Monessa suuressa yrityksessä on tietotekniikan yleistymisestä lähtien rakennettu itse ja tilattu ohjelmistotoimittajilta erilaisia tietojärjestelmiä aina kulloisenkin tarpeen mukaan. Itse ohjelmoidut sovellukset ovatkin olleet välttämättömiä, koska kaupallisia sellaisenaan yritysten tarpeet täyttäviä ratkaisuja ei ole ollut saatavilla – ainakaan järkevään hintaan. Myös kaupalliseen ratkaisuun päädyttäessä omien räätälöintien ja lisäominaisuuksien teko on ollut enemmän sääntö kuin poikkeus.

Vaikka tällainen oman IT-osaston tekemien ratkaisujen saaminen täsmätoimituksena tuntuu erittäin käyttäjäystävälliseltä palvelulta ja tähtää toiminnan jatkuvaan parantamiseen, siihen liittyy joitakin ajan kuluessa kumuloituvia epäkohtia. Ensinnäkin sovellusten määrittelyt ja toteutuksen dokumentointi saattavat jäädä vaillinaiseksi, jolloin ohjelmiston ylläpito ja jatkokehitys hankaloituvat. Varsinkin tilanteissa, joissa tekijä siirtyy toisiin tehtäviin tai tekniikat vanhenevat.

Toinen haaste liittyy erillisten pikkuratkaisujen toteuttamiseen. Jos strategia puuttuu, ei tulla ajatelleeksi, että samantyyppistä ratkaisua voitaisiin hyödyntää laajemminkin. Tai sitten tarve tunnistetaan ja erillisiä palasia aletaan levittää satunnaisesti. Esimerkiksi yrityksessä saattaa olla useita erillisiä tietokantoja ja eri tekniikoilla toteutettuja ratkaisuja dokumenttien hallintaan, vaikka dokumentit liittyvät läheisesti toisiinsa ja niitä käytetään eri puolilla organisaatiota. Tämän vuoksi on hyvä luoda strategiaa myös kokonaisuuden kannalta.

Kolmas haaste liittyy ohjelmistohankintoihin. Esimerkiksi alun perin on hankittu tuotetiedonhallintajärjestelmä, jossa on tyypillisesti mukana myös dokumenttienhallintaominaisuudet. Tämä on kuitenkin mielletty suppeasti vain suunnittelutiedonhallintaan käytettäväksi, jolloin muut dokumentit hallitaan erillisellä dokumenttienhallintaohjelmistolla. Näiden lisäksi yrityksessä saattaa olla toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on myös dokumenttienhallintaominaisuuksia.

Tilanteeseen, jossa yrityksessä on päällekkäisiä kaupallisia sovelluksia, ajaudutaan nykyisin myös siksi, että ohjelmistotalot ovat laajentaneet alkuperäistä tuoterepertuaariaan uusilla moduuleilla. Näin ollen yrityksessä on jo aiemmin otettu käyttöön kilpailevia tuotteita. Tällöin usein pääkäyttäjät pyrkivät aktiivisesti laajentamaan juuri itselle tutuimpien sovellusten käyttöä. Toisaalta tarjonnan runsaus on vain positiivista, koska silloin eri toimintojen asiantuntijoista koostuva foorumi pystyy hyvän johtamisen tukemana valitsemaan kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmat ratkaisut.

Jossain vaiheessa vääjäämättä tietojärjestelmien kirjo kasvaa hallitsemattomaksi rakennelmaksi. Pahimmassa tapauksessa tiedonhallinta siiloutuu pahasti, jolloin informaatiovirtojen liikkumiseksi on tehtävä yhä useampia uusia integraatioita. Saavutetaan kulminaatiopiste, jossa on kokonaiskehityksen kannalta järkevämpää korvata useita – elinkaarensa päässä olevia, päivitystä vaativia tai itse tehtyjä – sovelluksia nykyaikaisella kaupallisella ratkaisulla. Parhaassa tapauksessa saadaan tietovirtoja selkeytettyä kerralla. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa erilliset dokumenttienhallintaratkaisut korvataan yhdellä, koko konsernin kattavalla järjestelmällä.

Kun tietojärjestelmäkokonaisuutta lähdetään perkaamaan, on syytä analysoida olemassa olevaa ympäristöä puhtaalta pöydältä ja tehdä kattavat kartoitukset kaikkien käyttäjien sekä nykyisten että tulevien tarpeiden kannalta. Tulee kiinnittää huomiota olemassa olevien järjestelmien yhteensopivuuteen ja elinkaareen. Miten informaatiovirrat liikkuvat? Saavatko kaikki tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa? Paljonko kuluu aikaa eri tietojen yhdistämiseen ja esimerkiksi raporttien laatimiseen?

Lisäksi on huomattava, että uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina myös toimintatapojen uudistamisen. Vanhojen tapojen siirto sellaisinaan uuteen järjestelmään hukkaa toiminnan optimaalisen tehostamismahdollisuuden. Ajatellaanpa esimerkiksi 500 toimihenkilön yritystä, jossa tiedostojen nimeämiskäytännöt ovat kirjavat. Tällöin dokumentti pitää avata ennen kuin voi varmistua, sen sisällöstä. Näin siitäkin huolimatta, että metatiedot ovat kunnossa. Jos oletetaan, että henkilöltä kuluu keskimäärin 10 minuuttia päivässä dokumenttien etsimiseen ja avaamiseen varmistusmielessä, se tarkoittaa yhteensä yli 80 tuntia päivässä, joka voitaisiin käyttää hyödyllisemmin. Tällainen tilanne voidaan helposti estää noudattamalla käytäntöä, jossa dokumentin yksilöllinen tunniste ja muutostaso näkyvät aina: tietokannan metatiedoissa, dokumentin jokaisella sivulla ja tiedoston nimessä – toivottavasti järjestelmien tukemana. Tällöin kaikki osapuolet näkevät aukottomasti ja avaamatta mistä dokumentista on kyse, vaikka se olisi kopioitu omalle kovalevylle tai lähetetty ulkopuoliselle taholle.

Pitää siis aidosti tunnistaa, epäkohdat, joihin haetaan parannusta. Paras lopputulos saavutetaan, kun kehitetään sekä toimintatapoja että tietojärjestelmiä. On tärkeää, että pystytään kartoittamaan objektiivisesti eri käyttäjäryhmien tarpeet ja näiden väliset yhteydet. Kun tavoitetila on kirkkaana mielessä, on aika ottaa olemassa olevista tietojärjestelmistä kaikki hyöty irti ja tutustua ohjelmistotarjontaan – avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2017