Kevään kuluessa olen useaan kertaan törmännyt tiedonhallinnan hallitsemattomuuteen. Tuttujen tuotetietojen rinnalle on noussut massiivinen määrä ei niin strukturoitua tietoa, jonka liittymäsuhteita ei keräysvaiheessa pystytä tarkkaan hahmottamaan. Eikä kaikkia käyttömahdollisuuksia vielä osata edes aavistaa. Näiden hyödyntäminen on kuitenkin elinehto yrityksen kilpailukyvyn parantamiselle.

Hallintamielessä tuotetiedot ovat rajattu kokonaisuus, jonka riippuvuudet pystytään näkemään. Tuotteen elinkaarenhallintaan kuuluvat oleellisesti myös perinteisesti ERP:eissä ja CRM:issä hallittavat tiedot. Tätä tarkkaan määriteltyä ja strukturoitua kokonaisuutta yhdistävät loogiset lainalaisuudet. Markkinoilla on runsaasti käyttökelpoisia sovelluksia ja näitä yhdistelemällä yritys voi kootamieleisensä kokonais-PLM-ratkaisun integroimalla eri tietovarastoissa olevaa dataa. Myös kommunikaatio eri osapuolten välillä toimii vakiintuneiden termien ja henkilöiden samankaltaisten koulutustaustojen vuoksi kohtuullisesti.

Mitäpä tapahtuu, kun tähän kokonaisuuteen lisätään ”Big Data ” – tyyppistätietoa, esimerkiksi asiakaskokemuksia tai ideointivaiheen dataa. Tai vaikkapa tietoa työntekijän työoloista valmistushetkellä (vaikutusta laatuun?). Näin päästään ajatuksellisesti seuraavalle tasolle.

Strukturoidun ja vapaan tiedon yhdistämisen yksi vaikeus on yhteisen sanaston puute. Tai sanoja kyllä on, mutta jokainen ymmärtää niiden merkityksen omista lähtökohdistaan. Esimerkiksi ”tiedonhallinta” tarkoittaa yhdelle ”dokumenttien hallintaa”, toiselle ”suunnittelutiedonhallintaa” ja kolmannelle koko yrityksen ”informaationhallintaa”.

Semanttisten väärinymmärrysten karsiminen on ensimmäinen askel matkalla kokonaisvaltaista tiedonhallintaa. Tarkoituksena on saada aidosti keskusteluun mukaan kaikki tietoja tarvitsevat, jolloin pystytään karsimaan päällekkäisyyttä ja keräämään tarpeellisia tietoja. Myös tiedon jakamistavoista voidaan sopia mahdollisimman suurta joukkoa auttavilla tavoilla.

Vain tunnistettua tietoa voidaan hyödyntää, joten yrityksen johdon on tiedettävä, mitä tarvitaan ja johdettava tietoa yhtä tehokkaasti kuin resursseja ja rahavirtoja.

Tieto lisää tuskaa – ja rajähdysmäisesti lisääntyvä hallinnan tarve ajaa ihmisen epätoivoon?

Eipä sentään - ketterien menetelmien avulla määrittelyt tarkentuvat ymmärryksen lisääntyessä. Ohjaamalla kehityshankkeita määrätietoisesti oikeaan suuntaan, saamme yhdessä aikaiseksi konkreettisia ratkaisuja, jotka elävät ajassa.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2014