Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Helppokäyttöisyyden paradoksi

Maanantai 30.7.2018 - Minna Innala

Avustin viikonloppuna DORO-senioripuhelimen käyttöönottoa eräälle ystävälleni, kun totesin tämän helppokäyttöiseksi mainostetun laitteen toimivan varsin epäloogisesti. Tietojen syöttö sisään oli erittäin vaivalloista eivätkä toiminnot auenneet erityisen helposti. Minulle tuli sellainen vaikutelma, että diginatiivi nörtti on toteuttanut oman visionsa siitä, miten seniori haluaa käyttää puhelintaan. Myyjä oli vaikuttunut laitteen ominaisuuksista – kuten minäkin vielä kaupassa, mutta todellinen käyttökokemus jäi vaisuksi.

Aloin miettiä, miksi tällaista tehdään vielä nykyaikana. Neljäs teollinen vallankumous on hyvää vauhtia käynnissä, mutta tietokoneohjelmistot ja tekniset laitteet eivät edelleenkään mukaile käyttäjien tarpeita ja toimintalogiikkaa, vaan käyttäjät joutuvat opettelemaan näille tyypilliset toimintatavat. Osa varmasti selittyy historialla ja vanhempien ohjelmistojen rajoittuneisuudella, mutta uusissa ohjelmissakin on edelleen käsittämättömiä kankeuksia. Ainakaan itse en ole vielä törmännyt loogisesti toimivaan ja helppokäyttöiseen sovellukseen, joka aidosti tukee käyttäjän toimintaa ja tarjoaa hänelle tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa.

Tilanne tulee entistä haastavammaksi, kun tarkastellaan koko yrityksen tietojen tarkoituksenmukaista hallintaa ja eri käyttäjien tarpeita tietojen hyödyntämiseen. Harvassa ovat ne yritykset, joissa on asiantuntijoiden luotsaamana tehty kokonaisvaltainen tietojenhallintastrategia. Tätä tukemaan on mietitty käyttäjälähtöisesti optimaaliset tietovirrat ja datojen hallintapaikat tukemaan tiedon tuottamista ja jakamista eri puolille organisaatiota. Trendinä tuntuu edelleenkin olevan osastokohtainen kehittäminen, jossa haetaan ratkaisuja vain tiettyyn, rajattuun osa-alueeseen. Tällaisessa siilokehittämisessä ymmärrys kollegoiden tekemisestä ja tiedontarpeesta hämärtyy, jolloin ajaudutaan helposti päällekkäisen tiedon käsittelyyn ja erilaisten omien seurantataulukoiden ylläpitoon. Näin ei toteudu visio tietopääoman tehokkaasta hallinnasta ja tosiaikaisesta tiedolla johtamisesta.

Nykyaikana pitäisikin kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, miten yrityksen tietoihin saadaan suoraan näkymä. Raportoinnin sijasta päästään seuraamaan reaaliaikaisesti ja visuaalisesti helposti hahmotettavaa dataa. Näin kaikki osapuolet voivat itse katsoa helposti järjestelmästä esimerkiksi, mitkä ovat sallitut tuotevariaatiot, miten tuotanto toimii tai projekti etenee. Samalla voidaan ehkäistä tiedonhallinnasta johtuvien virheiden määrää ja käyttää tietojärjestelmiä tehokkaammin, kun useamman henkilön tarpeet voidaan ottaa huomioon kokonaisvaltaisesti. Yhteisen datan hyödyntäminen on omiaan lisäämään myös muuta kommunikaatiota, jolloin yhdessä kehittämisen kulttuuri voimistuu.

Se, millainen on kullekin yritykselle tai verkostolle tarkoituksenmukainen tiedonhallintakokonaisuus riippuu paljolti hallittavasta datasta ja osapuolista. Toimiala vaikuttaa myös paljon valittuihin ohjelmistoihin ja sovelluksiin. Tiedon kokonaisvaltaista hyödyntämistä kun useimmiten estää se, että sitä ei ole tallennettu sellaisiin järjestelmiin tai siinä muodossa, että kaikki tarvitsijat pääsisivät siihen joustavasti käsiksi. Näin ollen yhteisen tarvekartoituksen merkitystä ei pidä vähätellä.

Nykyaikaiset tuotetiedon-, laitostiedonhallintaan tai rakennuksen tietomallinnukseen tarkoitetut ohjelmistot tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet kohteen tietojen visuaaliseen hallintaan. Malleihin pystytään liittämään runsaasti tarpeellista tietoa, joka auttaa keskusteluissa ja yhteisen ymmärryksen muodostumisessa. Edut ovat kiistattomat ja onkin vaikea kuvitella isoa allianssimallilla toteutettavaa hanketta, jossa ei hyödynnettäisi täysimääräisesti nykyaikaisia tiedonhallinta- ja mallinnusratkaisuja.

Demoissa messuilla kaikki toimii moitteettomasti. Virtuaaliympäristössä voidaan asioita havainnollistaa sopivasti ja kaikki näyttää helpolta. Mutta tapahtuvatko asiat kuitenkaan näin joustavasti todellisuudessa? Uskallan väittää, että edelleenkin on haasteita eri tietojärjestelmissä olevien datojen muokkaamisessa hyödynnettävään muotoon.

Kehitys ottaa aikaa, mutta suunta on oikea!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, käytettävyys, helppokäyttöisyys, tiedonhallinta, data, kehittäminen, kommunikaatio

Termitalkoiden paikka

Lauantai 15.4.2017 klo 18:32 - Minna Innala

CCY_VK2017_1_pj_pieni.png

Ajatellaanpa Teollisuus 4.0 -asiakokonaisuutta. Suomen kieleen ei ole vielä muodostunut termistöä, jolla pystyisimme yksiselitteisesti kuvaamaan neljänteen teolliseen vallankumoukseen liittyviä periaatteita, tekniikkaa ja kehitystä.

Tilannetta voidaan havainnollistaa tapauksella, jossa maahan X viedään kone ja käyttöönottovaiheessa kouluttaja tulee perehdyttämään käyttäjiä. Koneen hankkineen tahon henkilöt eivät puhu kuin omaa kieltään, eikä heidän kielessään ole erillisiä termejä koneen osille. Esimerkiksi kampi, mäntä ja sylinteri ovat kaikki osia. Näin ollen ei voida kirjoittaa yksiselitteisiä käyttö tai huolto-ohjeita ja tietoa voidaan välittää ainoastaan näyttämällä. Fyysisen, melko yksinkertaisen laitteen kohdalla tämä voi kuvien avulla vielä onnistuakin, mutta miten välittää tietoa ja keskustella abstrakteista asioista?

Ulkomaisiin aineistoihin perehtyneet tutkijat puhuvat keskenään niillä termeillä, jotka ovat tulleet asiayhteydessä tutuiksi ja mahdollisesti vakiintuneet ko. kielessä. Kun asiasta halutaan välittää tietoa kotimaassa, joudutaan pohtimaan, mitä termejä tullaan käyttämään. Aluksi on luonnollista käyttää vierasperäisiä sanoja, joita teksteissä ja puhuttaessa selitetään. Tällöin kieleemme ui vierasperäisiä lainasanoja, joiden merkitys vaihtelee alkuperäisen kielen, asiayhteyden ja henkilöiden tietämyksen mukaan Pian kuitenkin tulee ajankohtaiseksi termien kääntäminen suomen kielelle viestin ymmärtämisen helpottamiseksi. Usein ajaudutaan tilanteeseen, jossa eri asiantuntijat käyttävät samastakin asiasta eri suomenkielistä ilmaisua. Yksi esimerkki tästä on sana tieto, joka voi yhteydestä riippuen kääntyä englanniksi muotoon data, information tai knowledge.

Termien kääntämisessä on aina vaaransa. Alkuperäinen ajatus saattaa helposti hämärtyä, jolloin merkitys jää puolittaiseksi tai jopa harhaanjohtavaksi. On mietittävä tarkkaan voiko asiaa kuvata jo olemassa olevilla sanoilla vai pitääkö luoda uudissanoja, jotka mahdollisesti muistuttavat alkuperäisiä termejä. Ensin kannattaa tarkistaa jo suositeltavat termit Sanastokeskuksen tietotekniikan termitalkoilta, http://www.tsk.fi/tsk/termitalkoot, jotta vältytään pyörän keksimiseltä uudelleen. Termitalkoissa tietotekniikan ammattilaiset, kielenhuoltajat, terminologit, kääntäjät ja lokalisoijat tekevät tiivistä yhteistyötä suomenkielisten termisuositusten ja määritelmien laatimiseksi tietotekniikan käsitteille. CCY kuuluu talkoiden kommentointiryhmään vaikuttaen näin osaltaan suomenkielisen sanaston kehittymiseen. Tällä hetkellä suosituksia on noin 650 kappaletta kattaen melko hyvin yleisen tietotekniikan alueen. Mukana ei ainakaan vielä ole tietokoneavusteiseen suunnitteluun ja valmistukseen tai tiedonhallintaan liittyviä termejä. Myöskään Teollisuus 4.0 -aiheiset termit odottavat vielä suosituksia. Yksiselitteisen ja yhteisen termistön luominen olisi kuitenkin äärettömän tärkeää juuri nyt, jotta meillä olisi ylipäätään valmiudet positiivisen kehityksen eteenpäin viemiseksi.

Pelkkä suositus ei kuitenkaan tuo termiä yleiseen tietoisuuteen, vaan sitä pitää alkaa aktiivisesti käyttää eri yhteyksissä. Vakiintumattoman ja vaikeasti ymmärrettävän termin lanseeraamisessa voi käydä huonosti. Yhtenä tällaisena voidaan pitää muotitermi digitalisaatiota, jota julkisuudessa käytetään höllin perustein milloin missäkin asiayhteydessä. Se mielletään helposti meneillään olevan muutoksen veturiksi ja sen toteuttamista itse tarkoituksena. On totta, että se on yksi neljännen teollisen vallankumouksen mahdollistajista, mutta digi sinällään – tai pahimmassa tapauksessa ainoastaan olemassa olevien toimintamallien ja datojen muuttaminen digitaaliseen muotoon – ei tehosta toimintaa tai tuo menestystä. Organisaation pitää olla aidosti muuntautumiskykyinen, jotta digitalisaatiolla saavutetaan haluttuja liiketoimintahyötyjä. Näin ollen digiloikka yksinään on hyvin kaukana Teollisuus 4.0 -kokonaisuudesta.

Joskus käy niin, että tekniikan kehittyessä termin alkuperäinen määritelmä ei enää kuvaa nykyistä laitetta tai asiakokonaisuutta. Näin on käynyt esimerkiksi robotille, jonka vuoksi termi on Japanissa määritetty uudelleen. Nykyisin sen merkitys on paljon perinteistä moninaisempi tarkoittaen kyberfysikaalista, itseoppivaa systeemiä, joka voi olla ulkomuodoltaan minkä näköinen tahansa. Termien määritelmien päivittäminen vastaamaan teknologian kehitystä on ensiarvoisen tärkeää, jotta pystymme muodostamaan asioista yhteneväisiä mielikuvia.

Kutsun kaikki yhteisiin termitalkoisiin positiivisen kehityksen vauhdittamiseksi

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2017



Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, kommunikaatio, termistö, Teollisuus 4.0, robotiikka

Näennäiskokemustako?

Perjantai 30.12.2016 - Minna Innala

CCY_VK_2016_4_pj_blogi.png

Olimme palaamassa Saarisen Tapion kanssa CCY:n syyskokouksesta, kun hän totesi: "On muuten CCY:n hallituksessa suuri määrä osaamista!" Aloimme miettiä asiaa tarkemmin ja toden totta liki kaikki nykyiset CCY:n hallituksen jäsenet ovat olleet CCY:n toiminnassa ja/tai tietokoneavusteisessa bisneksessä mukana jo 1980-luvulla. Tämä tarjoaa hyvän perspektiivin nykyiseen kehitykseen ja toimia aktiivisesti hyvien muutosten edistäjinä. Olemme nähneet CAD/CAM-järjestelmien maihinnousun, niiden yleistymisen jokapäiväisiksi työkaluiksi. Sama pätee tiedonhallinnan ja rakennusten tietomallinnuksen tuloon tärkeäksi osaksi kokonaisuutta yritysten liiketoiminnoissa.

Monet asiat, jotka nyt ovat arkipäivää, olivat parikymmentävuotta sitten vain haaveita. Toisaalta, kun katsoo vanhoja Valokynän artikkeleita, voi huomata, että samat aiheet pyörivät otsikoissa vuodesta toiseen. Monien tekniikoiden kehittymisen myötä myös asioden sisältö on kehittynyt. Innostus ei ole laantunut kokemuksen myötä – oikeastaan päinvastoin – jatkuvan kehityksen imussa toimiminen tarjoaa koko ajan uusia oivalluksia.

Pitkä kokemus ja sen näkyminen asiakasrajapinnassa korostui syyskokouksen oheisohjelman yhteydessä. Keskusteluista jäi sellainen mielikuva, että Soforissa panostetaan juuri ko. asiakkaalle heitä parhaiten hyödyttävien ratkaisujen etsimiseen ja tarjoamiseen. Isäntämme olivat nykyliiketoiminnan kehityksen ytimessä – ehkä juuri usean kymmenen vuoden kokemuksensa ansiosta. Tunnelma oli luottavainen –  maalaisjärki mukana ratkaisuja toteutettaessa.

Kokemuksesta on hyötyä, kun haluaa syvällisesti ymmärtää asiakkaan tarpeita. Asiakkailla, kun usein tuppaa olemaan vankkaa kokemusta yhdistettynä olemassa oleviin järjestelmiinsä. On tärkeää, että löydetään nopeasti yhteinen kieli ja asiantuntijalla on eväät tuoda ko. tilanteeseen parhaiten soveltuvat nykyaikaiset ratkaisut. Mitä tapahtuu tilanteessa, jossa asiakas huomaa, ettei saa välitettyä kehitystarpeitaan palveluntarjoajalle ja vastapuoli luulee ymmärtävänsä asiakkaan tarpeet?

Tällaisessa tapauksessa ratkaisun valintavaiheessa tilanne on asiakkaan kannalta varsin selkeä – vaihdetaan vastuuhenkilöä, toimittajaa tai molempia. Sen sijaan, jos ratkaisuihin ollaan jo sitouduttu, vaihtaminen voi olla hankalaa ja tulla kalliiksi. Tällöin yhteistoiminta jatkuu, vaikka asiakas ei saa investoinneistaan kaikkea mahdollista hyötyä irti. Vastapuolella ei ehkä tunnisteta tilannetta. Ja miten voitaisiinkaan, jos toimittajapuolen henkilöstö koostuu suurimmaksi osaksi oman firman (nuorista) kasvateista. Tällöin ei voi vielä tietää, mitä ei tiedä – eikä asiaa auta vanhemmat kollegatkaan, jos koko organisaation henkilöstöllä on samanlainen tausta ja työhistoria.

Myös asiakkaan puolella monipuolisesta kokemuksesta on hyötyä. Tällöin yrityksellä on paremmat valmiudet arvioida palveluntarjoajien ehdotuksia, analysoida nykyistä tilannetta ja määritellä kehitystarpeet tarkoituksenmukaisesti. Parhaimpaan tulokseen päästään, kun molemmilla osapuolilla on mukana mahdollisimman paljon erilaista osaamista hyvin toisiaan täydentävänä yhdistelmänä.

Nykyään on myös paljon palveluntarjoajia, jotka toteuttavat ketterästi asiakkaan määritysten mukaisia ohjelmistoratkaisuja. Tällaisessa tilanteessa asiakkaalla ei ehkä ole selkeää kuvaa nykytekniikoiden mahdollisuuksista – mahdollisesti ajatuksena on digitalisoida nykyisiä prosesseja – ja palveluntarjoaja ei pysty tilanteessa haastamaan asiakkaan määrityksiä. Ajaudutaan tilanteeseen, jossa sekä asiakas että toimittaja ovat tyytyväisiä toteutukseen, mutta todellisuudessa liiketoimintaa olisi voitu tehostaa samalla vaivalla huomattaasti enemmän.

Mielestäni tällainen näennäisosaaminen ja ymmärtämisen luuleminen ovat vaarallisia trendejä. Optimaaliseen tulokseen päästäksemme meidän on avoimesti oivallettava ja kerättävä kehitystiimeihin monipuolista kokemusta eri alueilta ja parhaat mahdolliset kyvyt.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2016

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, kommunikaatio, osaaminen, kokemus, ammattitaito

Kaikki perustuu kommunikaatioon

Torstai 27.10.2016 - Minna Innala

Sain vakuutusyhtiöstä meilin, jossa kerrottiin, että uudet vakuutuskirjat on lähetetty sähköiseen asiointipalveluun. Jos olet tehnyt e-laskusopimuksen, niin lasku ilmestyy verkkopankkiisi. En ymmärtänyt tästä, että minun laskuni ei tule verkkopankkiini, vaikka saman yhtiön toisen vakuutuksen lasku tulee.

Asiaa virkailijan kanssa setviessäni kävi ilmi, että moni muukin on sekoillut vastaavassa tilanteessa. Miksi viestiä ei laadittu yksiselitteiseksi? Aivan varmasti yrityksellä on tiedossa kunkin asiakkaan tiedot, jolloin tietokannasta tarvittavien tietojen poimiminen ja viestin laatiminen yksilöllisesti voitaisiin helposti automatisoida. Ehkä tähän oli alun perin pyrittykin, mutta viestin laatija ei ottanut huomioon sitä, että joku ei menekään heti ilmoituksen saatuaan tarkistamaan omia tietojaan järjestelmästä – kuten hän ehkä itse tekee.

Sairaalaan soittaessani ja valittuani palvelun automaattinen puhelinvastaaja pyysi kertomaan äänimerkin jälkeen: ”nimen, henkilötunnuksen, puhelinnumeron ja mitä asia koskee sekä painamaan #-näppäintä.” Oli hieman vaikea orientoitua keskustelemaan automaatin kanssa ja äänimerkin tullessa en enää muistanutkaan, mitä tietoja ja missä järjestyksessä piti antaa. Kun toisella yrityksellä sain tiedot annettua, puhelinvastaaja kiitti ja sulki puhelimen. Jäi epäselväksi, että aikooko joku soittaa takaisin vai mitä seuraavaksi tapahtuu. Tässä tapauksessa hoitaja soitti takaisin ennen kuin ehdin alkaa muihin selvittelytoimenpiteisiin.

Viestin äänittäjä oli ilmeisesti ajatellut asiaa vain omalta kannaltaan: ”Jos en ehdi vastata puheluun, minun on helpompi soittaa takaisin, kun olen ensin kaivanut asiakkaan tiedot ja vastauksen kysymykseen valmiiksi etukäteen.” Loogista ja järkevää toimintaa, mutta voisiko henkilön tiedot ja asian selvittää vähemmällä sanelutarpeella?

Jos tällainen yksinkertainen jokapäiväinen viestintä ja ohjeistus ei toimi hyvin, niin miten käy monimutkaisempien asioiden kanssa? Kommunikaatio muutostilanteissa, kuten esimerkiksi uusien liiketoimintaprosessien käyttöönotossa vaatii jo pitemmälle menevää ajatusten vaihtoa. Ei riitä, että jokin ryhmä on miettinyt asiat valmiiksi ja sitten tiedottamalla yritetään saada työntekijät ymmärtämään, miksi asioita tehdään ja sitoutettua heidät toimimaan sovitulla (keiden kesken?) tavalla.
Valitettavan usein tuntuu lisäksi käyvän niin, että ihmiset luulevat keskustelevansa, kun todellisuudessa keskustelu on vain peräkkäisiä monologeja. Kumpikin osapuoli toistaa ja perustelee omaa kantaansa, mutta vastapuolella on kuulosuojaimet korvilla. Yksi selitys tähän löytyy ihmisen aivojen toimintalogiikasta – ne tarttuvat sellaisiin mielipiteisiin, joiden kanssa ovat samaa mieltä, ja etsivät aktiivisesti vahvistusta omiin mielipiteisiinsä. Tällä keinoilla ei löydy yhteistä ymmärrystä, koska ei aidosti vaihdeta mielipiteitä eikä jatkojalosteta toisten tuomia ajatuksia.

Ihmisten välisessä kommunikoinnissa korostuu aito läsnäolo tilanteessa. Vain aktiivisesti kuuntelemalla ja asiaan keskittymällä voi oikeasti ymmärtää vastapuolen perustelut ja saada aikaan asiaa eteenpäin vievää dialogia. Tavoitteena on yhteisen kielen ja ymmärryksen löytyminen. Parhaimmassa tapauksessa mustasta ja valkoisesta mielipiteestä muokkautuu violetti, eli synnytetään jotain uutta ja paljon parempaa kuin kummankaan osapuolen ajatukset olivat alussa. Tällaisella lähestymistavalla moni muutos saataisiin vietyä organisaatiossa juohevammin eteenpäin.

Miten liiketoimintaprosessien ohjaus vaikuttaa kommunikaatioon yrityksessä? Erilaiset järjestelmät ohjaavat meidät toimimaan prosessien mukaisesti. Työpäivänä törmäämme useisiin määrämuotoisiin ohjeisiin ja viesteihin. Nämä ovat ihmisten laatimia ja jokainen reagoi niihin omalla tavallaan eli kuinka omasta mielestään ymmärtää ohjeen (jos on olemassa tulkintamahdollisuuksa).

Mitä tapahtuukaan silloin, kun kommunikaatiokumppanina on tekoälyllä varustettu kone, laite tai järjestelmä?

1. vaihtoehdossa vastapuoli:
- seuraa saumattomasti kertomaniani asioita ja perustelujani
- kiteyttää kuulemansa
- tekee analyysin
- vertaa sitä kaikkeen saatavissa olevaan tietoon
- lausuu perustellun mielipiteensä vasta-argumentteineen
=> dialogin pohjalta päästää optimoituun objektiiviseen loppputulokseen.

2. vaihtoehdossa vastapuoli:
- ei malta seurata puhettani
- kiteyttää kuulemansa yksittäisten lauseiden perusteella
- tekee analyysin jättämällä uudet ja vastakkaiset asiat huomioon ottamatta
- vertaa sitä ohjelmoijan sallivaan tietoon
- lausuu mielipiteensä
=> päästään harkitulta näyttävään lopputulokseen, mutta onko se hyvä?

Entä mitenkäs sitten, kun vastapuolellakin on kommunikaatiorobotti? Robotti lähettelee viestiä toiselle, joka suodattelee ja vastailee puolestaan…

Mietin monelta kantilta tulevaa toimintaympäristöämme, kun viereiseen pöytään istahti Simo Frangén. En malttanut olla kysymättä maisterin mielipidettä, miten toimia koneen kanssa kommunikoidessa. Hän vastasi: ”Pitää olla kohtelias ja kätellä!”

CCY_VK2016_3_pj.jpg

Avoimin mielin kohti tulevaisuutta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2016

Lue lisää »

3 kommenttia . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, kommunikaatio, tekoäly

Sujuvaa elämää ihmisten ja koneiden symbioosissa

Maanantai 12.10.2015 - Minna Innala

CCY_VK2015_3_pj-palsta_blogiin.png
Elämme neljännen teollisen vallankumouksen aikaa. Tilanne on kutkuttava: maapallon välimatkat pienevät pienenemistään. Ekosysteemi kehittyy kohti yhä laajenevaa ihmisten ja koneiden muodostamaa symbioosia. Vuorovaikutuksen merkitys eri tahojen välillä kasvaa koko ajan. Tietoa liikkuu verkostoissa hillittömiä määriä. Menestymisen edellytys on tunnistaa oleelliset, oikeat tiedot, reaaliajassa hajautetun päätöstenteon tueksi. Pitääkö olla diginatiivi selviytyäkseen?

Kun toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, pitää olla hyvät valmiudet liikkua ketterästi mukana ja reagoida tilanteen vaatimalla tavalla. Markkinat muuttuvat nopeasti kysynnän ja tarjonnan mukaan. Tämä tarkoittaa eri asioita liiketoiminnasta riippuen. Tuotteille valitaan sellainen valmistuspaikka, jossa edullinen hintataso ja riittävä laatu kohtaavat.

Lisäksi vaakakupissa painaa tuotannon joustavuus. Loppuun hiotut ja toimintaympäristön kanssa yhteneväiset tuotanto- ja liiketoimintaprosessit ovat yksi kilpailutekijä. Tuotantohuippuja voidaan tasata järkevällä verkostoitumisella – mieluiten kansainvälisesti. Hedelmällisimpiä ovat sellaiset konsortiot, joissa osaamiset ja resurssit täydentävät toisiaan poikkitieteellisesti. Pyritään yhteistuumin lisäämään markkinaosuuksia. Omaksutaan toisilta hyväksi koettuja toimintatapoja. Tämä ei kuitenkaan ole ristiriidassa sen kanssa, että tehdään omaa tuotekehitystä ja pyritään koko ajan yhä kilpailukykyisempiin ratkaisuihin.

Totuttuun ihmisten väliseen kommunikaatioon tulee lisäulottuuvuutta, kun koneiden ja laitteiden lähettämää tietoa jalostetaan automaattisesti yhä enemmän. Oppivat koneet rantautuvat myös perinteisille ihmisten hallitsemille sektoreille. Näin ollen voimme esimerkiksi saada jo valmiiksi pureskeltuja huoltokutsuja, jotka ohjaavat toimintaamme. Tarvittavat varaosat ovat oikea-aikaisesti saatavilla, jopa valmistettuina automaatisen tilauksen perusteella paikanpäällä. Tästä on etenkin hyötyä tilanteissa, joissa tapahtuu jotain ennalta arvaatonta – huolto-ohjelmasta poikkeavaa.

Sama trendi näkyy myös muilla alueilla. Esimerkiksi lääketieteessä ihmisten terveyttä voidaan seurata erilaisten (mobiili)sovellusten avulla. Seuranta on mahdollista muuttaa yhä automaattisemmaksi. Kerätyn tiedon pohjalta voi saada reaaliaikaisia (tietokoneen antamia) neuvoja hoitoihin, lääkitykseen tai ravintoon liittyen. Tällä tavoin on mahdollista kerätä aiempaa enemmän ja täsmällisempää tietoa, jota analysoimalla voidaan löytää uusia parannuskeinoja. Myös urheilun puolella löytyy useita käyttökohteita ihmismonitorointiin ja anlysointiin.

Totutut toimintatavat pitää haastaa rohkeasti. Tehtäviä voidaan helpottaa merkittävästi oikeanlaisella automatisoinnilla. Mielestäni yhden selkeän tavoitteen pitäisi olla se, että työntekijät voisivat keskittyä ydintehtäviinsä. Ajatus siitä, että kaikkien pitää tehdä kaikki itse ei ole omiaan lisäämään tuottavuutta millään alalla. Esimerkiksi insinöörin tai lääkärin ajasta menee suuri osa dokumentointiin, jonka voisi tehokkaammin tehdä assistentti. Hyvin miehitetyillä tiimeillä ja käyttäjälähtöisillä sovelluksilla moni asia hoituisi joutuisammin.

Globaali digimaailma tarjoaa hyvät mahdollisuudet oppia toisiltamme ja hyödyntää yhä kehittyvää tekniikkaa. Käyttäjäystävällisyys, eri järjestelmissä olevien tietojen yhdistäminen ja toimintojen sujuvoittaminen on tulevaisuudessa yhä suuremmassa roolissa.

Älykkäiden järjestelmien verkosto, johon myös me ihmiset kuulumme, muuttaa elämäämme radikaalisti. Aktiivisella otteella otamme tilanteen haltuun ja rakennamme tulevaisuuden haluamaksemme.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Teollisuus 4.0, kommunikaatio

Kokonaisuudenhallintaan - kommunikoimalla

Torstai 18.8.2011 - Minna Innala

Yrityksen tietomassat tulee saada jäsennellysti hallintaan siten, että kaikki löytävät tarvitsemansa tiedot helposti ja hyödynnettävässä muodossa. Pyrkimyksenä on tietojen jäljitettävyyden ja riippuvuussuhteiden säilyminen eikä samoja tietoja tarvitse syöttää useampaan järjestelmään. Järjestelmien tulee toimia liiketoimintaprosesseja tukien ja siten ohjata kaikkien jokapäiväistä toimintaa. On tärkeää, että käyttäjät kokevat tiedonhallinnan helpottavan työntekoa. Tavoitteen saavuttamiseksi vaaditaan tarkat, kattavat määrittelyt, joihin nojautuen pystytään valitsemaan ja ottamaan käyttöön sopivat ratkaisut.

Avoin kommunikaatio eri osapuolten välillä on ainoa tie  kattavan kokonaiskuvan muodostamiseen ja erilaisten mielipiteiden hyödyntämiseen päätöksenteon pohjaksi. Kommunikointiin liittyy kuitenkin haaste – miten kommunikoida siten, että kaikki osapuolet ymmärtäisivät tilanteen samalla tavalla ja osaisivat tuoda tietämyksensä keskusteluun. Sanojen merkitys kun saa vivahteita ja jopa muuttuu kokonaan kuulijan mukaan. Ei voida aina olla varmoja, että kahdella saman alan ihmisellä on yhteneväinen kuva asiasta – saati kun osapuolia on useita ja he edustavat eri ammattialoja.

Jokaisella meistä on oma maailmamme ja siihen liittyvät omat näkemyksemme asioista ja niiden yhteyksistä. Me siis muodostamme lähtötiedoista, itsemme mielestä oikean, kokonaiskuvan taustatietojemme perusteella. Se voi olla hyvinkin erilainen riippuen koulutus- ja kulttuuritaustastamme, aiemmista työtehtävistämme sekä kiinnostuksen kohteistamme. Nämä seikat vaikuttavat myös suuresti siihen, mitä tietoja pidämme tärkeinä ja poimimme informaatiovirrasta. Miten varmistaa, että nämä seikat ovat juuri ne oleellisimmat koko yritystä ajatellen?

Toisaalta taustamme vaikuttaa myös tapaamme kommunikoida ja käyttämäämme terminologiaan. Mitä paremmin olemme asiaan perehtyneitä, sitä enemmän tulemme käyttäneeksi erityissanastoa – välillä huomaamattamme. Helposti unohtuu, että kuulijoilla ei ehkä olekaan samoja taustatietoja ja suuri osa viestistä ei saavutakaan maalia. Tilanteen tekee haastavaksi se, että kuulija ei aina ymmärrä kysyä lisää tai pyytää täsmennystä, koska hän ei pidä asiaa kokonaisuuden kannalta merkittävänä.

Usein ollaan tilanteessa, että esimerkiksi alihankkijalle kerrotaan vain työn teettäjän mielestä tarvittavat tiedot. Tällöin kokonaiskuva alkaa hahmottua vasta tuotetta tehdessä ja virheitä korjatessa. Alihankkija ei ole pystynyt käyttämään ammattitaitoaan täysitehoisesti, koska lähtötiedot ovat olleet puutteelliset eikä toteutusta ole ajateltu riittävästi suunnitteluvaiheessa. Tällöin ei saavuteta parasta mahdollista lopputulosta tai sen saavuttamiseen kuluu enemmän aikaa kuin avoimemmalla lähestymistavalla. Vastaavanlaiseen tilanteeseen voidaan ajautua myös yrityksen sisällä.

Ainoa tie globaaliin kokonaisuuden hallintaan on se, että kaikilla osapuolilla on yhtenäinen ymmärrys tavoitetilasta ja selkeä käsitys siitä, mitä hänen toimintansa vaikuttaa kokonaisuuteen. Jokaisella pitää olla mahdollisuus vaikuttaa siihen, että hänen tiedossaan olevat näkökohdat tulee otetuksi huomioon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tavoitetila on, että päätökset tehdään objektiivisten, merkittävien tosiasioiden perusteella.

Oppikaamme toisiltamme avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2011

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2011, Tiedonhallinta, Kommunikaatio