Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Yksinkertaistamisen tärkeys

Keskiviikko 1.11.2017 - Minna Innala

Kollega muistutti KISS-periaatteesta, kun kerroin miettiväni käyttäjälähtöisiä tiedonhallinnan ratkaisuja yrityksen tarpeisiin. Lausahdus sai muistot kiirimään menneisyyteen, jossa työtovereitteni kanssa halusimme taltuttaa täysin villiksi riistäytyneet muutosprosessit. Jokainen toimi omalla tavallaan.

Vaikuttavuutta ei arvioitu. Päätösperusteita ja toteutuspäätöksiä ei kirjattu ylös. Eikä teknistä toteutustakaan perusteltu ja kirjattu siten, että myöhemmin pystyisi jäljittämään mitä ja miksi on muutettu. Muutospyyntöjä tuli suoraan suunnittelijalle käytäväkeskusteluissa tai sähköpostiin. Joskus tarve tuli esiin palaverimuistiossa. Harvemmin tehtiin virallinen muutospyyntö.

Muutosten etenemisen seuranta oli tapauskohtaista ja jokainen toimi parhaaksi katsomallaan tavalla. Muutostarpeet ja jo suunnittelussa olevien muutosten kokonaistilanne ei ollut kenenkään hallinnassa. 

Systemaattisella muutoshallinnalla oli siis sosiaalinen tilaus.

Muutosten kirjo oli moninainen. Meneillään oli eri osapuolten aloitteesta tehtäviä tuotemuutoksia, jolloin uudet tekniset ratkaisut piti suunnitella, analysoida ja viedä tuotantoon. Näiden myötä myös valmistuksessa tapahtui muutoksia. Toisaalta valmistusmenetelmiä kehitettiin ilman tuotemuutoksia. Yksi kuormittavimmista muutosten käsittelyn kannalta olivat asiakkaalta tulleet vaatimusmuutokset. Eli velvoittavista dokumenteista tuli uusia versioita ja ne piti katselmoida nopealla aikataululla, jotta osattiin reagoida valmistamiimme tuoteisiin vaikuttaviin asioihin riittävän aikaisin. Myös toiminnan kehitys loi muutoksia toimintatapoihin. Vain joitain mainitakseni.

Alussa organisaation oli vaikea mieltää, että eri tyyppisiä muutoksia voidaan hallita yhtenäisesti ja toimia samojen periaatteiden mukaisesti. En kuitenkaan tarkoita sitä, että muutosten sisältö, dokumentaatio tai toteuttamiseen käytettävät työkalut olisivat kaikissa samoja. Myös muutosryhmien kokoonpano vaihtelee käsiteltävän asian mukaan. Riittävän yksinkertainen geneerinen muutosprosessi voidaan kuvata hakemalla eri muutostapauksista yhtenäiset piirteet ja pidetään mielessä muutosten toteuttajien tarpeet.

Toimintaa sujuvoittaa merkittävästi se, että muutokset hallitaan – muutospyynnöstä sulkemiseen asti ­– yhdessä tietojärjestelmässä. Täällä kohdistetaan muutokset vaikuttavuuden mukaan. Muutokseen liittyvä informaatio lisääntyy asian edetessä. Datat tuleekin niputtaa yhteen, jotta muuttuneet asiat pystytään jäljittämään helposti vuosienkin takaa. Ajantasaisesta muutospoolista on hyvä tehdä vaikuttavuusarvioita ja toteuttamispäätöksiä kokonaisuus huomioon ottaen. Sen kautta kaikilla osapuolilla on yhtenäinen kuva meneillään olevista ja tulevista muutoksista.

Tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen toiminnan esteenä on valitettavan usein yritykseen pesiytynyt monimutkaisuus. Esimerkiksi yksi keskeinen asia voi liittyä muutostunnisteen muodostamiseen. Jos muutosten hallinta on pirstaloitunut eri järjestelmiin, samalle muutokselle generoidaan usein uusi tunniste. Näin voi tapahtua esimerkiksi, kun muutospyyntö muuttuu muutosmääräykseksi, ennakoivan kunnossapidon listoilla oleva työ päätetään ottaa työnalle tai muutosta hallitaan myös projektina.

Toisinaan tunnisteeseen on haluttu lisätä mukaan älykkyyttä, joka ilmaisee muutoksen tyypin, projektin koon, tekniikka-alueen tai muuta sellaista. Älykkäässä tunnisteessa on sellainen hankaluus, että se ei tue muutoksen joustavaa elämänkaarta, koska harvemmin avausvaiheessa voidaan tietää, millainen tai kuinka laaja muutos on kyseessä. Älykäs tunniste myös rämettyy helposti vuosien saatossa. Kohta kukaan ei muista mitä mikäkin asia tunnisteessa tarkoittaa. Tunniste voi olla tyhmä, koska järjestelmä kyllä pitää tiedot hallinnassa.

Tunnisteen avulla informaatio pitää voida tunnistaa ja jäljittää yksiselitteisesti kaikissa olosuhteissa. Näin ollen sitä voidaan verrata ihmisen aina samana pysyvään sosiaaliturvatunnukseen. Yksilöllisen tunnisteen muuttaminen aiheuttaa aina ylimääräistä työtä, vaarantaa jäljitettävyyden ja altistaa virheille. Tämän vuoksi tiedonhallinnan kulmakiviä ovat yksilöllinen, läpi prosessin säilyvä, tunniste ja versionhallinta. 

Yrityksessä pitää tiedostaa ydinliiketoimintaan kuuluvat tehtävät. Muiden organisaation osien tulee luoda edellytykset sujuvalle tekemiselle käyttäjälähtöisesti.  Toiminnan kehittämisen tarkoituksena on purkaa vuosien saatossa pesiytynyttä monimutkaisuutta – ei lisätä sitä. Keep it simple, stupid!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, muutostenhallinta, muutoshallinta, tiedonhallinta, kehittäminen, toimintatavat, tietojärjestelmät

Tietojärjestelmät hallintaan

Perjantai 30.6.2017 - Minna Innala

CCY_VK2017_2_pj_tietojarjestelmat_blogiin.jpg

Monessa suuressa yrityksessä on tietotekniikan yleistymisestä lähtien rakennettu itse ja tilattu ohjelmistotoimittajilta erilaisia tietojärjestelmiä aina kulloisenkin tarpeen mukaan. Itse ohjelmoidut sovellukset ovatkin olleet välttämättömiä, koska kaupallisia sellaisenaan yritysten tarpeet täyttäviä ratkaisuja ei ole ollut saatavilla – ainakaan järkevään hintaan. Myös kaupalliseen ratkaisuun päädyttäessä omien räätälöintien ja lisäominaisuuksien teko on ollut enemmän sääntö kuin poikkeus.

Vaikka tällainen oman IT-osaston tekemien ratkaisujen saaminen täsmätoimituksena tuntuu erittäin käyttäjäystävälliseltä palvelulta ja tähtää toiminnan jatkuvaan parantamiseen, siihen liittyy joitakin ajan kuluessa kumuloituvia epäkohtia. Ensinnäkin sovellusten määrittelyt ja toteutuksen dokumentointi saattavat jäädä vaillinaiseksi, jolloin ohjelmiston ylläpito ja jatkokehitys hankaloituvat. Varsinkin tilanteissa, joissa tekijä siirtyy toisiin tehtäviin tai tekniikat vanhenevat.

Toinen haaste liittyy erillisten pikkuratkaisujen toteuttamiseen. Jos strategia puuttuu, ei tulla ajatelleeksi, että samantyyppistä ratkaisua voitaisiin hyödyntää laajemminkin. Tai sitten tarve tunnistetaan ja erillisiä palasia aletaan levittää satunnaisesti. Esimerkiksi yrityksessä saattaa olla useita erillisiä tietokantoja ja eri tekniikoilla toteutettuja ratkaisuja dokumenttien hallintaan, vaikka dokumentit liittyvät läheisesti toisiinsa ja niitä käytetään eri puolilla organisaatiota. Tämän vuoksi on hyvä luoda strategiaa myös kokonaisuuden kannalta.

Kolmas haaste liittyy ohjelmistohankintoihin. Esimerkiksi alun perin on hankittu tuotetiedonhallintajärjestelmä, jossa on tyypillisesti mukana myös dokumenttienhallintaominaisuudet. Tämä on kuitenkin mielletty suppeasti vain suunnittelutiedonhallintaan käytettäväksi, jolloin muut dokumentit hallitaan erillisellä dokumenttienhallintaohjelmistolla. Näiden lisäksi yrityksessä saattaa olla toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on myös dokumenttienhallintaominaisuuksia.

Tilanteeseen, jossa yrityksessä on päällekkäisiä kaupallisia sovelluksia, ajaudutaan nykyisin myös siksi, että ohjelmistotalot ovat laajentaneet alkuperäistä tuoterepertuaariaan uusilla moduuleilla. Näin ollen yrityksessä on jo aiemmin otettu käyttöön kilpailevia tuotteita. Tällöin usein pääkäyttäjät pyrkivät aktiivisesti laajentamaan juuri itselle tutuimpien sovellusten käyttöä. Toisaalta tarjonnan runsaus on vain positiivista, koska silloin eri toimintojen asiantuntijoista koostuva foorumi pystyy hyvän johtamisen tukemana valitsemaan kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmat ratkaisut.

Jossain vaiheessa vääjäämättä tietojärjestelmien kirjo kasvaa hallitsemattomaksi rakennelmaksi. Pahimmassa tapauksessa tiedonhallinta siiloutuu pahasti, jolloin informaatiovirtojen liikkumiseksi on tehtävä yhä useampia uusia integraatioita. Saavutetaan kulminaatiopiste, jossa on kokonaiskehityksen kannalta järkevämpää korvata useita – elinkaarensa päässä olevia, päivitystä vaativia tai itse tehtyjä – sovelluksia nykyaikaisella kaupallisella ratkaisulla. Parhaassa tapauksessa saadaan tietovirtoja selkeytettyä kerralla. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa erilliset dokumenttienhallintaratkaisut korvataan yhdellä, koko konsernin kattavalla järjestelmällä.

Kun tietojärjestelmäkokonaisuutta lähdetään perkaamaan, on syytä analysoida olemassa olevaa ympäristöä puhtaalta pöydältä ja tehdä kattavat kartoitukset kaikkien käyttäjien sekä nykyisten että tulevien tarpeiden kannalta. Tulee kiinnittää huomiota olemassa olevien järjestelmien yhteensopivuuteen ja elinkaareen. Miten informaatiovirrat liikkuvat? Saavatko kaikki tarvitsemansa tiedot helposti hyödynnettävässä muodossa? Paljonko kuluu aikaa eri tietojen yhdistämiseen ja esimerkiksi raporttien laatimiseen?

Lisäksi on huomattava, että uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina myös toimintatapojen uudistamisen. Vanhojen tapojen siirto sellaisinaan uuteen järjestelmään hukkaa toiminnan optimaalisen tehostamismahdollisuuden. Ajatellaanpa esimerkiksi 500 toimihenkilön yritystä, jossa tiedostojen nimeämiskäytännöt ovat kirjavat. Tällöin dokumentti pitää avata ennen kuin voi varmistua, sen sisällöstä. Näin siitäkin huolimatta, että metatiedot ovat kunnossa. Jos oletetaan, että henkilöltä kuluu keskimäärin 10 minuuttia päivässä dokumenttien etsimiseen ja avaamiseen varmistusmielessä, se tarkoittaa yhteensä yli 80 tuntia päivässä, joka voitaisiin käyttää hyödyllisemmin. Tällainen tilanne voidaan helposti estää noudattamalla käytäntöä, jossa dokumentin yksilöllinen tunniste ja muutostaso näkyvät aina: tietokannan metatiedoissa, dokumentin jokaisella sivulla ja tiedoston nimessä – toivottavasti järjestelmien tukemana. Tällöin kaikki osapuolet näkevät aukottomasti ja avaamatta mistä dokumentista on kyse, vaikka se olisi kopioitu omalle kovalevylle tai lähetetty ulkopuoliselle taholle.

Pitää siis aidosti tunnistaa, epäkohdat, joihin haetaan parannusta. Paras lopputulos saavutetaan, kun kehitetään sekä toimintatapoja että tietojärjestelmiä. On tärkeää, että pystytään kartoittamaan objektiivisesti eri käyttäjäryhmien tarpeet ja näiden väliset yhteydet. Kun tavoitetila on kirkkaana mielessä, on aika ottaa olemassa olevista tietojärjestelmistä kaikki hyöty irti ja tutustua ohjelmistotarjontaan – avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2017

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2017, tiedonhallinta, tietojärjestelmät

Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun

Sunnuntai 31.7.2016 - Minna Innala

CCY_VK2016_2_pj_blogiin.png

Ajattelin suunnittelutyön automatisointimahdollisuuksia, ihanteellisesti toimivia järjestelmiä, joiden avulla tuotteiden elinkaaret pysyvät helposti hallinnassa aina vaatimusmäärittelyistä käytöstä poistoon asti. Työjonot huolehtivat siitä, että jokainen keskittyy määriteltyjen prosessien mukaiseen ydintekemiseensä. Tarvittavat tiedot tehtävien suorittamiseen, esimerkiksi uuden tuotteen suunnitteluun, löytyvät vaivatta erilaisista kirjastoista. Ja aiemmat mallit ovat helposti hyödynnettävissä. Suunnittelujärjestelmä ehdottaa sopivia ja hyväksi koettuja ratkaisuja – saattaapa oppivana järjestelmänä tehdä päätöksiä itsenäisestikin.

”Loistavaa”, ajattelin: ”järjestelmät vapauttavat meidät rutiinitehtävistä, jolloin voimme keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin.” Tässä vaiheessa satuin vilkaisemaan sosiaalisen median uutisvirtaa ja huomasin ystäväni kirjoittaman blogin: ”Sama yhä uudestaan”. Blogi alkaa seuraavasti: ”Suomalaiset ovat hyviä saman toistossa. Tehdään pikku viilauksia ja parannuksia olemassa olevaan, mutta ei oikein osata ajatella ja tehdä toisin rajujen muutosten ja hajaannuksenkaan keskellä.” Blogi käsittelee organisaatioiden uudistumiskykyä – kykyä tehdä asioita luovasti, fiksummin ja jatkuvasti parantaen. Miten jatkuva parantaminen saadaan rakennettua sisään toimintaprosesseihimme ja järjestelmiin, jotka ohjaavat työmme tekemistä ennalta määritetyillä tavoilla?

Kun työjonoon ilmestyy tehtävä, esimerkiksi muutospyyntö, se käynnistää prosessien mukaisen toiminnan, jonka etenemistä seurataan järjestelmään kirjattujen tuotosten perusteella. Käsittelyn edetessä generoituu yhä useampia tehtäviä eri osapuolille. Näistä sitten muodostuu kokonaisuus tuotteen muuttamiseksi halutunlaiseksi määrätyssä aikataulussa, hyväksytyin kustannuksin. Tällaisessa paineisessa tekemisessä on suuri houkutus etsiä aiemmin toteutettuja ratkaisuja, jolloin on kokemusta valitun ratkaisun toimivuudesta. Myös mallinnus sujuu nopeammin edellisiä suunnitelmia korjatessa. Tämä tietenkin sillä edellytyksellä, että aiemmat mallit ovat niin hyvin tehtyjä, että niistä ei generoidu virheitä uusiin malleihin. Näin saadaan työ nopeasti tehtyä, mutta saatu ratkaisu ei välttämättä ole kehityksen kärjessä. Organisaatio on taantunut tekemään ”samaa yhä uudestaan”.

Riippuu paljon yrityksen toiminnasta ja tuotteista, onko tuotesuunnittelu enemmän pienten korjausten tekoa olemassa oleviin tuotteisiin kuin aivan uusien ratkaisujen miettimistä. Jos yrityksellä on omat tuotteet ja markkinat vetävät, niin maltilliset muutokset olemassa oleviin tuotteisiin lienevät paikallaan. Tällainen toiminta pelkästään ei kannata pitemmän päälle. Muuttuvien markkinoiden ja tekniikan kehittymisen myötä katseen pitää olla tulevassa ja on syytä miettiä myös aivan uusia, seuraavan polven sovelluksia ja ratkaisuja nykyisten tuotteiden rinnalle. Tällöin on syytä ottaa koko firman potentiaali käyttöön ja kääntää aivonsa ”uuden ideointi ja suunnittelu” -moodiin.

Tilanteesta riippuen uusien tuotteiden innovointi ja liiketoiminnan kehitys voidaan erottaa päivittäisestä tekemisestä. Isommissa yrityksissä näitä toteuttamassa on erikseen nimetyt henkilöt, jotka työskentelevät joko pysyvissä tai projektiorganisaatioissa. Myös konsulttien käyttö on sallittua. Erillisenä tehtävässä kehityksessä on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että myös kehitystiimien ulkopuolisten henkilöiden ideat otetaan mukaan. Näin on helpompi jalkauttaa uudet toimintatavat tekniikat koko henkilöstön käyttöön.

Yrityskulttuuri pitää saada tukemaan spontaania jatkuvaa parantamista, olipa kyseessä sitten toimintatavat tai tuotekehitys. Tämä mahdollistaa ideoiden esiintuomisen koko yrityksessä – olipa kyse sitten pienemmästä tai suuremmasta asiasta. Liiketoimintaprosessien ja järjestelmien yhtäaikainen kehittäminen mahdollistaa parhaiten kulloiseenkin yritykseen sopivien käytäntöjen ja ohjelmistojen yhdistämisen. On tärkeää, että jatkuva parantaminen on hyvin organisoitua ja toteutettuja ratkaisuja saadaan aikaan, jolloin kaikki näkevät käytäntöjen helpottumisen ja työn paremman sujumisen omakohtaisesti. Erityistä huomiota tulee kiinnittää siihen, millaisella kombinaatiolla saisimme aikaan järjestelmän, joka varmistaa laadukkaan toiminnan – innovointia latistamatta.

Lähtökohtaisesti järjestelmien tulee pitää yrityksen tiedot hallinnassa ja varmistaa, että kaikki toimivat määriteltyjen prosessien mukaisesti. Järjestelmien tulee olla helppokäyttöisiä ja kaikkien osapuolten tulee itse nähdä niiden käytön hyödyt. Ihannetapauksessa järjestelmät toimivat niin hyvin yhteen, ettei käyttäjä edes huomaa, mitä järjestelmää milloinkin käyttää. Hyvin toimivat järjestelmät vapauttavat aikaa luovaan ajatteluun – ajan hyödyntäminen on henkilöstä itsestään ja vallitsevasta yrityskulttuurista kiinni.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2016

1 kommentti . Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2016, tiedonhallinta, luovuus, järjestelmät