Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Yrityksen tietopääoma huomion kohteena

Perjantai 28.12.2018 - Minna Innala

CCY-VK2018-4-pj-ECM-15.pngOlen mielenkiinnolla seurannut keskustelua digitalisaatiosta ja tiedon hyödyntämisen tärkeydestä. Tieto, informaatio ja data ovatkin nousseet suureen arvoon ja useissa yhteyksissä maalataan näiden pohjalta tulevia uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Silti en malta olla ihmettelemättä, miksi yrityksissä ei oikeasti tietopääomaa arvosteta niin korkealle, että sitä johdettaisiin muiden strategisten osa-alueiden tavoin. Yrityksestä löytyy kyllä esimerkiksi talousjohtaja, tuotantojohtaja, henkilöstöjohtaja tai tietohallintojohtaja, mutta tiedonhallintajohtaja loistaa poissaolollaan!

Tarkoitan henkilöä, joka vastaisi konsernitasoisesti yrityksen tietopääomasta sekä sisältö että hallintomielessä.

Nykykäytännöillä kiinnitetään kyllä huomiota esimerkiksi järjestelmäarkkitehtuuriin ja tietoturva-asioihin, mutta käyttäjätarvelähtöinen data-arkkitehtuuri ja informaatiovirtojen optimointi jää liian usein ottamatta huomioon. Nykytavoilla liiketoimintayksiköissä tai jopa osastokohtaisesti otetaan usein samaan tarkoitukseen eri tiedonhallintajärjestelmiä käyttöön, koska ylimmässä johdossa ei tunnisteta päällekkäisyyksiä. Tämä ei voi olla pitemmän päälle järkevää. Siilokehittämisellä tulee vain lisäkuluja ja informaation pirstaloituminen useampaan tietojärjestelmään, ilman yhtenäistä ydintiedonhallinnan strategiaa. Tämä on omiaan vaikeuttamaan toimintaa entisestään.

Tehdään siis näennäiskehitystä. Useampi tiedonhallintaan liittyvä kehittämishanke ja pari digitalisaatiosuunnitelmaa meneillään, mutta näiden liittyminen toisiinsa jää huomaamatta. Käyttäjät näkevät, mutta saavat harvoin äänensä kuuluviin.

Enterprice Content Management -johtaja koordinoisi koko konsernin näkökulmasta yli liiketoimintarajojen tarvelähtöistä tietojärjestelmien kehitystä. Hän kykenisi kelaamaan eri osapuolten tarpeet toteutuskelpoiseksi strategiaksi. Koska monien yritysten tietopääoman kulmakiviä ovat toimialasta riippuen tuote- tai laitostiedot, myös teknisten datojen hallintaan liittyvät järjestelmät ja toimintatavat kuuluisivat luontevasti hänen tontilleen. Tehtävän tekee haastavaksi se, että ei enää puhutakaan yhden alueen osaajasta, vaan esimerkiksi pelkästään konfiguraationhallinnan luotsaamiseksi oikeaan suuntaan tarvitaan syvällistä ymmärrystä liiketoiminnan tarpeista, tiedonhallinnan käytännöistä ja tietojärjestelmistä. Kokonaisuudesta tulee eheämpi, kun samassa yhteydessä kehitetään ohjelmistoja, joilla informaatiota tuotetaan.

Nykyisin korostetaan paljon yhdessä tekemistä ja verkostojen hyödyntämistä. Asiantuntemusta luulisi löytyvän paljon myös yrityksen sisältä. Enemmänkin kyse on osaamisen koordinoinnista ja asiantuntijoiden organisoinnista oikeisiin kohteisiin. Tällaisen innostavan porukalla tehtävän kehityksen, jossa haetaan ratkaisuja tunnistettuihin juurisyihin, soisi ulottuvan myös datojenhallintaan.

Näin mahdollistetaan:
- yrityksen toiminta ajantasaisen ja helposti hyödynnettävän tiedon pohjalta
- kaikille osapuolille yhtenäinen kokonaiskuva
- helposti hallittavat liiketoimintaprosessit
- tarkoituksen mukainen toiminnan kehittäminen,
jolloin:
- virheet vähenevät
- riskit pienenevät ja
- toiminta on kustannustehokasta.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, tietopääoma, ydintiedonhallinta, master data management, MDM, tuotetiedonhallinta, tiedonhallinta, strategia, liiketoiminnan kehittäminen, Lean

Master Data Management -strategia

Sunnuntai 7.10.2018 - Minna Innala

woman_computer_file_share_1600_clr_7854_20.png

Törmäsin ensimmäisen kerran termiin Master Data Management jo 1990-luvulla, kun Modultekissa mietimme, miten tuotetiedot käyttäytyvät tilanteessa, jossa samaa tietoa on useammassa eri järjestelmässä. Yritysmaailmassa samainen pohdinta konkretisoitui, kun Patria toimitti Airbusille tuotepiirustuksi ja malleja, niin master siirtyi siinä yhteydessä Airbusille, vaikka Patria jatkoi tuotekehitystä. Oli siis luotava aukoton järjestelmä muutostenhallinnalle, jossa tiedetään kuka päivittää, mitä päivitetään ja miten varmistetaan, että kaikilla on viimeisin versio käytettävissään.

Suunnittelutiedon osalta ydintiedonhallinnalla, kuten Master Data Management:ia suomeksi kutsutaan, on jo pitkä historia ja vakiintuneita toimintatapoja, mutta koko yrityksen tiedonhallintastrategiaa luotaessa ajatusmalli näyttää hämärtyvän. Itselleni ydintiedot ja niiden loogiset tallennuspaikat luovat rungon koko yrityksen tiedonhallintastrategialle. Tavoitteena on optimoida ja yksinkertaistaa tietovirtoja, jolloin kaikkien osapuolten työnteko sujuvoituu, ylimääräinen sähläys vähenee ja kaikki pystyvät keskittymään olennaiseen tekemiseen.

Johtoajatuksena strategiaa luotessa on analysoida, missä ja miten kyseessä oleva tieto alun perin syntyy, ketkä sitä tarvitsevat ja millä tietojärjestelmällä sitä hallitaan. Näin löytyy looginen natiividatan tallennuspaikka ja yhteydet niihin ohjelmistoihin, joilla dataa muokataan, esimerkiksi CAD-järjestelmiin. Tässä yhteydessä on huomattava, että natiivi ei välttämättä ole master, sillä joissain tapauksessa viimeisimmät merkinnät saattavat löytyä ensin vaikka pdf:sitä, kunnes natiividata ehditään päivittää.

Kattavaa tiedonhallintastrategiaa määriteltäessä tuleekin ensisijaisesti lähteä liikkeelle datan hyödynnettävyydestä. Kun vaakakupissa on koko yrityksen toiminnan kehittäminen, ei voida lähteä liikkeelle yksittäisen toiminnon tai tietojärjestelmän näkökulmasta, koska tällöin ajaudutaan helposti tilanteeseen, jossa yhtä toimintoa optimoimalla vaikeutetaan muiden organisaation osien toimintaa. Pahimmassa tapauksessa tukitoiminnan kehittäminen hankaloittaa ydinbisneksen sujuvuutta, eikä näin ollen saavuteta optimaalista hyötyä. Aivan liian usein esimerkiksi uusia tietojärjestelmiä hankittaessa jätetään joidenkin osastojen tarpeet pois vaatimusmäärittelyistä, mutta heti hankinnan jälkeen sitä yritetään ottaa käyttöön paljon aiottua laajemmin. Sen lisäksi, että järjestelmiä ei tällä tavoin saada optimaalisesti hyödynnettyä aiheutetaan henkilöstölle turhautumista, joka heijastuu suoraan työilmapiirin ja siten tuottavuuteen.

Teoriassa ydintiedonhallintastrategian luomisen ja kaikkien osapuolten tarpeiden huomioon ottamisen pitäisi olla helppoa - tai ainakin helposti toteutettavissa, kunnes kuvaan astuvat ihmiset. Jotenkin meille tuntuu olevan luontaista korostaa oman alueen ja organisaation osan tärkeyttä ja jättää ottamatta muiden tarpeet huomioon. Tuskin tätä kukaan tekee ilkeyttään tai tahallisesti vaikeuttaakseen yrityksen toimintaa, mutta kollegan töiden ja tarpeiden tunnistaminen tuntuu olevan erityisen haastavaa. Syitä on varmasti monia, mutta yksi asia lienee kommunikaation puute tai se ettei ole yhteistä kieltä, vaikka kaikki suomea puhuisivatkin. Myös eri osa-alueidenn erikeen kehittäminen vaikeuttaa nykytilan kuvausta, sillä kollegan saattaa muistella, miten hommat tehtiin 10 vuotta sitten, kun hän itse oli kyseisissä tehtävissä.

Ydintiedonhallinnasta puhutaan paljon, mutta silti valitettavan harvoin sen hallinnan strategia mielletään keskeiseksi elementiksi yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Sitä se kuitenkin on. Parhaaseen lopputulokseen päästään kehittämällä toimintoja systemaattisesti ja avoimesti yhdessä – jatkuvan parantamisen keinoin.

Millainen Master Data Management -strategia teillä on?

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, ydintiedonhallinta, master data management, MDM, tuotetiedonhallinta, tiedonhallinta, strategia, liiketoiminnan kehittäminen, Lean

Helppokäyttöisyyden paradoksi

Maanantai 30.7.2018 - Minna Innala

Avustin viikonloppuna DORO-senioripuhelimen käyttöönottoa eräälle ystävälleni, kun totesin tämän helppokäyttöiseksi mainostetun laitteen toimivan varsin epäloogisesti. Tietojen syöttö sisään oli erittäin vaivalloista eivätkä toiminnot auenneet erityisen helposti. Minulle tuli sellainen vaikutelma, että diginatiivi nörtti on toteuttanut oman visionsa siitä, miten seniori haluaa käyttää puhelintaan. Myyjä oli vaikuttunut laitteen ominaisuuksista – kuten minäkin vielä kaupassa, mutta todellinen käyttökokemus jäi vaisuksi.

Aloin miettiä, miksi tällaista tehdään vielä nykyaikana. Neljäs teollinen vallankumous on hyvää vauhtia käynnissä, mutta tietokoneohjelmistot ja tekniset laitteet eivät edelleenkään mukaile käyttäjien tarpeita ja toimintalogiikkaa, vaan käyttäjät joutuvat opettelemaan näille tyypilliset toimintatavat. Osa varmasti selittyy historialla ja vanhempien ohjelmistojen rajoittuneisuudella, mutta uusissa ohjelmissakin on edelleen käsittämättömiä kankeuksia. Ainakaan itse en ole vielä törmännyt loogisesti toimivaan ja helppokäyttöiseen sovellukseen, joka aidosti tukee käyttäjän toimintaa ja tarjoaa hänelle tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa.

Tilanne tulee entistä haastavammaksi, kun tarkastellaan koko yrityksen tietojen tarkoituksenmukaista hallintaa ja eri käyttäjien tarpeita tietojen hyödyntämiseen. Harvassa ovat ne yritykset, joissa on asiantuntijoiden luotsaamana tehty kokonaisvaltainen tietojenhallintastrategia. Tätä tukemaan on mietitty käyttäjälähtöisesti optimaaliset tietovirrat ja datojen hallintapaikat tukemaan tiedon tuottamista ja jakamista eri puolille organisaatiota. Trendinä tuntuu edelleenkin olevan osastokohtainen kehittäminen, jossa haetaan ratkaisuja vain tiettyyn, rajattuun osa-alueeseen. Tällaisessa siilokehittämisessä ymmärrys kollegoiden tekemisestä ja tiedontarpeesta hämärtyy, jolloin ajaudutaan helposti päällekkäisen tiedon käsittelyyn ja erilaisten omien seurantataulukoiden ylläpitoon. Näin ei toteudu visio tietopääoman tehokkaasta hallinnasta ja tosiaikaisesta tiedolla johtamisesta.

Nykyaikana pitäisikin kiinnittää entistä enemmän huomiota siihen, miten yrityksen tietoihin saadaan suoraan näkymä. Raportoinnin sijasta päästään seuraamaan reaaliaikaisesti ja visuaalisesti helposti hahmotettavaa dataa. Näin kaikki osapuolet voivat itse katsoa helposti järjestelmästä esimerkiksi, mitkä ovat sallitut tuotevariaatiot, miten tuotanto toimii tai projekti etenee. Samalla voidaan ehkäistä tiedonhallinnasta johtuvien virheiden määrää ja käyttää tietojärjestelmiä tehokkaammin, kun useamman henkilön tarpeet voidaan ottaa huomioon kokonaisvaltaisesti. Yhteisen datan hyödyntäminen on omiaan lisäämään myös muuta kommunikaatiota, jolloin yhdessä kehittämisen kulttuuri voimistuu.

Se, millainen on kullekin yritykselle tai verkostolle tarkoituksenmukainen tiedonhallintakokonaisuus riippuu paljolti hallittavasta datasta ja osapuolista. Toimiala vaikuttaa myös paljon valittuihin ohjelmistoihin ja sovelluksiin. Tiedon kokonaisvaltaista hyödyntämistä kun useimmiten estää se, että sitä ei ole tallennettu sellaisiin järjestelmiin tai siinä muodossa, että kaikki tarvitsijat pääsisivät siihen joustavasti käsiksi. Näin ollen yhteisen tarvekartoituksen merkitystä ei pidä vähätellä.

Nykyaikaiset tuotetiedon-, laitostiedonhallintaan tai rakennuksen tietomallinnukseen tarkoitetut ohjelmistot tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet kohteen tietojen visuaaliseen hallintaan. Malleihin pystytään liittämään runsaasti tarpeellista tietoa, joka auttaa keskusteluissa ja yhteisen ymmärryksen muodostumisessa. Edut ovat kiistattomat ja onkin vaikea kuvitella isoa allianssimallilla toteutettavaa hanketta, jossa ei hyödynnettäisi täysimääräisesti nykyaikaisia tiedonhallinta- ja mallinnusratkaisuja.

Demoissa messuilla kaikki toimii moitteettomasti. Virtuaaliympäristössä voidaan asioita havainnollistaa sopivasti ja kaikki näyttää helpolta. Mutta tapahtuvatko asiat kuitenkaan näin joustavasti todellisuudessa? Uskallan väittää, että edelleenkin on haasteita eri tietojärjestelmissä olevien datojen muokkaamisessa hyödynnettävään muotoon.

Kehitys ottaa aikaa, mutta suunta on oikea!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, käytettävyys, helppokäyttöisyys, tiedonhallinta, data, kehittäminen, kommunikaatio

Yksinkertaistamisen tärkeys

Keskiviikko 1.11.2017 - Minna Innala

Kollega muistutti KISS-periaatteesta, kun kerroin miettiväni käyttäjälähtöisiä tiedonhallinnan ratkaisuja yrityksen tarpeisiin. Lausahdus sai muistot kiirimään menneisyyteen, jossa työtovereitteni kanssa halusimme taltuttaa täysin villiksi riistäytyneet muutosprosessit. Jokainen toimi omalla tavallaan.

Vaikuttavuutta ei arvioitu. Päätösperusteita ja toteutuspäätöksiä ei kirjattu ylös. Eikä teknistä toteutustakaan perusteltu ja kirjattu siten, että myöhemmin pystyisi jäljittämään mitä ja miksi on muutettu. Muutospyyntöjä tuli suoraan suunnittelijalle käytäväkeskusteluissa tai sähköpostiin. Joskus tarve tuli esiin palaverimuistiossa. Harvemmin tehtiin virallinen muutospyyntö.

Muutosten etenemisen seuranta oli tapauskohtaista ja jokainen toimi parhaaksi katsomallaan tavalla. Muutostarpeet ja jo suunnittelussa olevien muutosten kokonaistilanne ei ollut kenenkään hallinnassa. 

Systemaattisella muutoshallinnalla oli siis sosiaalinen tilaus.

Muutosten kirjo oli moninainen. Meneillään oli eri osapuolten aloitteesta tehtäviä tuotemuutoksia, jolloin uudet tekniset ratkaisut piti suunnitella, analysoida ja viedä tuotantoon. Näiden myötä myös valmistuksessa tapahtui muutoksia. Toisaalta valmistusmenetelmiä kehitettiin ilman tuotemuutoksia. Yksi kuormittavimmista muutosten käsittelyn kannalta olivat asiakkaalta tulleet vaatimusmuutokset. Eli velvoittavista dokumenteista tuli uusia versioita ja ne piti katselmoida nopealla aikataululla, jotta osattiin reagoida valmistamiimme tuoteisiin vaikuttaviin asioihin riittävän aikaisin. Myös toiminnan kehitys loi muutoksia toimintatapoihin. Vain joitain mainitakseni.

Alussa organisaation oli vaikea mieltää, että eri tyyppisiä muutoksia voidaan hallita yhtenäisesti ja toimia samojen periaatteiden mukaisesti. En kuitenkaan tarkoita sitä, että muutosten sisältö, dokumentaatio tai toteuttamiseen käytettävät työkalut olisivat kaikissa samoja. Myös muutosryhmien kokoonpano vaihtelee käsiteltävän asian mukaan. Riittävän yksinkertainen geneerinen muutosprosessi voidaan kuvata hakemalla eri muutostapauksista yhtenäiset piirteet ja pidetään mielessä muutosten toteuttajien tarpeet.

Toimintaa sujuvoittaa merkittävästi se, että muutokset hallitaan – muutospyynnöstä sulkemiseen asti ­– yhdessä tietojärjestelmässä. Täällä kohdistetaan muutokset vaikuttavuuden mukaan. Muutokseen liittyvä informaatio lisääntyy asian edetessä. Datat tuleekin niputtaa yhteen, jotta muuttuneet asiat pystytään jäljittämään helposti vuosienkin takaa. Ajantasaisesta muutospoolista on hyvä tehdä vaikuttavuusarvioita ja toteuttamispäätöksiä kokonaisuus huomioon ottaen. Sen kautta kaikilla osapuolilla on yhtenäinen kuva meneillään olevista ja tulevista muutoksista.

Tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen toiminnan esteenä on valitettavan usein yritykseen pesiytynyt monimutkaisuus. Esimerkiksi yksi keskeinen asia voi liittyä muutostunnisteen muodostamiseen. Jos muutosten hallinta on pirstaloitunut eri järjestelmiin, samalle muutokselle generoidaan usein uusi tunniste. Näin voi tapahtua esimerkiksi, kun muutospyyntö muuttuu muutosmääräykseksi, ennakoivan kunnossapidon listoilla oleva työ päätetään ottaa työnalle tai muutosta hallitaan myös projektina.

Toisinaan tunnisteeseen on haluttu lisätä mukaan älykkyyttä, joka ilmaisee muutoksen tyypin, projektin koon, tekniikka-alueen tai muuta sellaista. Älykkäässä tunnisteessa on sellainen hankaluus, että se ei tue muutoksen joustavaa elämänkaarta, koska harvemmin avausvaiheessa voidaan tietää, millainen tai kuinka laaja muutos on kyseessä. Älykäs tunniste myös rämettyy helposti vuosien saatossa. Kohta kukaan ei muista mitä mikäkin asia tunnisteessa tarkoittaa. Tunniste voi olla tyhmä, koska järjestelmä kyllä pitää tiedot hallinnassa.

Tunnisteen avulla informaatio pitää voida tunnistaa ja jäljittää yksiselitteisesti kaikissa olosuhteissa. Näin ollen sitä voidaan verrata ihmisen aina samana pysyvään sosiaaliturvatunnukseen. Yksilöllisen tunnisteen muuttaminen aiheuttaa aina ylimääräistä työtä, vaarantaa jäljitettävyyden ja altistaa virheille. Tämän vuoksi tiedonhallinnan kulmakiviä ovat yksilöllinen, läpi prosessin säilyvä, tunniste ja versionhallinta. 

Yrityksessä pitää tiedostaa ydinliiketoimintaan kuuluvat tehtävät. Muiden organisaation osien tulee luoda edellytykset sujuvalle tekemiselle käyttäjälähtöisesti.  Toiminnan kehittämisen tarkoituksena on purkaa vuosien saatossa pesiytynyttä monimutkaisuutta – ei lisätä sitä. Keep it simple, stupid!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, muutostenhallinta, muutoshallinta, tiedonhallinta, kehittäminen, toimintatavat, tietojärjestelmät

Tietojärjestelmät hallintaan

Perjantai 30.6.2017 - Minna Innala

CCY_VK2017_2_pj_tietojarjestelmat_blogiin.jpg

Monessa suuressa yrityksessä on tietotekniikan yleistymisestä lähtien rakennettu itse ja tilattu ohjelmistotoimittajilta erilaisia tietojärjestelmiä aina kulloisenkin tarpeen mukaan. Itse ohjelmoidut sovellukset ovatkin olleet välttämättömiä, koska kaupallisia sellaisenaan yritysten tarpeet täyttäviä ratkaisuja ei ole ollut saatavilla – ainakaan järkevään hintaan. Myös kaupalliseen ratkaisuun päädyttäessä omien räätälöintien ja lisäominaisuuksien teko on ollut enemmän sääntö kuin poikkeus.

Vaikka tällainen oman IT-osaston tekemien ratkaisujen saaminen täsmätoimituksena tuntuu erittäin käyttäjäystävälliseltä palvelulta ja tähtää toiminnan jatkuvaan parantamiseen, siihen liittyy joitakin ajan kuluessa kumuloituvia epäkohtia. Ensinnäkin sovellusten määrittelyt ja toteutuksen dokumentointi saattavat jäädä vaillinaiseksi, jolloin ohjelmiston ylläpito ja jatkokehitys hankaloituvat. Varsinkin tilanteissa, joissa tekijä siirtyy toisiin tehtäviin tai tekniikat vanhenevat.

Toinen haaste liittyy erillisten pikkuratkaisujen toteuttamiseen. Jos strategia puuttuu, ei tulla ajatelleeksi, että samantyyppistä ratkaisua voitaisiin hyödyntää laajemminkin. Tai sitten tarve tunnistetaan ja erillisiä palasia aletaan levittää satunnaisesti. Esimerkiksi yrityksessä saattaa olla useita erillisiä tietokantoja ja eri tekniikoilla toteutettuja ratkaisuja dokumenttien hallintaan, vaikka dokumentit liittyvät läheisesti toisiinsa ja niitä käytetään eri puolilla organisaatiota. Tämän vuoksi on hyvä luoda strategiaa myös kokonaisuuden kannalta.

Kolmas haaste liittyy ohjelmistohankintoihin. Esimerkiksi alun perin on hankittu tuotetiedonhallintajärjestelmä, jossa on tyypillisesti mukana myös dokumenttienhallintaominaisuudet. Tämä on kuitenkin mielletty suppeasti vain suunnittelutiedonhallintaan käytettäväksi, jolloin muut dokumentit hallitaan erillisellä dokumenttienhallintaohjelmistolla. Näiden lisäksi yrityksessä saattaa olla toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on myös dokumenttienhallintaominaisuuksia.

Tilanteeseen, jossa yrityksessä on päällekkäisiä kaupallisia sovelluksia, ajaudutaan nykyisin myös siksi, että ohjelmistotalot ovat laajentaneet alkuperäistä tuoterepertuaariaan uusilla moduuleilla. Näin ollen yrityksessä on jo aiemmin otettu käyttöön kilpailevia tuotteita. Tällöin usein pääkäyttäjät pyrkivät aktiivisesti laajentamaan juuri itselle tutuimpien sovellusten käyttöä. Toisaalta tarjonnan runsaus on vain positiivista, koska silloin eri toimintojen asiantuntijoista koostuva foorumi pystyy hyvän johtamisen tukemana valitsemaan kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmat ratkaisut.

Jossain vaiheessa vääjäämättä tietojärjestelmien kirjo kasvaa hallitsemattomaksi rakennelmaksi. Pahimmassa tapauksessa tiedonhallinta siiloutuu pahasti, jolloin informaatiovirtojen liikkumiseksi on tehtävä yhä useampia uusia integraatioita. Saavutetaan kulminaatiopiste, jossa on kokonaiskehityksen kannalta järkevämpää korvata useita – elinkaarensa päässä olevia, päivitystä vaativia tai itse tehtyjä – sovelluksia nykyaikaisella kaupallisella ratkaisulla. Parhaassa tapauksessa saadaan tietovirtoja selkeytettyä kerralla. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa erilliset dokumenttienhallintaratkaisut korvataan yhdellä, koko konsernin kattavalla järjestelmällä.

Kun tietojärjestelmäkokonaisuutta lähdetään perkaamaan, on syytä analysoida olemassa olevaa ympäristöä puhtaalta pöydältä ja tehdä kattavat kartoitukset kaikkien käyttäjien sekä nykyisten että tulevien tarpeiden kannalta. Tulee kiinnittää huomiota olemassa olevien järjestelmien yhteensopivuuteen ja elinkaareen. Miten informaatiovirrat liikkuvat? Saavatko kaikki tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa? Paljonko kuluu aikaa eri tietojen yhdistämiseen ja esimerkiksi raporttien laatimiseen?

Lisäksi on huomattava, että uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina myös toimintatapojen uudistamisen. Vanhojen tapojen siirto sellaisinaan uuteen järjestelmään hukkaa toiminnan optimaalisen tehostamismahdollisuuden. Ajatellaanpa esimerkiksi 500 toimihenkilön yritystä, jossa tiedostojen nimeämiskäytännöt ovat kirjavat. Tällöin dokumentti pitää avata ennen kuin voi varmistua, sen sisällöstä. Näin siitäkin huolimatta, että metatiedot ovat kunnossa. Jos oletetaan, että henkilöltä kuluu keskimäärin 10 minuuttia päivässä dokumenttien etsimiseen ja avaamiseen varmistusmielessä, se tarkoittaa yhteensä yli 80 tuntia päivässä, joka voitaisiin käyttää hyödyllisemmin. Tällainen tilanne voidaan helposti estää noudattamalla käytäntöä, jossa dokumentin yksilöllinen tunniste ja muutostaso näkyvät aina: tietokannan metatiedoissa, dokumentin jokaisella sivulla ja tiedoston nimessä – toivottavasti järjestelmien tukemana. Tällöin kaikki osapuolet näkevät aukottomasti ja avaamatta mistä dokumentista on kyse, vaikka se olisi kopioitu omalle kovalevylle tai lähetetty ulkopuoliselle taholle.

Pitää siis aidosti tunnistaa, epäkohdat, joihin haetaan parannusta. Paras lopputulos saavutetaan, kun kehitetään sekä toimintatapoja että tietojärjestelmiä. On tärkeää, että pystytään kartoittamaan objektiivisesti eri käyttäjäryhmien tarpeet ja näiden väliset yhteydet. Kun tavoitetila on kirkkaana mielessä, on aika ottaa olemassa olevista tietojärjestelmistä kaikki hyöty irti ja tutustua ohjelmistotarjontaan – avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, tiedonhallinta, tietojärjestelmät

Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun

Sunnuntai 31.7.2016 - Minna Innala

CCY_VK2016_2_pj_blogiin.png

Ajattelin suunnittelutyön automatisointimahdollisuuksia, ihanteellisesti toimivia järjestelmiä, joiden avulla tuotteiden elinkaaret pysyvät helposti hallinnassa aina vaatimusmäärittelyistä käytöstä poistoon asti. Työjonot huolehtivat siitä, että jokainen keskittyy määriteltyjen prosessien mukaiseen ydintekemiseensä. Tarvittavat tiedot tehtävien suorittamiseen, esimerkiksi uuden tuotteen suunnitteluun, löytyvät vaivatta erilaisista kirjastoista. Ja aiemmat mallit ovat helposti hyödynnettävissä. Suunnittelujärjestelmä ehdottaa sopivia ja hyväksi koettuja ratkaisuja – saattaapa oppivana järjestelmänä tehdä päätöksiä itsenäisestikin.

”Loistavaa”, ajattelin: ”järjestelmät vapauttavat meidät rutiinitehtävistä, jolloin voimme keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin.” Tässä vaiheessa satuin vilkaisemaan sosiaalisen median uutisvirtaa ja huomasin ystäväni kirjoittaman blogin: ”Sama yhä uudestaan”. Blogi alkaa seuraavasti: ”Suomalaiset ovat hyviä saman toistossa. Tehdään pikku viilauksia ja parannuksia olemassa olevaan, mutta ei oikein osata ajatella ja tehdä toisin rajujen muutosten ja hajaannuksenkaan keskellä.” Blogi käsittelee organisaatioiden uudistumiskykyä – kykyä tehdä asioita luovasti, fiksummin ja jatkuvasti parantaen. Miten jatkuva parantaminen saadaan rakennettua sisään toimintaprosesseihimme ja järjestelmiin, jotka ohjaavat työmme tekemistä ennalta määritetyillä tavoilla?

Kun työjonoon ilmestyy tehtävä, esimerkiksi muutospyyntö, se käynnistää prosessien mukaisen toiminnan, jonka etenemistä seurataan järjestelmään kirjattujen tuotosten perusteella. Käsittelyn edetessä generoituu yhä useampia tehtäviä eri osapuolille. Näistä sitten muodostuu kokonaisuus tuotteen muuttamiseksi halutunlaiseksi määrätyssä aikataulussa, hyväksytyin kustannuksin. Tällaisessa paineisessa tekemisessä on suuri houkutus etsiä aiemmin toteutettuja ratkaisuja, jolloin on kokemusta valitun ratkaisun toimivuudesta. Myös mallinnus sujuu nopeammin edellisiä suunnitelmia korjatessa. Tämä tietenkin sillä edellytyksellä, että aiemmat mallit ovat niin hyvin tehtyjä, että niistä ei generoidu virheitä uusiin malleihin. Näin saadaan työ nopeasti tehtyä, mutta saatu ratkaisu ei välttämättä ole kehityksen kärjessä. Organisaatio on taantunut tekemään ”samaa yhä uudestaan”.

Riippuu paljon yrityksen toiminnasta ja tuotteista, onko tuotesuunnittelu enemmän pienten korjausten tekoa olemassa oleviin tuotteisiin kuin aivan uusien ratkaisujen miettimistä. Jos yrityksellä on omat tuotteet ja markkinat vetävät, niin maltilliset muutokset olemassa oleviin tuotteisiin lienevät paikallaan. Tällainen toiminta pelkästään ei kannata pitemmän päälle. Muuttuvien markkinoiden ja tekniikan kehittymisen myötä katseen pitää olla tulevassa ja on syytä miettiä myös aivan uusia, seuraavan polven sovelluksia ja ratkaisuja nykyisten tuotteiden rinnalle. Tällöin on syytä ottaa koko firman potentiaali käyttöön ja kääntää aivonsa ”uuden ideointi ja suunnittelu” -moodiin.

Tilanteesta riippuen uusien tuotteiden innovointi ja liiketoiminnan kehitys voidaan erottaa päivittäisestä tekemisestä. Isommissa yrityksissä näitä toteuttamassa on erikseen nimetyt henkilöt, jotka työskentelevät joko pysyvissä tai projektiorganisaatioissa. Myös konsulttien käyttö on sallittua. Erillisenä tehtävässä kehityksessä on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että myös kehitystiimien ulkopuolisten henkilöiden ideat otetaan mukaan. Näin on helpompi jalkauttaa uudet toimintatavat tekniikat koko henkilöstön käyttöön.

Yrityskulttuuri pitää saada tukemaan spontaania jatkuvaa parantamista, olipa kyseessä sitten toimintatavat tai tuotekehitys. Tämä mahdollistaa ideoiden esiintuomisen koko yrityksessä – olipa kyse sitten pienemmästä tai suuremmasta asiasta. Liiketoimintaprosessien ja järjestelmien yhtäaikainen kehittäminen mahdollistaa parhaiten kulloiseenkin yritykseen sopivien käytäntöjen ja ohjelmistojen yhdistämisen. On tärkeää, että jatkuva parantaminen on hyvin organisoitua ja toteutettuja ratkaisuja saadaan aikaan, jolloin kaikki näkevät käytäntöjen helpottumisen ja työn paremman sujumisen omakohtaisesti. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, millaisella kombinaatiolla saisimme aikaan järjestelmän, joka varmistaa laadukkaan toiminnan – innovointia latistamatta.

Lähtökohtaisesti järjestelmien tulee pitää yrityksen tiedot hallinnassa ja varmistaa, että kaikki toimivat määriteltyjen prosessien mukaisesti. Järjestelmien tulee olla helppokäyttöisiä ja kaikkien osapuolten tulee itse nähdä niiden käytön hyödyt. Ihannetapauksessa järjestelmät toimivat niin hyvin yhteen, ettei käyttäjä edes huomaa, mitä järjestelmää milloinkin käyttää. Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun – ajan hyödyntäminen on henkilöstä itsestään ja vallitsevasta yrityskulttuurista kiinni.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2016

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, tiedonhallinta, luovuus, järjestelmät

Tuotetieto vs. liiketoimintatieto

Maanantai 16.3.2015 - Minna Innala

CCY_VK2015_1_pj_blogiin.jpg

Olen viimeaikoina hämmästyneenä huomannut, miten eri tavalla ymmärrämme tiedon ja jäsennämme informaationhallinnan kenttää. Yksilöt ovat muodostaneet aiheesta taustaansa ja käyttämäänsä tietoon perustuvan mielikuvansa.

Jokaisella menestyvällä yrityksellä on markkinavetoiset tuotteensa, jotka voivat olla perinteisiä koneita tai laitteita, ohjelmistoja, palveluja tai edellisten kombinaatioita. Yrityksissä ollaan heräämässä ydintiedonhallinnan (MDM, Master Data Management) tarpeellisuuteen, mutta tässä yhteydessä ulkopuolelle jätetään usein tuotteen elinkaarenhallinta (PLM, Product Lifecycle Management).

Kun tuote ajatellaan laajasti, niin ilman tuotetta ei ole liiketoimintaa. Näin ollen tuotteiden suunnitteluun, valmistukseen, ohjelmointiin, palveluihin, myyntiin, ostoon ja resursseihin liittyvät oleellisena osana tuotetiedot. Tuotteita kehitetään markkinoiden ja asiakkaiden vaatimusten mukaisesti – tulevaisuudessa yhä enemmän asiakkaat ovat prosessissa mukana, jolloin tarvittavien tietojen laatu ja helppo saatavuus korostuvat entisestään.

Useissa yrityksissä laatu ja jäljitettävyys ovat osa liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Liikkeenjohtoa kiinnostaa myös mitä suunnittelussa ja tuotannossa tapahtuu. Vastaavat lainalaisuudet toteutuvat ohjelmistotuotannossa tai palveluissa. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta mittaristot tulee valita siten, että ne tukevat yrityksen strategiaa ja niiden avulla voidaan luontevasti tehdä jatkuvaa parantamista reaaliaikaiseen, oikeaan tietoon pohjautuen (BI, Business Intelligence).

Liiketoiminnan kannalta pitää löytää mahdollisimman tehokkaat informaationhallintatavat helpottamaan kaikkien osapuolten tekemistä ja takaamaan globaalia  tiedon hyödyntämistä. Koko yrityksen tietojen rationalisointi vaatii selkeän kuvan yrityksen toiminnasta, kriitisistä tiedoista ja niiden riippuvuussuhteista. Tehtävä vaatii kaikilta osapuolilta avointa kommunikointia, soveltamiskykyä yli liiketoimintarajojen ja ennakkoluulotonta lähestymistapaa.

Minna Innala CAD/CAM-yhdistys puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Tuote, tieto ja strategia

Lauantai 4.10.2014 - Minna Innala

Olen viimepäivinä pohtinut, miten tärkeässä roolissa tuotteen elinkaarenhallinta on yrityksen strategiassa. Tehdäänkö liiketoimintastrategian yhteydessä myös tiedonhallintastrategia? Tukeeko tiedonhallintasuunnitelma yrityksen strategiaa? Vai onko nämä asiat jätetty kokonaan strategisen suunnittelun ulkopuolelle?

Perinteisesti tuotteen elinkaarenhallinta liitetään tuotesuunnitteluun, mutta todellisuudessaon kyse on paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samoja tietoja tulee pystyä hyödyntämään sidosryhmän näkökulmasta. Esimerkiksi suunnittelijan laatiman CAD-mallin pohjalta tehdään valmistussuunnittelua, ostetaan materiaaleja tai osia ja tehdään käyttöohjeita. On tärkeää, että eri toiminnoissa vältytään päällekkäiseltä työtä, jolloin tiedon tulee olla hyödynnettävissä käyttäjän tarvitsemassa muodossa.

Toisaalta suunnittelutieto on vain pieni osa koko informaatiota, joka tuotteeseen liittyy. Tuotteen elinkaarenaikainen tieto voidaankin nähdä suurena tietomassana, joka jäsentyy liittymäsuhteidensa kautta järkeväksi kokonaisuudeksi. Tarkemmin ajatellen tuotteen koko elinkaarenaikaista tietoa löytyy suurimmasta osasta yrityksen tietojärjestelmiä – täydennettynä paperidokumenteilla ja hiljaisella tiedolla. Oli tuote sitten fyysinen tuote, ohjelmisto, palvelu tai näiden yhdistelmä, sen elinkaaren aikaisia tietoja tulee hallita tarkoituksenmukaisesti. Eri toimialoilla periaatteet ovat samat, vain järjestelmät, menetelmät ja jäljitettävyysvaatimukset erovat.

Tarvittava tieto on sidoksissa tuotteen elinkaaren vaiheeseen. Aktiivisen projektin tietoja pitää pystyä seuraamaan reaaliajassa, ilman erityisiä ponnisteluja raporttien laatimiselle. Toteutettujen projektien tietoja pitää pystyä hyödyntämään uusia tarjouksia tehtäessa. Yrityksen strategian pitää perustua olemassa olevaan tilanteeseen ja markkinatilanteen vaatimuksiin. Nykyajan tekniikat mahdollistavat tosiaikaisella, oikealla, tiedolla johtamisen.

Lean-ajattelu pätee tiedonhallintaankin. Mitä suoraviivaisemmat tietovirrat ovat ja mitä tarkoitukseen sopivammassa muodossa ihmiset saavat tarvitsemansa tiedot, sitä enemmän energiaa vapautuu varsinaisten työtehtävien suorittamiseen. Jotta kone kävisi kitkattomasti, tulee koko henkilöstön motivaation olla kohdillaan. Kaikilla osapuolilla pitää olla selkeä kuva siitä, mikä vaikutus hänen syöttämällään tiedolla on kokonaisuuden kannalta. Kokonaiskuvan ymmärtäminen lisää oleellisesti tiedon oikeellisuutta. Toisaalta jokaisella on myös vastuu kertoa epäkohdista ja yhteistuumin parantaa olemassa olevia käytäntöjä koko organisaatiota ajatellen.

Itse näen, että ketterällä informaationhallinnalla voidaan lisätä kannattavuutta merkittävästi. ”Oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.”  Oikealla tahtotilalla, motivoituneella henkilöstöllä ja nykyaikaislla työkaluilla tämä on saavutettavissa. Se, mitä tarvitaan, on yhteinen päämäärä ja ”flow” sen saavuttamiseksi!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Semantiikkaa kaikki tyynni?

Sunnuntai 15.6.2014 - Minna Innala

Kevään kuluessa olen useaan kertaan törmännyt tiedonhallinnan hallitsemattomuuteen. Tuttujen tuotetietojen rinnalle on noussut massiivinen määrä ei niin strukturoitua tietoa, jonka liittymäsuhteita ei keräysvaiheessa pystytä tarkkaan hahmottamaan. Eikä kaikkia käyttömahdollisuuksia vielä osata edes aavistaa. Näiden hyödyntäminen on kuitenkin elinehto yrityksen kilpailukyvyn parantamiselle.

Hallintamielessä tuotetiedot ovat rajattu kokonaisuus, jonka riippuvuudet pystytään näkemään. Tuotteen elinkaarenhallintaan kuuluvat oleellisesti myös perinteisesti ERP:eissä ja CRM:issä hallittavat tiedot. Tätä tarkkaan määriteltyä ja strukturoitua kokonaisuutta yhdistävät loogiset lainalaisuudet. Markkinoilla on runsaasti käyttökelpoisia sovelluksia ja näitä yhdistelemällä yritys voi kootamieleisensä kokonais-PLM-ratkaisun integroimalla eri tietovarastoissa olevaa dataa. Myös kommunikaatio eri osapuolten välillä toimii vakiintuneiden termien ja henkilöiden samankaltaisten koulutustaustojen vuoksi kohtuullisesti.

Mitäpä tapahtuu, kun tähän kokonaisuuteen lisätään ”Big Data ” – tyyppistätietoa, esimerkiksi asiakaskokemuksia tai ideointivaiheen dataa. Tai vaikkapa tietoa työntekijän työoloista valmistushetkellä (vaikutusta laatuun?). Näin päästään ajatuksellisesti seuraavalle tasolle.

Strukturoidun ja vapaan tiedon yhdistämisen yksi vaikeus on yhteisen sanaston puute. Tai sanoja kyllä on, mutta jokainen ymmärtää niiden merkityksen omista lähtökohdistaan. Esimerkiksi ”tiedonhallinta” tarkoittaa yhdelle ”dokumenttien hallintaa”, toiselle ”suunnittelutiedonhallintaa” ja kolmannelle koko yrityksen ”informaationhallintaa”.

Semanttisten väärinymmärrysten karsiminen on ensimmäinen askel matkalla kokonaisvaltaista tiedonhallintaa. Tarkoituksena on saada aidosti keskusteluun mukaan kaikki tietoja tarvitsevat, jolloin pystytään karsimaan päällekkäisyyttä ja keräämään tarpeellisia tietoja. Myös tiedon jakamistavoista voidaan sopia mahdollisimman suurta joukkoa auttavilla tavoilla.

Vain tunnistettua tietoa voidaan hyödyntää, joten yrityksen johdon on tiedettävä, mitä tarvitaan ja johdettava tietoa yhtä tehokkaasti kuin resursseja ja rahavirtoja.

Tieto lisää tuskaa – ja rajähdysmäisesti lisääntyvä hallinnan tarve ajaa ihmisen epätoivoon?

Eipä sentään - ketterien menetelmien avulla määrittelyt tarkentuvat ymmärryksen lisääntyessä. Ohjaamalla kehityshankkeita määrätietoisesti oikeaan suuntaan, saamme yhdessä aikaiseksi konkreettisia ratkaisuja, jotka elävät ajassa.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Tietojen hallinnan tasapainolauta

Torstai 15.9.2011 - Minna Innala

”Haaveilen usein ideaalisesta tiedonhallintajärjestelmästä – tietotekniikka toimisi kuin ihmisen mieli. Ohjelmiston logiikka vastaisi omaani ja toiminnot tapahtuisivat helposti, ilman erityisponnisteluja. Tietojen tallentaminen järjestelmään olisi helppoa ja ohjelmisto auttaisi minua toimimaan oikein. Saisin kaikki haluamani tiedot ulos järjestelmistä siinä muodossa kuin niitä tarvitsen. Tietotekniikkaa ei käytännössä edes huomaisi vaan se tukisi toimiani täydellisesti.”

Kaukainen unelma vai mitä todella vaadittaisiin kehityksen ohjaamiseksi tähän suuntaa. Tekniikan sinällään en usko olevan este, mutta ideaalisen järjestelmän rakentaminen tulee kalliiksi. Toinen tekijä on se, että valittut ratkaisut eivät aina toimi siten, että paras hyöty saavutettaisiin.

Lisähaastetta tulee siitä, että yrityksessä työskentelevät ihmiset tarvitsevat hyvinkin erilaisia tietoja eri muodossa esitettynä. On olemassa paljon sovelluksia juuri ko. toimintoon, mutta niiden sovittaminen kokonaisuuteen on useimmiten haastavaa. Näin voidaan edetä useampaan suuntaan. Otamme käyttöön eri tarkoituksiin parhaan ratkaisun ja ajaudumme tilanteeseen, jossa pientä osaa hallitaan ko. tarkoitukseen tehdyllä ohjelmistolla. Tällöin sovelluksia tarvitaan lukuisia. Niiden keskinäinen kommunikointi ei aina toimi ja eri järjestelmissä olevien tietojen yhdistäminen on vaikeaa.

Toinen ääripää on se, että yritetään hallita kaikkea yhdellä järjestelmällä. Tällöin kyllä tiedot ovat yhdessä paikassa, mutta tällainen järjestelmä ei välttämättä täytä kaikkien osapuolten tarpeita. On siis löydettävä kompromissi – rajallinen määrä liiketoimintaa tukevia järjestelmiä. Käyttäjää auttavat erilaiset integraatiot ja haut, jolloin samaa tietoa ei tarvitse syöttää useaan kertaan eri järjestelmiin. Työskentely sujuvoituu, kun päällekkäinen työ vähenee.

Tietoteknisessä mielessä toimivan kokonaisuuden määrittely ja rakentaminen on monissa yrityksessä onnistunut. Myös tietojen siirto järjestelmistä toiseen on saatu toimimaan. Sitä paremmin ja helpommin, mitä vähemmän toiminnallisuutta järjestelmiin on liitetty. Lisääntyvän toiminnallisuuden myötä myös ohjelmiston käyttö monimutkaistuu ja samalla käytettävyys huononee.

Tähän on syynä se, mitä suuremman osa-alueen tietoja järjestelmässä hallitaan, sitä erilaisempia käyttäjiä sen tulee palvella. Ja ihmiset toimivat tunnetusti erilaisilla logiikoilla ja kokevat näin helppokäyttöisyyden hyvinkin eri tavalla. Jokaisella on oma käsityksensä hyödyllisestä järjestelmästä ja tarpeet sinne syötettävien tietojen hyödyntämisestä. Käyttäjä ei aina tule miettineeksi muita tiedon tarvitsijoita.

Toisinaan myös käyttäjien on vaikea saada tarpeitaan viestitetyksi yrityksen sisällä tai ohjelmistotoimittajille eikä sopivaa ohjelmistoa tai järjestelmää tunnu löytyvän. Valintavaiheessa on moniakin ratkaisuja, mutta kuinka hyvin ne lopulta toimivat käyttäjän odottamalla tavalla. Asiaa voi helpottaa räätälöimällä. Pienillä automatisoinneilla voidaan järjestelmä saada ohjaamaan toimintaa ydinprosessien mukaisesti ja monissa tapauksissa ne lisäävät käytettävyyttä tiedonhallintaan. Räätälöimällä menetämme kuitenkin osan ohjelmiston hyödynnettävyydestä eri tarpeisiin, mikä toisaalta voi tehdä ohjelmiston käytöstä sekavan.

Yleisesti auttaa selkeä prosessilähtöinen ohjeistus, jossa nappulatekniikan lisäksi kerrotaan, miksi ja miten meidän yrityksessä toimitaan. Hallitussa käyttöönotossa panostetaan kaikkien osapuolten koulutukseen ja käyttöä perustellaan ja asiat käydään jokaisen tehtävien kannalta perinpohjaisesti läpi.

Entä jos kuitenkin ohjelmiston käyttö koetaan liian vaikeaksi eikä käyttöönottovaiheesta päästä yli. Vai onko kyseessä vain muutosvastarinta? Liian vaikeakäyttöistä tiedonhallintaohjelmistoa ei ole mahdollista sellaisenaan ottaa kokonaisvaltaisesti käyttöön – ohjelmiston hyödyntäjille tulee taata helppo käytettävyys, jotta yhteinen tietovarasto toimii.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2011

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2011, Tiedonhallinta, Kehitys

Kokonaisuudenhallintaan - kommunikoimalla

Torstai 18.8.2011 - Minna Innala

Yrityksen tietomassat tulee saada jäsennellysti hallintaan siten, että kaikki löytävät tarvitsemansa tiedot helposti ja hyödynnettävässä muodossa. Pyrkimyksenä on tietojen jäljitettävyyden ja riippuvuussuhteiden säilyminen eikä samoja tietoja tarvitse syöttää useampaan järjestelmään. Järjestelmien tulee toimia liiketoimintaprosesseja tukien ja siten ohjata kaikkien jokapäiväistä toimintaa. On tärkeää, että käyttäjät kokevat tiedonhallinnan helpottavan työntekoa. Tavoitteen saavuttamiseksi vaaditaan tarkat, kattavat määrittelyt, joihin nojautuen pystytään valitsemaan ja ottamaan käyttöön sopivat ratkaisut.

Avoin kommunikaatio eri osapuolten välillä on ainoa tie  kattavan kokonaiskuvan muodostamiseen ja erilaisten mielipiteiden hyödyntämiseen päätöksenteon pohjaksi. Kommunikointiin liittyy kuitenkin haaste – miten kommunikoida siten, että kaikki osapuolet ymmärtäisivät tilanteen samalla tavalla ja osaisivat tuoda tietämyksensä keskusteluun. Sanojen merkitys kun saa vivahteita ja jopa muuttuu kokonaan kuulijan mukaan. Ei voida aina olla varmoja, että kahdella saman alan ihmisellä on yhteneväinen kuva asiasta – saati kun osapuolia on useita ja he edustavat eri ammattialoja.

Jokaisella meistä on oma maailmamme ja siihen liittyvät omat näkemyksemme asioista ja niiden yhteyksistä. Me siis muodostamme lähtötiedoista, itsemme mielestä oikean, kokonaiskuvan taustatietojemme perusteella. Se voi olla hyvinkin erilainen riippuen koulutus- ja kulttuuritaustastamme, aiemmista työtehtävistämme sekä kiinnostuksen kohteistamme. Nämä seikat vaikuttavat myös suuresti siihen, mitä tietoja pidämme tärkeinä ja poimimme informaatiovirrasta. Miten varmistaa, että nämä seikat ovat juuri ne oleellisimmat koko yritystä ajatellen?

Toisaalta taustamme vaikuttaa myös tapaamme kommunikoida ja käyttämäämme terminologiaan. Mitä paremmin olemme asiaan perehtyneitä, sitä enemmän tulemme käyttäneeksi erityissanastoa – välillä huomaamattamme. Helposti unohtuu, että kuulijoilla ei ehkä olekaan samoja taustatietoja ja suuri osa viestistä ei saavutakaan maalia. Tilanteen tekee haastavaksi se, että kuulija ei aina ymmärrä kysyä lisää tai pyytää täsmennystä, koska hän ei pidä asiaa kokonaisuuden kannalta merkittävänä.

Usein ollaan tilanteessa, että esimerkiksi alihankkijalle kerrotaan vain työn teettäjän mielestä tarvittavat tiedot. Tällöin kokonaiskuva alkaa hahmottua vasta tuotetta tehdessä ja virheitä korjatessa. Alihankkija ei ole pystynyt käyttämään ammattitaitoaan täysitehoisesti, koska lähtötiedot ovat olleet puutteelliset eikä toteutusta ole ajateltu riittävästi suunnitteluvaiheessa. Tällöin ei saavuteta parasta mahdollista lopputulosta tai sen saavuttamiseen kuluu enemmän aikaa kuin avoimemmalla lähestymistavalla. Vastaavanlaiseen tilanteeseen voidaan ajautua myös yrityksen sisällä.

Ainoa tie globaaliin kokonaisuuden hallintaan on se, että kaikilla osapuolilla on yhtenäinen ymmärrys tavoitetilasta ja selkeä käsitys siitä, mitä hänen toimintansa vaikuttaa kokonaisuuteen. Jokaisella pitää olla mahdollisuus vaikuttaa siihen, että hänen tiedossaan olevat näkökohdat tulee otetuksi huomioon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tavoitetila on, että päätökset tehdään objektiivisten, merkittävien tosiasioiden perusteella.

Oppikaamme toisiltamme avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2011

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2011, Tiedonhallinta, Kommunikaatio