Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Yrityksen tietopääoma huomion kohteena

Perjantai 28.12.2018 - Minna Innala

CCY-VK2018-4-pj-ECM-15.pngOlen mielenkiinnolla seurannut keskustelua digitalisaatiosta ja tiedon hyödyntämisen tärkeydestä. Tieto, informaatio ja data ovatkin nousseet suureen arvoon ja useissa yhteyksissä maalataan näiden pohjalta tulevia uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Silti en malta olla ihmettelemättä, miksi yrityksissä ei oikeasti tietopääomaa arvosteta niin korkealle, että sitä johdettaisiin muiden strategisten osa-alueiden tavoin. Yrityksestä löytyy kyllä esimerkiksi talousjohtaja, tuotantojohtaja, henkilöstöjohtaja tai tietohallintojohtaja, mutta tiedonhallintajohtaja loistaa poissaolollaan!

Tarkoitan henkilöä, joka vastaisi konsernitasoisesti yrityksen tietopääomasta sekä sisältö että hallintomielessä.

Nykykäytännöillä kiinnitetään kyllä huomiota esimerkiksi järjestelmäarkkitehtuuriin ja tietoturva-asioihin, mutta käyttäjätarvelähtöinen data-arkkitehtuuri ja informaatiovirtojen optimointi jää liian usein ottamatta huomioon. Nykytavoilla liiketoimintayksiköissä tai jopa osastokohtaisesti otetaan usein samaan tarkoitukseen eri tiedonhallintajärjestelmiä käyttöön, koska ylimmässä johdossa ei tunnisteta päällekkäisyyksiä. Tämä ei voi olla pitemmän päälle järkevää. Siilokehittämisellä tulee vain lisäkuluja ja informaation pirstaloituminen useampaan tietojärjestelmään, ilman yhtenäistä ydintiedonhallinnan strategiaa. Tämä on omiaan vaikeuttamaan toimintaa entisestään.

Tehdään siis näennäiskehitystä. Useampi tiedonhallintaan liittyvä kehittämishanke ja pari digitalisaatiosuunnitelmaa meneillään, mutta näiden liittyminen toisiinsa jää huomaamatta. Käyttäjät näkevät, mutta saavat harvoin äänensä kuuluviin.

Enterprice Content Management -johtaja koordinoisi koko konsernin näkökulmasta yli liiketoimintarajojen tarvelähtöistä tietojärjestelmien kehitystä. Hän kykenisi kelaamaan eri osapuolten tarpeet toteutuskelpoiseksi strategiaksi. Koska monien yritysten tietopääoman kulmakiviä ovat toimialasta riippuen tuote- tai laitostiedot, myös teknisten datojen hallintaan liittyvät järjestelmät ja toimintatavat kuuluisivat luontevasti hänen tontilleen. Tehtävän tekee haastavaksi se, että ei enää puhutakaan yhden alueen osaajasta, vaan esimerkiksi pelkästään konfiguraationhallinnan luotsaamiseksi oikeaan suuntaan tarvitaan syvällistä ymmärrystä liiketoiminnan tarpeista, tiedonhallinnan käytännöistä ja tietojärjestelmistä. Kokonaisuudesta tulee eheämpi, kun samassa yhteydessä kehitetään ohjelmistoja, joilla informaatiota tuotetaan.

Nykyisin korostetaan paljon yhdessä tekemistä ja verkostojen hyödyntämistä. Asiantuntemusta luulisi löytyvän paljon myös yrityksen sisältä. Enemmänkin kyse on osaamisen koordinoinnista ja asiantuntijoiden organisoinnista oikeisiin kohteisiin. Tällaisen innostavan porukalla tehtävän kehityksen, jossa haetaan ratkaisuja tunnistettuihin juurisyihin, soisi ulottuvan myös datojenhallintaan.

Näin mahdollistetaan:
- yrityksen toiminta ajantasaisen ja helposti hyödynnettävän tiedon pohjalta
- kaikille osapuolille yhtenäinen kokonaiskuva
- helposti hallittavat liiketoimintaprosessit
- tarkoituksen mukainen toiminnan kehittäminen,
jolloin:
- virheet vähenevät
- riskit pienenevät ja
- toiminta on kustannustehokasta.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 4/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, tietopääoma, ydintiedonhallinta, master data management, MDM, tuotetiedonhallinta, tiedonhallinta, strategia, liiketoiminnan kehittäminen, Lean

Master Data Management -strategia

Sunnuntai 7.10.2018 - Minna Innala

woman_computer_file_share_1600_clr_7854_20.png

Törmäsin ensimmäisen kerran termiin Master Data Management jo 1990-luvulla, kun Modultekissa mietimme, miten tuotetiedot käyttäytyvät tilanteessa, jossa samaa tietoa on useammassa eri järjestelmässä. Yritysmaailmassa samainen pohdinta konkretisoitui, kun Patria toimitti Airbusille tuotepiirustuksi ja malleja, niin master siirtyi siinä yhteydessä Airbusille, vaikka Patria jatkoi tuotekehitystä. Oli siis luotava aukoton järjestelmä muutostenhallinnalle, jossa tiedetään kuka päivittää, mitä päivitetään ja miten varmistetaan, että kaikilla on viimeisin versio käytettävissään.

Suunnittelutiedon osalta ydintiedonhallinnalla, kuten Master Data Management:ia suomeksi kutsutaan, on jo pitkä historia ja vakiintuneita toimintatapoja, mutta koko yrityksen tiedonhallintastrategiaa luotaessa ajatusmalli näyttää hämärtyvän. Itselleni ydintiedot ja niiden loogiset tallennuspaikat luovat rungon koko yrityksen tiedonhallintastrategialle. Tavoitteena on optimoida ja yksinkertaistaa tietovirtoja, jolloin kaikkien osapuolten työnteko sujuvoituu, ylimääräinen sähläys vähenee ja kaikki pystyvät keskittymään olennaiseen tekemiseen.

Johtoajatuksena strategiaa luotessa on analysoida, missä ja miten kyseessä oleva tieto alun perin syntyy, ketkä sitä tarvitsevat ja millä tietojärjestelmällä sitä hallitaan. Näin löytyy looginen natiividatan tallennuspaikka ja yhteydet niihin ohjelmistoihin, joilla dataa muokataan, esimerkiksi CAD-järjestelmiin. Tässä yhteydessä on huomattava, että natiivi ei välttämättä ole master, sillä joissain tapauksessa viimeisimmät merkinnät saattavat löytyä ensin vaikka pdf:sitä, kunnes natiividata ehditään päivittää.

Kattavaa tiedonhallintastrategiaa määriteltäessä tuleekin ensisijaisesti lähteä liikkeelle datan hyödynnettävyydestä. Kun vaakakupissa on koko yrityksen toiminnan kehittäminen, ei voida lähteä liikkeelle yksittäisen toiminnon tai tietojärjestelmän näkökulmasta, koska tällöin ajaudutaan helposti tilanteeseen, jossa yhtä toimintoa optimoimalla vaikeutetaan muiden organisaation osien toimintaa. Pahimmassa tapauksessa tukitoiminnan kehittäminen hankaloittaa ydinbisneksen sujuvuutta, eikä näin ollen saavuteta optimaalista hyötyä. Aivan liian usein esimerkiksi uusia tietojärjestelmiä hankittaessa jätetään joidenkin osastojen tarpeet pois vaatimusmäärittelyistä, mutta heti hankinnan jälkeen sitä yritetään ottaa käyttöön paljon aiottua laajemmin. Sen lisäksi, että järjestelmiä ei tällä tavoin saada optimaalisesti hyödynnettyä aiheutetaan henkilöstölle turhautumista, joka heijastuu suoraan työilmapiirin ja siten tuottavuuteen.

Teoriassa ydintiedonhallintastrategian luomisen ja kaikkien osapuolten tarpeiden huomioon ottamisen pitäisi olla helppoa - tai ainakin helposti toteutettavissa, kunnes kuvaan astuvat ihmiset. Jotenkin meille tuntuu olevan luontaista korostaa oman alueen ja organisaation osan tärkeyttä ja jättää ottamatta muiden tarpeet huomioon. Tuskin tätä kukaan tekee ilkeyttään tai tahallisesti vaikeuttaakseen yrityksen toimintaa, mutta kollegan töiden ja tarpeiden tunnistaminen tuntuu olevan erityisen haastavaa. Syitä on varmasti monia, mutta yksi asia lienee kommunikaation puute tai se ettei ole yhteistä kieltä, vaikka kaikki suomea puhuisivatkin. Myös eri osa-alueidenn erikeen kehittäminen vaikeuttaa nykytilan kuvausta, sillä kollegan saattaa muistella, miten hommat tehtiin 10 vuotta sitten, kun hän itse oli kyseisissä tehtävissä.

Ydintiedonhallinnasta puhutaan paljon, mutta silti valitettavan harvoin sen hallinnan strategia mielletään keskeiseksi elementiksi yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Sitä se kuitenkin on. Parhaaseen lopputulokseen päästään kehittämällä toimintoja systemaattisesti ja avoimesti yhdessä – jatkuvan parantamisen keinoin.

Millainen Master Data Management -strategia teillä on?

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2018

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2018, ydintiedonhallinta, master data management, MDM, tuotetiedonhallinta, tiedonhallinta, strategia, liiketoiminnan kehittäminen, Lean