Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Kiinnostu, kuuntele, luo lisäarvoa

Tiistai 1.5.2018 - Minna Innala

CCY-VK2018-1-pj-Siilo-vs-Tiimi-13.png

Yhteiskunta käy yhä monimutkaisemmaksi ja vaativammaksi. Murroksessa selviytyäksemme meidän tulee olla yhä yhteistyökykyisempiä ja avoimempia kaikkea uutta kohtaan. Tulevaisuuden ihminen toimii suvereenisti verkostoissa. Ennakkoluuloton asenne ja boxin ulkopuolelta ajattelu luovat win-win -tilanteita, josta kaikki hyötyvät. Tulee mieleeni kuva menestyvästä yrityksestä, joissa työntekijät pursuavat positiivista energiaa ja liikkuvat samaa päämäärää kohti kehittäen asioita yhdessä.

Mutta hetkinen, eihän tässä ole sittenkään mitään uutta! Samat eteenpäin ajavat voimat ovat olleet mukana edellisissäkin teollisissa vallankumouksissa ja yritysten menestymisessä. Tampereella oli tehtailijoilla jo 1800-luvulla laajat kansainväliset verkostot. Sotakorvauksista selvisimme yhdessä tekemällä. Nokiankin menestys pohjautui innovatiivisiin keksintöihin.

Mikä meitä sitten estää pistämästä menestyksen reseptiä pysyvästi käytäntöön? En tiedä yhtään yritystä, joka ei pyrkisi jatkuvaan parantamiseen ja tehostamaan toimintaansa. Myös johtamiseen ja työhyvinvoinnin parantamiseen liittyvät aktiviteetit ovat suosittuja. Silti aika harvoin onnistutaan luomaan ilmapiiri, jossa henkilöstö kokee pystyvänsä vaikuttamaan muutoksiin ja tehtäviensä kehittämiseen haluamallaan tavalla. Muutosvastarinta nostaa päätään ja ihmiset kaivautuvat poteroihinsa.

Henkilöstökyselyissä työilmapiiri on huonontunut eikä henkilöstö pysty suuntaamaan energiaansa oikein. Valitettavan usein toiminnan kehitykseen lähdetään kartoittamatta todellisia juurisyitä. Tällöin oletettuun ongelmaan haetaan ratkaisua arvaamalla. Ydinliiketoiminnan kokonaissujuvoittaminen unohtuu, kun prosessien väliset vaikutussuhteet ovat epäselvät ja eri osapuolet pyrkivät optimoimaan vain omaa toimintaansa.

Yksi esimerkki vaikeasti hahmotettavasta, koko liiketoimintaa koskevasta kehityskohteesta on konfiguraationhallinta, jota käytännössä toteutetaan esimerkiksi ydintiedon-, muutosten-, dokumenttien- ja informaationhallinnan prosessilla. Toteutuksessa on tyypillisesti mukana useita tietojärjestelmiä, joiden keskinäiset integraatioasteet vaihtelevat. Tarkoituksenmukaisella konfiguraationhallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä, kun ydinliiketoiminnan tarpeisiin optimoidaan tietovirrat, käytetään toimintaan hyvin soveltuvia ohjelmistoja, varmistetaan datan laatu ja mahdollistetaan pääsy yhteisiin tietolähteisiin - tarjotaan siis kullekin ajantasaiset tiedot helppokäyttöisessä muodossa. Säästöt syntyvät etenkin päällekkäisen työn vähenemisenä, virhemahdollisuuksien karsimisena ja yhtenäisten tilannekuvien reaaliaikaisella seuraamisella.

Tällaisessa kehityshankkeessa korostuu entisestään se, että pitää olla kiinnostunut ja tunnistaa eri osapuolten tarpeet. Näiden ymmärtämiseksi vaaditaan taitoa kuunnella ja pyrkiä avoimen vuoropuhelun kautta saavutettavaan lisäarvoon. Tällöin on mahdollista saavuttaa paljon parempia ratkaisuja kuin eri osapuolet ovat osanneet alun perin määritelläkään, jolloin 1 + 1 => 3.

Oli mielenkiintoista huomata, kuinka hyvin valtakunnansovittelija Minna Helle juuri julkaistussa kirjassaan: Järki ja tunteet, tarjoaa hyviä pointteja kaikkiin vuorovaikutustilanteisiin. Esimerkiksi toisen kuuntelu tuntuu itsestään selvältä ohjeelta, mutta se on Helteen mukaan yllättävän vaikeaa. Moni kun miettii toisen puhuessa vain omia vasta-argumenttejaan. Näin ollen järkiperustelutkin jäävät usein kuulematta, minkä vuoksi kannattaa kertoa vaatimusten taustalla olevista huolista. Tämä tehonnee yhtäläiseen teknisiinkin asioihin.

Kuuntele, kysy, älä oleta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, Lean, jatkuva parantaminen, lisäarvo, yhteistyö, kuuntelu, dialoginen johtaminen, neuvottelu, työyhteisö

Käytännön jatkuvaa parantamista

Maanantai 15.1.2018 - Minna Innala

On mahtava tunne saada koko porukka innostumaan! Työkaverit ovat "täpöllä" mukana valmistelemassa lähiaikoina pidettävää työpajaa ja tuomassa oman kortensa kekoon nykytilanteen parantamiseksi. Avoin ilmapiiri mahdollistaa luovan ideoinnin ja moni asia tuntuu loksahtavan kohdalleen kuin itsestään. Tällaista on käytännön Lean parhaimmillaan.

Jäin pohtimaan, että kuinka paljon Suomessa on tällaisia työyhteisöjä, joissa jatkuva parantaminen on luontevaa kaikilla tasoilla ja sitä voidaan tehdä arjen lomassa, innostavasti. Lehtikirjoitusten ja some-hypetyksen perusteella näitä on monia. Tällaiset ominaisuudet liitetään helposti pieniin tai keskisuuriin ohjelmistoyrityksiin, joiden elinkaari on vielä alkuvaiheessa. Mikä estäisi perinteistä teollisuusyritystäkin hyödyntämästä henkilöstönsä piilevää potentiaalia laajemminkin?

Ongelman ydin lienee siinä, että miten saada hiljainen tieto näkyväksi ja jatkojalostettuna koko työyhteisön hyödynnettäväksi.

Yksi tapa voisi olla radikaali mentorointitoiminta. Siinä mentori-aktori -pari tutustuu prosessin aikana hyvin toisiinsa ja vaihtaa avoimesti ajatuksia ennalta sovitusta aihepiiristä. Juju piilee siinä, että mentori tietyn alueen asiantuntijana tuo käytännön kokemuksensa pöytään, kun puolestaan aktorilla voi olla aiheesta uudempaa tietoa. Tavoitteena on päästä tilanteeseen, jossa kumpikin haastaa toisiaan ja oppii uutta. Lopputuloksena saavutetaan uudet toimintamallit ja pystytään hyödyntämään uusinta teknologiaa. Menetelmä on hyvä yksilöiden kannalta, mutta miten levittää saavutettu tietotaso koko yritykseen?

Ensimmäiseksi mieleeni tulee työpajan järjestäminen tietyn asian kehittämiseksi. Perinteisesti tilaisuudessa kartoitetaan nykytila, etsitään kehityskohteita ja niihin ratkaisuja. Menetelminä ovat moninaiset ryhmätyötekniikat. Periaatteessa osallistavia ja sitouttavia tekniikoita, mutta valitettavan usein tulokset jäävät puolitiehen. Syitä tähän on monia aina vastahakoisista ideoijista tulosten käsittelemättä jättämiseen.

Henkilökohtaisesti kaipaan räväkämpää lähestymistapaa. Fasilitaattori on hyvin perillä aiheesta - mutta kuitenkin liikkeellä aktiivisen uteliaasti. Silloin hän pystyy tuomaan näkemystä sekä sisältöön että käytettäviin menetelmiin. Parhaimmillaan työpajan valmisteluissa on mukana tasapuolisesti eri organisaatioryhmien edustajia, jolloin taustamateriaalista tulee todenmukaista. Aiheet ja tavoitteet syventyvät prosessin edetessä. Järjestelyissä mukana olo lisää myös ihmisten motivaatiota osallistumiseen.

Itse tilaisuudessa pitää keskittyä dynaamiseen toteutustapaan. Ihmisen ajatus kulkee paremmin kun pääsee liikkumaan. Hyvin toteutetuissa ideointipisteissä on selkeät ohjeet ja riittävän avoimet kysymykset, jotta todellisille oivalluksille jää tilaa. Vaikka tuntuisikin houkuttelevalta, niin lopputulosta ei tule johdatella mihinkään suuntaan. Sen sijaan neutraalin ja positiivisen ilmapiirin luomiseksi ei koskaan voi tehdä liikaa.

Onnistuneesta työpajasta voidaan ammentaa kehitysideoita pitkään, jos tulokset käsitellään huolella ja pidetään tarvittaessa jatkotyöpajoja valittujen aiheiden tiimoilta. Näin voidaan kehittää yrityskulttuuria avoimempaan suuntaan, jolloin ideoinnista saadaan luonteva osa työpäiviä. Myös tietämys toistensa tekemisistä lisääntyy. Tällöin päästään eroon siiloutuneesta, osastokohtaisesta toiminnan kehittämisestä, jolla vaarannetaan koko yritystä ajatellen optimaaliset prosessit.

Kuten niin moni asia - tämäkin on vain meistä ihmisistä kiinni!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, Lean, jatkuva parantaminen, fasilitointi, innostus, hiljainen tieto, työyhteisö