On mahtava tunne saada koko porukka innostumaan! Työkaverit ovat "täpöllä" mukana valmistelemassa lähiaikoina pidettävää työpajaa ja tuomassa oman kortensa kekoon nykytilanteen parantamiseksi. Avoin ilmapiiri mahdollistaa luovan ideoinnin ja moni asia tuntuu loksahtavan kohdalleen kuin itsestään. Tällaista on käytännön Lean parhaimmillaan.

Jäin pohtimaan, että kuinka paljon Suomessa on tällaisia työyhteisöjä, joissa jatkuva parantaminen on luontevaa kaikilla tasoilla ja sitä voidaan tehdä arjen lomassa, innostavasti. Lehtikirjoitusten ja some-hypetyksen perusteella näitä on monia. Tällaiset ominaisuudet liitetään helposti pieniin tai keskisuuriin ohjelmistoyrityksiin, joiden elinkaari on vielä alkuvaiheessa. Mikä estäisi perinteistä teollisuusyritystäkin hyödyntämästä henkilöstönsä piilevää potentiaalia laajemminkin?

Ongelman ydin lienee siinä, että miten saada hiljainen tieto näkyväksi ja jatkojalostettuna koko työyhteisön hyödynnettäväksi.

Yksi tapa voisi olla radikaali mentorointitoiminta. Siinä mentori-aktori -pari tutustuu prosessin aikana hyvin toisiinsa ja vaihtaa avoimesti ajatuksia ennalta sovitusta aihepiiristä. Juju piilee siinä, että mentori tietyn alueen asiantuntijana tuo käytännön kokemuksensa pöytään, kun puolestaan aktorilla voi olla aiheesta uudempaa tietoa. Tavoitteena on päästä tilanteeseen, jossa kumpikin haastaa toisiaan ja oppii uutta. Lopputuloksena saavutetaan uudet toimintamallit ja pystytään hyödyntämään uusinta teknologiaa. Menetelmä on hyvä yksilöiden kannalta, mutta miten levittää saavutettu tietotaso koko yritykseen?

Ensimmäiseksi mieleeni tulee työpajan järjestäminen tietyn asian kehittämiseksi. Perinteisesti tilaisuudessa kartoitetaan nykytila, etsitään kehityskohteita ja niihin ratkaisuja. Menetelminä ovat moninaiset ryhmätyötekniikat. Periaatteessa osallistavia ja sitouttavia tekniikoita, mutta valitettavan usein tulokset jäävät puolitiehen. Syitä tähän on monia aina vastahakoisista ideoijista tulosten käsittelemättä jättämiseen.

Henkilökohtaisesti kaipaan räväkämpää lähestymistapaa. Fasilitaattori on hyvin perillä aiheesta - mutta kuitenkin liikkeellä aktiivisen uteliaasti. Silloin hän pystyy tuomaan näkemystä sekä sisältöön että käytettäviin menetelmiin. Parhaimmillaan työpajan valmisteluissa on mukana tasapuolisesti eri organisaatioryhmien edustajia, jolloin taustamateriaalista tulee todenmukaista. Aiheet ja tavoitteet syventyvät prosessin edetessä. Järjestelyissä mukana olo lisää myös ihmisten motivaatiota osallistumiseen.

Itse tilaisuudessa pitää keskittyä dynaamiseen toteutustapaan. Ihmisen ajatus kulkee paremmin kun pääsee liikkumaan. Hyvin toteutetuissa ideointipisteissä on selkeät ohjeet ja riittävän avoimet kysymykset, jotta todellisille oivalluksille jää tilaa. Vaikka tuntuisikin houkuttelevalta, niin lopputulosta ei tule johdatella mihinkään suuntaan. Sen sijaan neutraalin ja positiivisen ilmapiirin luomiseksi ei koskaan voi tehdä liikaa.

Onnistuneesta työpajasta voidaan ammentaa kehitysideoita pitkään, jos tulokset käsitellään huolella ja pidetään tarvittaessa jatkotyöpajoja valittujen aiheiden tiimoilta. Näin voidaan kehittää yrityskulttuuria avoimempaan suuntaan, jolloin ideoinnista saadaan luonteva osa työpäiviä. Myös tietämys toistensa tekemisistä lisääntyy. Tällöin päästään eroon siiloutuneesta, osastokohtaisesta toiminnan kehittämisestä, jolla vaarannetaan koko yritystä ajatellen optimaaliset prosessit.

Kuten niin moni asia - tämäkin on vain meistä ihmisistä kiinni!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2017