Yrityksen tietomassat tulee saada jäsennellysti hallintaan siten, että kaikki löytävät tarvitsemansa tiedot helposti ja hyödynnettävässä muodossa. Pyrkimyksenä on tietojen jäljitettävyyden ja riippuvuussuhteiden säilyminen eikä samoja tietoja tarvitse syöttää useampaan järjestelmään. Järjestelmien tulee toimia liiketoimintaprosesseja tukien ja siten ohjata kaikkien jokapäiväistä toimintaa. On tärkeää, että käyttäjät kokevat tiedonhallinnan helpottavan työntekoa. Tavoitteen saavuttamiseksi vaaditaan tarkat, kattavat määrittelyt, joihin nojautuen pystytään valitsemaan ja ottamaan käyttöön sopivat ratkaisut.

Avoin kommunikaatio eri osapuolten välillä on ainoa tie  kattavan kokonaiskuvan muodostamiseen ja erilaisten mielipiteiden hyödyntämiseen päätöksenteon pohjaksi. Kommunikointiin liittyy kuitenkin haaste – miten kommunikoida siten, että kaikki osapuolet ymmärtäisivät tilanteen samalla tavalla ja osaisivat tuoda tietämyksensä keskusteluun. Sanojen merkitys kun saa vivahteita ja jopa muuttuu kokonaan kuulijan mukaan. Ei voida aina olla varmoja, että kahdella saman alan ihmisellä on yhteneväinen kuva asiasta – saati kun osapuolia on useita ja he edustavat eri ammattialoja.

Jokaisella meistä on oma maailmamme ja siihen liittyvät omat näkemyksemme asioista ja niiden yhteyksistä. Me siis muodostamme lähtötiedoista, itsemme mielestä oikean, kokonaiskuvan taustatietojemme perusteella. Se voi olla hyvinkin erilainen riippuen koulutus- ja kulttuuritaustastamme, aiemmista työtehtävistämme sekä kiinnostuksen kohteistamme. Nämä seikat vaikuttavat myös suuresti siihen, mitä tietoja pidämme tärkeinä ja poimimme informaatiovirrasta. Miten varmistaa, että nämä seikat ovat juuri ne oleellisimmat koko yritystä ajatellen?

Toisaalta taustamme vaikuttaa myös tapaamme kommunikoida ja käyttämäämme terminologiaan. Mitä paremmin olemme asiaan perehtyneitä, sitä enemmän tulemme käyttäneeksi erityissanastoa – välillä huomaamattamme. Helposti unohtuu, että kuulijoilla ei ehkä olekaan samoja taustatietoja ja suuri osa viestistä ei saavutakaan maalia. Tilanteen tekee haastavaksi se, että kuulija ei aina ymmärrä kysyä lisää tai pyytää täsmennystä, koska hän ei pidä asiaa kokonaisuuden kannalta merkittävänä.

Usein ollaan tilanteessa, että esimerkiksi alihankkijalle kerrotaan vain työn teettäjän mielestä tarvittavat tiedot. Tällöin kokonaiskuva alkaa hahmottua vasta tuotetta tehdessä ja virheitä korjatessa. Alihankkija ei ole pystynyt käyttämään ammattitaitoaan täysitehoisesti, koska lähtötiedot ovat olleet puutteelliset eikä toteutusta ole ajateltu riittävästi suunnitteluvaiheessa. Tällöin ei saavuteta parasta mahdollista lopputulosta tai sen saavuttamiseen kuluu enemmän aikaa kuin avoimemmalla lähestymistavalla. Vastaavanlaiseen tilanteeseen voidaan ajautua myös yrityksen sisällä.

Ainoa tie globaaliin kokonaisuuden hallintaan on se, että kaikilla osapuolilla on yhtenäinen ymmärrys tavoitetilasta ja selkeä käsitys siitä, mitä hänen toimintansa vaikuttaa kokonaisuuteen. Jokaisella pitää olla mahdollisuus vaikuttaa siihen, että hänen tiedossaan olevat näkökohdat tulee otetuksi huomioon mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tavoitetila on, että päätökset tehdään objektiivisten, merkittävien tosiasioiden perusteella.

Oppikaamme toisiltamme avoimin mielin!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2011