Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Vaanivat väärinymmärrykset

Maanantai 26.9.2022 - Minna Innala

Viikko alkoi inspiroivasti, kun osallistuin Grape Peoplen järjestämään webinaariin, jonka teemana oli onnistunut fasilitointi. Taitoja, jotka mahdollistavat muutoksien läpiviemisen onnistuneesti. Webinaarissa korostettiin kuuntelemisen tärkeyttä ja osallistujien kunnioittamista. Juuri sitä monipuolista, mutta samalla määrätietoista, asian käsittelyä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja ihmisten sitoutumiseksi tehtyihin päätöksiin.

Tällainen lähestymistapa tuntuu ehdottomasti omimmalta ja asioiden junailu yhdessä eteenpäin mielekkäältä. Mitä enemmän aiheeseen perehtyy sen kiinnostavammalta ja tärkeämmältä se tuntuu. Onhan esimerkiksi teollisuuden digitalisaation edistyminen ja siitä saavutettavat hyödyt pitkälti siitä kiinni, miten ihmislähtöisiä ja tarkoituksenmukaisia ratkaisuja pystymme tekemään. Miten hyvin pystymme tunnistamaan todelliset ongelmakohdat ja tekemään oikein kohdennettua jatkuvaa parantamista? Osaammeko tehdä tarkoituksenmukaisia vaatimusmäärittelyjä ja valita tarkoituksenmukaisimmat teknologiat? Löydämmekö taitavat ja todelliset tarpeemme ymmärtävät palveluntarjoajat?

Ajattelin, että nyt ollaan muutosjohtamisen ytimessä. On tärkeää osata viedä muutoksia eteenpäin dialogisesti kommunikoimalla. Pitää kaikki osapuolet informoituina ja varmistaa, että jokainen osallistuja saa äänensä kuuluviin ja tuntee pääsevänsä vaikuttamaan asioiden edistämiseen haluamaansa suuntaan. Ammattitaitoinen fasilitoija on tässä prosessissa merkittävässä roolissa ja pystyy viemään asiat maaliin.

Vaan loppuviikosta löysin kirjastosta Arto Mustajoen kirjan Väärinymmärryksiä – Miten voisimme kuunnella ja puhua paremmin? Kirjan mukaan suurin haaste ihmisten välisessä kommunikoinnissa on väärinymmärrys. joko tahallinen tai tahaton. Väärinymmärrys vaanii koko ajan, olipa kyseessä kommunikointi perheessä tuttujen kesken tai kansainväliset neuvottelut. Ymmärrykseen vaikuttavat sanojen lisäksi myös ilmeet, eleet ja se miten asiasta viestitään. Väärinymmärrysmahdollisuus on siis koko ajan läsnä työpaikalla ja sen todennäköisyys vain kasvaa muutostilanteissa. En tiennytkään, että ihmiset ymmärtävät näin huonosti toisiaan.

Lukiessani kirjaa aloin miettiä muutosten läpiviemistä ja fasilitointia – ylipäätään tilanteita, joissa yritän kertoa ajatuksiani eteenpäin. Lähtökohtaisesti poimin ensin tilanteeseen liittyvät tärkeät seikat omasta ajatusvirrastani. Omaan kokemustaustaani pohjautuen yritän sanottaa ideani ja mielipiteeni mahdollisimman selkeästi. Kuulijoilla on kuitenkin jokaisella erilainen kokemustausta, jolloin vastaanottajan tulkinta asiasta voi poiketa paljonkin alkuperäisestä tarkoituksestani. Näin käy monesti aivan arkipäiväisissä asioissa jopa tuttujen ihmisten kesken. Aina en tule edes huomanneeksi kohtaa, jossa ilmiselväkin väärinymmärrys tapahtuu. Näin keskustelu ajautuu helposti väärille urille ja keskustelijat kaivautuvat yhä syvemmälle poteroihinsa oman oletetun mielikuvansa kanssa. Valitettavasti ja täysin turhaan!

Tällainen ihmisille niin tyypillinen toiminta hankaloittaa jatkuvasti myös kommunikointia työssä. Tämä jarruttaa asioiden avointa keskustelua ja epäkohtien korjaamista, koska kuulijoille jää erilainen kuva tilanteesta kuin muutoksen vetäjälle. Lisäksi monet eivät syystä tai toisesta halua tuoda ongelmakohtia esiin. Syynä on ehkä pelko, että omat ideat lytätään tai aiemmat kokemukset siitä, ettei asioihin voi kuitenkaan vaikuttaa. Tällainen asioita salaava ilmapiiri ja vain omista lähtökohdista tehtävä kehitys on vaaraksi toiminnan jatkuvalle parantamiselle ja vaarantaa siten yrityksen kilpailukyvyn.

Tilanne on kaikin puolin haastava. Mietin, onko näistä lähtökohdista yleensäkään mahdollista viedä muutosta onnistuneesti eteenpäin. Kuinka suureen yhteisymmärrykseen voidaan ylipäätään päästä? Ja vastaavasti mikä on riittävä ymmärtämisen taso?

Asiaa voisi helpottaa päätoiminen kommunikaattori, joka keskittyy oikea-aikaiseen ja ymmärrettävään viestintään. Henkilökohtaisesti menisin vieläkin pidemmälle. Ei riitä, että kerrotaan henkilöstölle, miten muutoshanke etenee, vaan tässäkin tapauksessa tarvitaan vuorovaikutteisuutta. Kommunikaattorin on tärkeää aistia kentän tuntemuksia, jolloin hän voisi neutraalina tahona toimia myös tulkkina henkilöstön ja muutoshankkeen vetäjien välillä.

Joka tapauksessa sekä vetäjien että osallistujien on syytä tunnistaa väärinymmärryksistä johtuvat jumitilanteet. Pitää löytää keinot kertoa avoimesti osallistujille väärinymmärryksen mahdollisuudesta ja aktiivisesti pyrkiä ymmärtämään toisen kertomaa oikein. Voimme opetella aitoa kuuntelua ja läsnäoloa, jolloin väärinymmärrysten määrä minimoituu. Kun tietoisuus lisääntyy, saamme varmasti aikaan yhä sujuvammin tehtyä, onnistuneita muutoksia.

Ihminen pitää saada itse haluamaan meneillään olevaa kehitystä. Tähän auttaa se, että itsellä on selkeä käsitys siitä, mikä muuttuu ja miten se vaikuttaa yksilötasolla. Näin halu vaikuttaa tapahtumiin lisääntyy ja sitä myötä sitoutuminen – myös omaa työtä sujuvoittavaan – muutokseen lisääntyy.

Kohti avointa ja selkeämpää vuorovaikutusta!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2022

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2022, tulevaisuus, digitalisaatio, kommunikaatio, dialogi