäiväkirjaa, jotta osaan tarkasti syöttää tiedot tutkimukseen ja voin seurata, mitä olen järjestelmään syöttänyt. Laite toimii hieman paremmin kuin vuosi sitten, mutta edelleenkään en voi reaaliaikaisesti syöttää tietoja rekisteröintipainikkeilla: kipu alkoi, otin lääkkeen, kivun voimakkuus, kipu loppui. Ajat tallentuisivat automaattisesti ja lisäkysymyksiä tarvittaessa. Kyllähän potilaankin olisi hyvä saada syöttämistään tiedoista yhteenveto.

Kun käytössä olevat sovellukset ovat tällä tasolla, näen edessäni valtavan potentiaalin, mitä Teollinen Internet parhaimmillaan tarjoaa. Ystävät ja kollegat, harmaat aivosolut liikkeelle!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tuotekehitys, Visualisointi

Tuote, tieto ja strategia

Lauantai 4.10.2014 - Minna Innala

Olen viimepäivinä pohtinut, miten tärkeässä roolissa tuotteen elinkaarenhallinta on yrityksen strategiassa. Tehdäänkö liiketoimintastrategian yhteydessä myös tiedonhallintastrategia? Tukeeko tiedonhallintasuunnitelma yrityksen strategiaa? Vai onko nämä asiat jätetty kokonaan strategisen suunnittelun ulkopuolelle?

Perinteisesti tuotteen elinkaarenhallinta liitetään tuotesuunnitteluun, mutta todellisuudessaon kyse on paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samoja tietoja tulee pystyä hyödyntämään sidosryhmän näkökulmasta. Esimerkiksi suunnittelijan laatiman CAD-mallin pohjalta tehdään valmistussuunnittelua, ostetaan materiaaleja tai osia ja tehdään käyttöohjeita. On tärkeää, että eri toiminnoissa vältytään päällekkäiseltä työtä, jolloin tiedon tulee olla hyödynnettävissä käyttäjän tarvitsemassa muodossa.

Toisaalta suunnittelutieto on vain pieni osa koko informaatiota, joka tuotteeseen liittyy. Tuotteen elinkaarenaikainen tieto voidaankin nähdä suurena tietomassana, joka jäsentyy liittymäsuhteidensa kautta järkeväksi kokonaisuudeksi. Tarkemmin ajatellen tuotteen koko elinkaarenaikaista tietoa löytyy suurimmasta osasta yrityksen tietojärjestelmiä – täydennettynä paperidokumenteilla ja hiljaisella tiedolla. Oli tuote sitten fyysinen tuote, ohjelmisto, palvelu tai näiden yhdistelmä, sen elinkaaren aikaisia tietoja tulee hallita tarkoituksenmukaisesti. Eri toimialoilla periaatteet ovat samat, vain järjestelmät, menetelmät ja jäljitettävyysvaatimukset erovat.

Tarvittava tieto on sidoksissa tuotteen elinkaaren vaiheeseen. Aktiivisen projektin tietoja pitää pystyä seuraamaan reaaliajassa, ilman erityisiä ponnisteluja raporttien laatimiselle. Toteutettujen projektien tietoja pitää pystyä hyödyntämään uusia tarjouksia tehtäessa. Yrityksen strategian pitää perustua olemassa olevaan tilanteeseen ja markkinatilanteen vaatimuksiin. Nykyajan tekniikat mahdollistavat tosiaikaisella, oikealla, tiedolla johtamisen.

Lean-ajattelu pätee tiedonhallintaankin. Mitä suoraviivaisemmat tietovirrat ovat ja mitä tarkoitukseen sopivammassa muodossa ihmiset saavat tarvitsemansa tiedot, sitä enemmän energiaa vapautuu varsinaisten työtehtävien suorittamiseen. Jotta kone kävisi kitkattomasti, tulee koko henkilöstön motivaation olla kohdillaan. Kaikilla osapuolilla pitää olla selkeä kuva siitä, mikä vaikutus hänen syöttämällään tiedolla on kokonaisuuden kannalta. Kokonaiskuvan ymmärtäminen lisää oleellisesti tiedon oikeellisuutta. Toisaalta jokaisella on myös vastuu kertoa epäkohdista ja yhteistuumin parantaa olemassa olevia käytäntöjä koko organisaatiota ajatellen.

Itse näen, että ketterällä informaationhallinnalla voidaan lisätä kannattavuutta merkittävästi. ”Oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.”  Oikealla tahtotilalla, motivoituneella henkilöstöllä ja nykyaikaislla työkaluilla tämä on saavutettavissa. Se, mitä tarvitaan, on yhteinen päämäärä ja ”flow” sen saavuttamiseksi!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Semantiikkaa kaikki tyynni?

Sunnuntai 15.6.2014 - Minna Innala

Kevään kuluessa olen useaan kertaan törmännyt tiedonhallinnan hallitsemattomuuteen. Tuttujen tuotetietojen rinnalle on noussut massiivinen määrä ei niin strukturoitua tietoa, jonka liittymäsuhteita ei keräysvaiheessa pystytä tarkkaan hahmottamaan. Eikä kaikkia käyttömahdollisuuksia vielä osata edes aavistaa. Näiden hyödyntäminen on kuitenkin elinehto yrityksen kilpailukyvyn parantamiselle.

Hallintamielessä tuotetiedot ovat rajattu kokonaisuus, jonka riippuvuudet pystytään näkemään. Tuotteen elinkaarenhallintaan kuuluvat oleellisesti myös perinteisesti ERP:eissä ja CRM:issä hallittavat tiedot. Tätä tarkkaan määriteltyä ja strukturoitua kokonaisuutta yhdistävät loogiset lainalaisuudet. Markkinoilla on runsaasti käyttökelpoisia sovelluksia ja näitä yhdistelemällä yritys voi kootamieleisensä kokonais-PLM-ratkaisun integroimalla eri tietovarastoissa olevaa dataa. Myös kommunikaatio eri osapuolten välillä toimii vakiintuneiden termien ja henkilöiden samankaltaisten koulutustaustojen vuoksi kohtuullisesti.

Mitäpä tapahtuu, kun tähän kokonaisuuteen lisätään ”Big Data ” – tyyppistätietoa, esimerkiksi asiakaskokemuksia tai ideointivaiheen dataa. Tai vaikkapa tietoa työntekijän työoloista valmistushetkellä (vaikutusta laatuun?). Näin päästään ajatuksellisesti seuraavalle tasolle.

Strukturoidun ja vapaan tiedon yhdistämisen yksi vaikeus on yhteisen sanaston puute. Tai sanoja kyllä on, mutta jokainen ymmärtää niiden merkityksen omista lähtökohdistaan. Esimerkiksi ”tiedonhallinta” tarkoittaa yhdelle ”dokumenttien hallintaa”, toiselle ”suunnittelutiedonhallintaa” ja kolmannelle koko yrityksen ”informaationhallintaa”.

Semanttisten väärinymmärrysten karsiminen on ensimmäinen askel matkalla kokonaisvaltaista tiedonhallintaa. Tarkoituksena on saada aidosti keskusteluun mukaan kaikki tietoja tarvitsevat, jolloin pystytään karsimaan päällekkäisyyttä ja keräämään tarpeellisia tietoja. Myös tiedon jakamistavoista voidaan sopia mahdollisimman suurta joukkoa auttavilla tavoilla.

Vain tunnistettua tietoa voidaan hyödyntää, joten yrityksen johdon on tiedettävä, mitä tarvitaan ja johdettava tietoa yhtä tehokkaasti kuin resursseja ja rahavirtoja.

Tieto lisää tuskaa – ja rajähdysmäisesti lisääntyvä hallinnan tarve ajaa ihmisen epätoivoon?

Eipä sentään - ketterien menetelmien avulla määrittelyt tarkentuvat ymmärryksen lisääntyessä. Ohjaamalla kehityshankkeita määrätietoisesti oikeaan suuntaan, saamme yhdessä aikaiseksi konkreettisia ratkaisuja, jotka elävät ajassa.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Lean ja hallittu ketteryys

Tiistai 1.4.2014 - Minna Innala

Kun resurssit ovat rajalliset, niiden tehokas suuntaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Lean-oppien mukaisesti arvoa tuottamaton tekeminen pyritään minimoimaan. Liiketoimintaprosessit määrittelevät suuntaviivat tarkoituksenmukaiselle toiminnalle, mutta vasta käytännön toimintatavat takaavat aidon jatkuvan parantamisen. Ketterien käytäntöjen avulla organisaatioiden hiljainen tieto muuttuu kilpailueduksi. Turha kiire helpottaa, työviihtyvyys paranee ja innovatiivisuus lisääntyy.

Osallistuin viime viikolla paripäiväiseen koulutukseen otsikolla: "Ketterä ohjelmistoprojekti". Heti päivän aluksi tuli selkeästi esille, että ketterät toimintatavat ovat hyvinkin kurinalaisia. Aluksi riittää, että on määritelty tahtotila. Eri osapuolten tavoitteet kootaan käyttäjätarinoina listaksi, joka elää muuttuvien tilanteiden mukaan ja tarkentuu siihen mennessä, kun ko. tehtäviä aletaan toteuttaa. Näin pystytään myöhäistämään päätöksentekoa, jolloin päätöksen teon tueksi on mahdollisimman paljon tietoa ja toteutus tapahtuu uusimpien tekniikoiden avulla.

Yksi käytetyimpiä tekniikoita on Scrum. Scrumtiimin muodostavat tuoteomistaja (asiakkaan edustaja), scrummaster (tiimin toiminnan fasilitoija) ja kehitystiimi (esim. ohjelmoijat 3-8 henkilöä). Itse toteutus tapahtuu 1-3 viikon pituisilla peräkkäisillä sprinteillä. Kehitysjonosta valitaan toteutettavat asiat, jotka määritellään tarkemmin sprintin aluksi. Toteutusvaiheessa päivä alkaa nopealla aamupalaverilla, jossa käydään läpi edellisenä päivänä tehdyt tehtävät, mitä kukin aikoo tehdä tänään ja onko ongelmia toteutuksen esteenä. Sprintti loppuu katselmukseen ja retrospektiiviin, jossa arvioidaan onnistumista ja otetaan opiksi seuraavaa varten. Sprintin jälkeen tuotettu sovellus julkaistaan.

Ketteryyden yksi etu on se, että sovelluksiin saadaan nopeasti implementoitua tehtyjä ratkaisuja. Pientä parannusta tapahtuu koko ajan, jolloin ominaisuuksia saadaan paremmiksi pikkuhiljaa. Jotta näin voidaan tehdä, tuotteiden tulee käydä läpi testit ennen julkaisua. Tähän voidaan käyttää automaattisia tarkastusrutiineja, joiden avulla simuloidaan käyttäjien toimintaa ja saadaan bugit pyydystettyä jo kehitysvaiheessa. Ketteryys ei näin ollen merkitse laadun huononemista vaan päinvastoin.

Ketterien menetelmien suurin vahvuus on saada ihmiset toimimaan spontaanisti tehokkaasti. Parhaassa tapauksessa käytännöt tulevat luontevaksi osaksi päivä- ja viikkorutiineja, jolloin varsinaista manageerausta ei tarvita. Luova ongelmanratkaisu on koko ajan läsnä ja ilmapiiri sallii vapaan innovoinnin. Tiimin jäsenet kunnioittavat toistensa osaamista ja luottamuksellisissa olosuhteissa on mukava työskennellä. Tämä on omiaan lisäämään tuottavuutta.

Mitä tiukempi taloudellinen tilanne yrityksellä on, sitä tärkeämpää olisi käyttää olemassa olevat henkilöresurssit tehokkaasti hyödyksi. Näkisin, että Scrumin-tyyppistä toimintatapaa voitaisiin hyödyntää monella perinteisemmälläkin alueella. Esimerkiksi yrityksen tuotteen elinkaarenhallinnan järjestelmäkokonaisuutta toteutettaessa päästäisiin nopeisiin voittoihin. Kokonaisuutta ja eri järjestelmien työnjakoa on mahdollista hallita, kun eri käyttäjien tarpeet voidaan tuoda yhden jonon kautta ja ohjata siihen kehitysjonoon, jossa ominaisuudet on järkevintä toteuttaa. 

Muita ketterien menetelmien hyödyntämiskohteita voi löytää myös muiden kuin ohjelmistoprojektien hallintaan ja etenemisen seuraamiseen. Itselleni ainakin "lamppu syttyi päähän" monta kertaa ja odotan innolla päästä toteuttamaan ketteriä menetelmiä luovasti.  Viedä Lean-ajattelun uudelle tasolle.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 1/2014, Lean, Scrum, Ketterät menetelmät

Hetken innostuksesta pitkäaikaiseen motivaatioon

Keskiviikko 10.7.2013 - Minna Innala

Saatuani valmiiksi edellisen Valokynän puheenjohtajanpalstan osallistuin seuraavalla viikolla Lean-kurssille. Tilaisuus oli niin hyvin toteutettu, että kaksipäiväisen session jälkeen oli kova into päästä toteuttamaan esille tulleita parannusideoita ja aivot pursusivat uusia mahdollisuuksia. Sillä hetkellä oli hyvät fiilikset kehittää toimintaa yhdessä eteenpäin, jokainen omalla sektorillaan - samaan maaliin.

Olotila olisi saatu pienillä toimenpiteillä jatkumaan ja kurssin annit siirrettyä jokapäiväiseksi toimintamalliksi. Vanha sanonta: "On taottava, kun rauta on kuumaa", pätee tähänkin. Muistiinpanot heti jakoon osallistujille muistutukseksi, mistä keskustelimme ja mitä sovimme. Toteutetut parannukset muiden tietoon, sillä onnistumiset innostavat muitakin tekemään. Lisäksi kurssin opit pysyvät mielessä, kun ne tulevat mukaan myös käytäväkeskusteluihin.

Haastattelemalla eri alojen ihmisiä olen yrittänyt päästä selvyyteen, mikä ihmistä motivoi ja millä keinoin yritys saisi henkilöstöstään parhaan mahdollisen hyödyn irti. Alasta riippumatta samat lainalaisuudet näyttävät pätevän. Ihmisen pitää viihtyä työssään. Pitää saada riittävät pohjatiedot työn suorittamiseen. Ilmapiirin tulee olla kannustava ja positiivinen. Eli työkaverit ja esimiesten esimerkki nostettiin ensiarvoisen tärkeään asemaan.

Työn tuloksista tulee päästä nauttimaan. Muusikoilla pitkä harjoittelu huipentuu onnistuneisiin konsertteihin, joissa pääsee vuorovaikutukseen yleisön kanssa. Tyytyväinen yleisö antaa välitöntä palautetta. Samanlaista välitöntä palautetta saavat myös monet asiakaspalvelussa olevat henkilöt. Esimerkiksi iloinen ja ammattitaitoinen baarimestari luo hyvän tunnelman ja asiakkaat viihtyvät. Entä, jos palautetta ei luontevasti saakaan, koska ei ole kontaktissa "suureen yleisöön". Tai työkavereilla ei ole tapana antaa spontaania palautetta. Tällöin helposti työssä onnistumista mitataan pelkästään asetettujen tavoitteiden ja niissä onnistumisen valossa. Miten määritellä kannustavat työssä onnistumisen mittarit? Ja miten luoda edellytykset tavoitteisiin pääsemiseksi?

Voiko työssä koskaan saada itsestään kaikkea irti pelkästään mekaanisella johtamisella? Henkilökohtaisesti ainakin koen erittäin tärkeäksi aidon ja avoimen vuorovaikutuksen kaikkien työyhteisön jäsenten kanssa. Tällainen vapaa ajatusten vaihto tarjoaa hyvät puitteet myös tiedonvälitykselle ja ennen kaikkea sen jalostamiselle. Tavoitteena on pystyä aidosti keskustelemaan meneillään olevista asioista ja saada entistä parempia ajatuksia. Tämä voi olla vielä kohtuullisen helposti järjestettävissä vakituisen henkilökunnan ollessa kyseessä, mutta miten on vuokratyöläisten tapauksessa?

Usein yritykseen palkataan vuokratyöläinen tekemään sitä, mitä kukaan vakihenkilöistä ei ole ehtinyt, osannut tai halunnut tehdä. Työ voi olla mekaanista, esimerkiksi listojen tarkastusta, joka saattaa vaatia asiantuntemusta myös sisällöstä. Tällaisessa tapauksessa on lähes mahdotonta saada työntekijä motivoitumaan niin, että hän antaisi koko asiantuntemuksensa vuokranneen yrityksen käyttöön. Yhtenä yleisempänä syynä tähän on se, että vuokratyöntekijä ei tunne kuuluvansa työyhteisöön eikä häntä päästetä palavereihin tai anneta kaikkea tarpeellista tietoa työn tehokasta suorittamista ajatellen. Usein asiaa perustellaan virheellisesti liikesalaisuuksilla, sillä onhan vain järjestelykysymys, että palaverissa käsitellään vain niitä asioita, jotka vuokratyöläinenkin saa kuulla.

Kehityskeskustelujen avulla on mahdollista saada selvyyttä alaisten mielipiteistä ja toivomuksista motivaation ylläpitämiseksi. Mikään ei estä pitämästä kehityskeskusteluja myös vuokratyöläisille. Kun kehityskeskusteluissa esiin tulleet asiat johtavat työolojen muuttumiseen innostavimmiksi, ensimmäinen tavoite on saavutettu. Jatkokehitys ei kuitenkaan etene pelkästään kehityskeskusteluilla vaan päivittäisellä vuorovaikutuksella.

Innostuneinkaan ihminen ei jaksa olla kauaa motivoiva, ellei saa vastakaikua kollegoistaan. Hyvän työyhteisön rakentaminen on meistä kaikista kiinni.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2013

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2013, Motivaatio, Lean, Johtaminen

Vanhemmat kirjoitukset »