Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun

Sunnuntai 31.7.2016 - Minna Innala

CCY_VK2016_2_pj_blogiin.png

Ajattelin suunnittelutyön automatisointimahdollisuuksia, ihanteellisesti toimivia järjestelmiä, joiden avulla tuotteiden elinkaaret pysyvät helposti hallinnassa aina vaatimusmäärittelyistä käytöstä poistoon asti. Työjonot huolehtivat siitä, että jokainen keskittyy määriteltyjen prosessien mukaiseen ydintekemiseensä. Tarvittavat tiedot tehtävien suorittamiseen, esimerkiksi uuden tuotteen suunnitteluun, löytyvät vaivatta erilaisista kirjastoista. Ja aiemmat mallit ovat helposti hyödynnettävissä. Suunnittelujärjestelmä ehdottaa sopivia ja hyväksi koettuja ratkaisuja – saattaapa oppivana järjestelmänä tehdä päätöksiä itsenäisestikin.

”Loistavaa”, ajattelin: ”järjestelmät vapauttavat meidät rutiinitehtävistä, jolloin voimme keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin.” Tässä vaiheessa satuin vilkaisemaan sosiaalisen median uutisvirtaa ja huomasin ystäväni kirjoittaman blogin: ”Sama yhä uudestaan”. Blogi alkaa seuraavasti: ”Suomalaiset ovat hyviä saman toistossa. Tehdään pikku viilauksia ja parannuksia olemassa olevaan, mutta ei oikein osata ajatella ja tehdä toisin rajujen muutosten ja hajaannuksenkaan keskellä.” Blogi käsittelee organisaatioiden uudistumiskykyä – kykyä tehdä asioita luovasti, fiksummin ja jatkuvasti parantaen. Miten jatkuva parantaminen saadaan rakennettua sisään toimintaprosesseihimme ja järjestelmiin, jotka ohjaavat työmme tekemistä ennalta määritetyillä tavoilla?

Kun työjonoon ilmestyy tehtävä, esimerkiksi muutospyyntö, se käynnistää prosessien mukaisen toiminnan, jonka etenemistä seurataan järjestelmään kirjattujen tuotosten perusteella. Käsittelyn edetessä generoituu yhä useampia tehtäviä eri osapuolille. Näistä sitten muodostuu kokonaisuus tuotteen muuttamiseksi halutunlaiseksi määrätyssä aikataulussa, hyväksytyin kustannuksin. Tällaisessa paineisessa tekemisessä on suuri houkutus etsiä aiemmin toteutettuja ratkaisuja, jolloin on kokemusta valitun ratkaisun toimivuudesta. Myös mallinnus sujuu nopeammin edellisiä suunnitelmia korjatessa. Tämä tietenkin sillä edellytyksellä, että aiemmat mallit ovat niin hyvin tehtyjä, että niistä ei generoidu virheitä uusiin malleihin. Näin saadaan työ nopeasti tehtyä, mutta saatu ratkaisu ei välttämättä ole kehityksen kärjessä. Organisaatio on taantunut tekemään ”samaa yhä uudestaan”.

Riippuu paljon yrityksen toiminnasta ja tuotteista, onko tuotesuunnittelu enemmän pienten korjausten tekoa olemassa oleviin tuotteisiin kuin aivan uusien ratkaisujen miettimistä. Jos yrityksellä on omat tuotteet ja markkinat vetävät, niin maltilliset muutokset olemassa oleviin tuotteisiin lienevät paikallaan. Tällainen toiminta pelkästään ei kannata pitemmän päälle. Muuttuvien markkinoiden ja tekniikan kehittymisen myötä katseen pitää olla tulevassa ja on syytä miettiä myös aivan uusia, seuraavan polven sovelluksia ja ratkaisuja nykyisten tuotteiden rinnalle. Tällöin on syytä ottaa koko firman potentiaali käyttöön ja kääntää aivonsa ”uuden ideointi ja suunnittelu” -moodiin.

Tilanteesta riippuen uusien tuotteiden innovointi ja liiketoiminnan kehitys voidaan erottaa päivittäisestä tekemisestä. Isommissa yrityksissä näitä toteuttamassa on erikseen nimetyt henkilöt, jotka työskentelevät joko pysyvissä tai projektiorganisaatioissa. Myös konsulttien käyttö on sallittua. Erillisenä tehtävässä kehityksessä on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että myös kehitystiimien ulkopuolisten henkilöiden ideat otetaan mukaan. Näin on helpompi jalkauttaa uudet toimintatavat tekniikat koko henkilöstön käyttöön.

Yrityskulttuuri pitää saada tukemaan spontaania jatkuvaa parantamista, olipa kyseessä sitten toimintatavat tai tuotekehitys. Tämä mahdollistaa ideoiden esiintuomisen koko yrityksessä – olipa kyse sitten pienemmästä tai suuremmasta asiasta. Liiketoimintaprosessien ja järjestelmien yhtäaikainen kehittäminen mahdollistaa parhaiten kulloiseenkin yritykseen sopivien käytäntöjen ja ohjelmistojen yhdistämisen. On tärkeää, että jatkuva parantaminen on hyvin organisoitua ja toteutettuja ratkaisuja saadaan aikaan, jolloin kaikki näkevät käytäntöjen helpottumisen ja työn paremman sujumisen omakohtaisesti. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, millaisella kombinaatiolla saisimme aikaan järjestelmän, joka varmistaa laadukkaan toiminnan – innovointia latistamatta.

Lähtökohtaisesti järjestelmien tulee pitää yrityksen tiedot hallinnassa ja varmistaa, että kaikki toimivat määriteltyjen prosessien mukaisesti. Järjestelmien tulee olla helppokäyttöisiä ja kaikkien osapuolten tulee itse nähdä niiden käytön hyödyt. Ihannetapauksessa järjestelmät toimivat niin hyvin yhteen, ettei käyttäjä edes huomaa, mitä järjestelmää milloinkin käyttää. Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun – ajan hyödyntäminen on henkilöstä itsestään ja vallitsevasta yrityskulttuurista kiinni.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2016

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, tiedonhallinta, luovuus, järjestelmät