Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Vaanivat väärinymmärrykset

Maanantai 26.9.2022 - Minna Innala

Viikko alkoi inspiroivasti, kun osallistuin Grape Peoplen järjestämään webinaariin, jonka teemana oli onnistunut fasilitointi. Taitoja, jotka mahdollistavat muutoksien läpiviemisen onnistuneesti. Webinaarissa korostettiin kuuntelemisen tärkeyttä ja osallistujien kunnioittamista. Juuri sitä monipuolista, mutta samalla määrätietoista, asian käsittelyä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja ihmisten sitoutumiseksi tehtyihin päätöksiin.

Tällainen lähestymistapa tuntuu ehdottomasti omimmalta ja asioiden junailu yhdessä eteenpäin mielekkäältä. Mitä enemmän aiheeseen perehtyy sen kiinnostavammalta ja tärkeämmältä se tuntuu. Onhan esimerkiksi teollisuuden digitalisaation edistyminen ja siitä saavutettavat hyödyt pitkälti siitä kiinni, miten ihmislähtöisiä ja tarkoituksenmukaisia ratkaisuja pystymme tekemään. Miten hyvin pystymme tunnistamaan todelliset ongelmakohdat ja tekemään oikein kohdennettua jatkuvaa parantamista? Osaammeko tehdä tarkoituksenmukaisia vaatimusmäärittelyjä ja valita tarkoituksenmukaisimmat teknologiat? Löydämmekö taitavat ja todelliset tarpeemme ymmärtävät palveluntarjoajat?

Ajattelin, että nyt ollaan muutosjohtamisen ytimessä. On tärkeää osata viedä muutoksia eteenpäin dialogisesti kommunikoimalla. Pitää kaikki osapuolet informoituina ja varmistaa, että jokainen osallistuja saa äänensä kuuluviin ja tuntee pääsevänsä vaikuttamaan asioiden edistämiseen haluamaansa suuntaan. Ammattitaitoinen fasilitoija on tässä prosessissa merkittävässä roolissa ja pystyy viemään asiat maaliin.

Vaan loppuviikosta löysin kirjastosta Arto Mustajoen kirjan Väärinymmärryksiä – Miten voisimme kuunnella ja puhua paremmin? Kirjan mukaan suurin haaste ihmisten välisessä kommunikoinnissa on väärinymmärrys. joko tahallinen tai tahaton. Väärinymmärrys vaanii koko ajan, olipa kyseessä kommunikointi perheessä tuttujen kesken tai kansainväliset neuvottelut. Ymmärrykseen vaikuttavat sanojen lisäksi myös ilmeet, eleet ja se miten asiasta viestitään. Väärinymmärrysmahdollisuus on siis koko ajan läsnä työpaikalla ja sen todennäköisyys vain kasvaa muutostilanteissa. En tiennytkään, että ihmiset ymmärtävät näin huonosti toisiaan.

Lukiessani kirjaa aloin miettiä muutosten läpiviemistä ja fasilitointia – ylipäätään tilanteita, joissa yritän kertoa ajatuksiani eteenpäin. Lähtökohtaisesti poimin ensin tilanteeseen liittyvät tärkeät seikat omasta ajatusvirrastani. Omaan kokemustaustaani pohjautuen yritän sanottaa ideani ja mielipiteeni mahdollisimman selkeästi. Kuulijoilla on kuitenkin jokaisella erilainen kokemustausta, jolloin vastaanottajan tulkinta asiasta voi poiketa paljonkin alkuperäisestä tarkoituksestani. Näin käy monesti aivan arkipäiväisissä asioissa jopa tuttujen ihmisten kesken. Aina en tule edes huomanneeksi kohtaa, jossa ilmiselväkin väärinymmärrys tapahtuu. Näin keskustelu ajautuu helposti väärille urille ja keskustelijat kaivautuvat yhä syvemmälle poteroihinsa oman oletetun mielikuvansa kanssa. Valitettavasti ja täysin turhaan!

Tällainen ihmisille niin tyypillinen toiminta hankaloittaa jatkuvasti myös kommunikointia työssä. Tämä jarruttaa asioiden avointa keskustelua ja epäkohtien korjaamista, koska kuulijoille jää erilainen kuva tilanteesta kuin muutoksen vetäjälle. Lisäksi monet eivät syystä tai toisesta halua tuoda ongelmakohtia esiin. Syynä on ehkä pelko, että omat ideat lytätään tai aiemmat kokemukset siitä, ettei asioihin voi kuitenkaan vaikuttaa. Tällainen asioita salaava ilmapiiri ja vain omista lähtökohdista tehtävä kehitys on vaaraksi toiminnan jatkuvalle parantamiselle ja vaarantaa siten yrityksen kilpailukyvyn.

Tilanne on kaikin puolin haastava. Mietin, onko näistä lähtökohdista yleensäkään mahdollista viedä muutosta onnistuneesti eteenpäin. Kuinka suureen yhteisymmärrykseen voidaan ylipäätään päästä? Ja vastaavasti mikä on riittävä ymmärtämisen taso?

Asiaa voisi helpottaa päätoiminen kommunikaattori, joka keskittyy oikea-aikaiseen ja ymmärrettävään viestintään. Henkilökohtaisesti menisin vieläkin pidemmälle. Ei riitä, että kerrotaan henkilöstölle, miten muutoshanke etenee, vaan tässäkin tapauksessa tarvitaan vuorovaikutteisuutta. Kommunikaattorin on tärkeää aistia kentän tuntemuksia, jolloin hän voisi neutraalina tahona toimia myös tulkkina henkilöstön ja muutoshankkeen vetäjien välillä.

Joka tapauksessa sekä vetäjien että osallistujien on syytä tunnistaa väärinymmärryksistä johtuvat jumitilanteet. Pitää löytää keinot kertoa avoimesti osallistujille väärinymmärryksen mahdollisuudesta ja aktiivisesti pyrkiä ymmärtämään toisen kertomaa oikein. Voimme opetella aitoa kuuntelua ja läsnäoloa, jolloin väärinymmärrysten määrä minimoituu. Kun tietoisuus lisääntyy, saamme varmasti aikaan yhä sujuvammin tehtyä, onnistuneita muutoksia.

Ihminen pitää saada itse haluamaan meneillään olevaa kehitystä. Tähän auttaa se, että itsellä on selkeä käsitys siitä, mikä muuttuu ja miten se vaikuttaa yksilötasolla. Näin halu vaikuttaa tapahtumiin lisääntyy ja sitä myötä sitoutuminen – myös omaa työtä sujuvoittavaan – muutokseen lisääntyy.

Kohti avointa ja selkeämpää vuorovaikutusta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2022

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2022, tulevaisuus, digitalisaatio, kommunikaatio, dialogi

Mikä on olennaista?

Tiistai 31.12.2019 - Minna Innala

Teknologia 19 -messuilla sain kuulla professori Alf Rehnin provosoivan ja ennen kaikkea innostavan puheenvuoron innovoinnista. Maailman meno on muuttunut villiksi. Kaikkea, pienintäkin toimintaa varten on olemassa erikoistuneet sovelluksensa – äpit. Jopa sukat keskustelevat omistajansa kännykän kanssa kertoen alkuperän ja pesukertojen määrän. Myös haalistumisen asteen, eli milloin on aika ostaa uudet sukat. Vaan mihin me tällaisia oikeasti tarvitsemme?

Meneillään on trendi, jossa teknologiasta kiinnostuneille kuluttajille luodaan tarpeita elämän helpottamiseksi ja viihdykkeeksi. Aina ei tulla ajatelleeksi tarvitaanko kyseistä asiaa tai palvelua oikeasti. Erilaisten hype ja muotivirtausten nosteessa syntyy yrityksiä täyttämään yhä valtavammaksi paisuvaa kuluttamista. Kilpailu on kovaa ja yritykset kilpailevat parhaista resursseista. Esimerkiksi peliteollisuudessa kehitetään yhä innovatiivisempia teknisiä ratkaisuja. Pätevät koodarit pyrkivät alalle kiinnostustaan seuraten, mutta silti tuntuu olevan jatkuva pula osaajista. Bisneksen ympärillä liikkuu rahaa ja resursseja valtavia määriä.

Saman aikaisesti toisaalla on pula puhtaasta vedestä. Lapsia kuolee joukoittain sairauksiin, joista voitaisiin parantaa. Ilmaston lämpeneminen etenee vauhdilla. Tuotantolaitos ei pääse mukaan digitaaliseen kehitykseen. Naapurilla voi olla vaikeuksia selviytyä arjestaan heikentyneen toimintakykynsä vuoksi. Näihinkin lääketieteen ja teknologioiden kehittyminen tuo ratkaisuja. Vaan löytyykö osaamista, resursseja ja rahoittajia myös pitkäjänteiseen kehitystyöhön?

Risto Linturia kuunneltuani olen vakuuttunut, että löytyy. Elämme jännittäviä aikoja, sillä koskaan ennen ei ole ollut yhtä aikaa meneillään näin monta radikaalia muutosta, jotka vavisuttavat yhteiskuntaa globaalisti. Vai miltä kuulostavat: proteiinin tuottaminen fermentoimalla, synteettinen hämähäkinseitti, kemistirobotti yhdistettynä tekoälyvelhooon tai hiivat ja bakteerit tehtaina. Tavarat muuttuvat aktiivisiksi toimijoiksi ja palveluiksi sitä mukaa, kun ajattelumme keskittyy siihen, mitä varsinaisesti haluamme. Esimerkiksi kaupunkeihin tulleet sähköpotkulaudat mahdollistavat liikkumisen joustavasti ottamalla laitteen käyttöön tarvittaessa oman potkulaudan hankinnan ja huoltamisen sijaan. Liiketoimintamallit muuttuvat.

Kun tätä hengästyttävää kehitystä vasten miettii Alf Rehnin esiin tuomia nostoja epäoleellisten asioiden kehittämisestä ja kuluttamisesta, tulee ristiriitainen olo. Toisaalta meneillään oleva kehitys tarjoaa rajattomat mahdollisuudet luoda sellaisia innovaatioita ja ratkaisuja, jotka hyödyttävät ihmiskuntaa globaalisti. Yksi esimerkki tästä on robotisoitu tuotantolaitos, joka kerää muovia merestä ja puristaa sen tiiliskiviksi. Näitä voidaan sellaisenaan käyttää rakennusaineena. Varsinkin levottomilla seuduilla Afrikassa tuotteella on hyvät markkinat, sillä huolimatta keveydestään muovipuristetiilet ovat luodinkestäviä. Kun keksii muoviroskalle järkevää käyttöä, on mahdollisuudet rikastua – ja samalla auttaa maapalloa selviytymään.

Linturin lista uusista jo nyt hyödynnettävissä olevista ratkaisuista on pitkä. Samoin hyödyntämiskohteita löytyy koko ajan lisää. Luulisikin, että valtioiden ja yritysten intresseissä on hakea aktiivisesti ratkaisuja tunnistettuihin ongelmiin. Esimerkiksi maailmanlaajuisen vesihuollon takaaminen ja puhtaan vedensaannin helpottaminen tai ilmaston lämpenemisen pysäyttämiseksi tähtäävien ratkaisujen tuottaminen olisi kaikkien osapuolten kannalta mielekästä. Vakavista näkyvissä olevista globaaleista katastrofiuhista huolimatta keskitymme kokonaisratkaisujen sijasta puuhastelemaan yksittäisten asioiden kanssa. Komppaan Alf Rehnin kysymystä: ”Meillä on taianomaista teknologiaa ja valtavat resurssit, mutta miten voimme valjastaa nämä oikeasti isojen ongelmien ratkaisemiseen?”

Miksi oleellisen näkeminen on niin vaikeaa? Yksilön on ilmeisen hankala hahmottaa asioita, jotka ovat hänen omien mielenkiinnonkohteidensa ulkopuolella. Hahmottaminen ja kommunikointi vaikeutuvat sitä mukaan, mitä suuremmasta kokonaisuudesta on kyse. Suunnitelmat eivät useinkaan ole kovin havainnollisia. Saati, että niiden sisältöä ja vaikutusta voitaisiin simuloida, kokea ja tuntea eri osapuolten kannalta ennen jalkautusta ja käyttöönottoa.

Olemme luomassa puitteita paremmalla huomiselle, joten on tärkeää käydä kriittistä yhteiskunnallista keskustelua innovoinnista ja siitä mihin haluamme sen suunnata. Keskusteluun pitää saada laajasti mukaan eri alojen asiantuntijat sekä ihmiset, joita ongelmat ja tulevat muutokset koskee. Kommunikoinnin pitää sujua ymmärrettävästi, vaikka ihmisten tietotaso ja taustat vaihtelevat. Nykyaikainen viestittäminen on kuitenkin varsin hidas tapa saada kuulijat toimimaan yhteisen päämäärän eteen – varsinkin, jos tavoitetila on kaikilla erilainen tai sitä ei ole tunnistettu. Tarvitsisimme alustan, joka auttaisi havainnollistamaan toisen kertoman informaation siten, että viestin sisältö mielikuvat välittyvät samanlaisina kaikille osallistujille.

Keskustelun tärkeyttä lisää myös se, että halusimme tai emme tekoälysovellukset yleistyvät huimaa vauhtia. Itseoppivuus on tulevaisuuden laitteissa ja järjestelmät välttämätöntä, koska siten ne pysyvät toimintakuntoisina erilaisissa tilanteissa. Mutta kuka päättää, millaista reagointia, toimintaa ja uudelleen oppimista ennalta määrittämättömässä tilanteessa odotetaan?

”Ken elää vuonna 2059, näkee valoisamman tulevaisuuden”, ennustaa Risto Linturi.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2019

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2019, teollinen vallankumous, Teollisuus 4.0, tulevaisuus, digitalisaatio, kommunikaatio, dialogi