”Haaveilen usein ideaalisesta tiedonhallintajärjestelmästä – tietotekniikka toimisi kuin ihmisen mieli. Ohjelmiston logiikka vastaisi omaani ja toiminnot tapahtuisivat helposti, ilman erityisponnisteluja. Tietojen tallentaminen järjestelmään olisi helppoa ja ohjelmisto auttaisi minua toimimaan oikein. Saisin kaikki haluamani tiedot ulos järjestelmistä siinä muodossa kuin niitä tarvitsen. Tietotekniikkaa ei käytännössä edes huomaisi vaan se tukisi toimiani täydellisesti.”

Kaukainen unelma vai mitä todella vaadittaisiin kehityksen ohjaamiseksi tähän suuntaan? Tekniikan sinällään en usko olevan este, mutta ideaalisen järjestelmän rakentaminen tulee kalliiksi. Toinen tekijä on se, että valittut ratkaisut eivät aina toimi siten, että paras hyöty saavutettaisiin.

Lisähaastetta tulee siitä, että yrityksessä työskentelevät ihmiset tarvitsevat hyvinkin erilaisia tietoja eri muodossa esitettynä. On olemassa paljon sovelluksia juuri ko. toimintoon, mutta niiden sovittaminen kokonaisuuteen on useimmiten haastavaa. Näin voidaan edetä useampaan suuntaan. Otamme käyttöön eri tarkoituksiin parhaan ratkaisun ja ajaudumme tilanteeseen, jossa pientä osaa hallitaan ko. tarkoitukseen tehdyllä ohjelmistolla. Tällöin sovelluksia tarvitaan lukuisia. Niiden keskinäinen kommunikointi ei aina toimi ja eri järjestelmissä olevien tietojen yhdistäminen on vaikeaa.

Toinen ääripää on se, että yritetään hallita kaikkea yhdellä järjestelmällä. Tällöin kyllä tiedot ovat yhdessä paikassa, mutta tällainen järjestelmä ei välttämättä täytä kaikkien osapuolten tarpeita. On siis löydettävä kompromissi – rajallinen määrä liiketoimintaa tukevia järjestelmiä. Käyttäjää auttavat erilaiset integraatiot ja haut, jolloin samaa tietoa ei tarvitse syöttää useaan kertaan eri järjestelmiin. Työskentely sujuvoituu, kun päällekkäinen työ vähenee.

Tietoteknisessä mielessä toimivan kokonaisuuden määrittely ja rakentaminen on monissa yrityksessä onnistunut. Myös tietojen siirto järjestelmistä toiseen on saatu toimimaan. Sitä paremmin ja helpommin, mitä vähemmän toiminnallisuutta järjestelmiin on liitetty. Lisääntyvän toiminnallisuuden myötä myös ohjelmiston käyttö monimutkaistuu ja samalla käytettävyys huononee.

Tähän on syynä se, mitä suuremman osa-alueen tietoja järjestelmässä hallitaan, sitä erilaisempia käyttäjiä sen tulee palvella. Ja ihmiset toimivat tunnetusti erilaisilla logiikoilla ja kokevat näin helppokäyttöisyyden hyvinkin eri tavalla. Jokaisella on oma käsityksensä hyödyllisestä järjestelmästä ja tarpeet sinne syötettävien tietojen hyödyntämisestä. Käyttäjä ei aina tule miettineeksi muita tiedon tarvitsijoita.

Toisinaan myös käyttäjien on vaikea saada tarpeitaan viestitetyksi yrityksen sisällä tai ohjelmistotoimittajille eikä sopivaa ohjelmistoa tai järjestelmää tunnu löytyvän. Valintavaiheessa on moniakin ratkaisuja, mutta kuinka hyvin ne lopulta toimivat käyttäjän odottamalla tavalla. Asiaa voi helpottaa räätälöimällä. Pienillä automatisoinneilla voidaan järjestelmä saada ohjaamaan toimintaa ydinprosessien mukaisesti ja monissa tapauksissa ne lisäävät käytettävyyttä tiedonhallintaan. Räätälöimällä menetämme kuitenkin osan ohjelmiston hyödynnettävyydestä eri tarpeisiin, mikä toisaalta voi tehdä ohjelmiston käytöstä sekavan.

Yleisesti auttaa selkeä prosessilähtöinen ohjeistus, jossa nappulatekniikan lisäksi kerrotaan, miksi ja miten meidän yrityksessä toimitaan. Hallitussa käyttöönotossa panostetaan kaikkien osapuolten koulutukseen ja käyttöä perustellaan ja asiat käydään jokaisen tehtävien kannalta perinpohjaisesti läpi.

Entä jos kuitenkin ohjelmiston käyttö koetaan liian vaikeaksi eikä käyttöönottovaiheesta päästä yli. Vai onko kyseessä vain muutosvastarinta? Liian vaikeakäyttöistä tiedonhallintaohjelmistoa ei ole mahdollista sellaisenaan ottaa kokonaisvaltaisesti käyttöön – ohjelmiston hyödyntäjille tulee taata helppo käytettävyys, jotta yhteinen tietovarasto toimii.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2011