Olen viimepäivinä pohtinut, miten tärkeässä roolissa tuotteen elinkaarenhallinta on yrityksen strategiassa. Tehdäänkö liiketoimintastrategian yhteydessä myös tiedonhallintastrategia? Tukeeko tiedonhallintasuunnitelma yrityksen strategiaa? Vai onko nämä asiat jätetty kokonaan strategisen suunnittelun ulkopuolelle?

Perinteisesti tuotteen elinkaarenhallinta liitetään tuotesuunnitteluun, mutta todellisuudessaon kyse on paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samoja tietoja tulee pystyä hyödyntämään sidosryhmän näkökulmasta. Esimerkiksi suunnittelijan laatiman CAD-mallin pohjalta tehdään valmistussuunnittelua, ostetaan materiaaleja tai osia ja tehdään käyttöohjeita. On tärkeää, että eri toiminnoissa vältytään päällekkäiseltä työtä, jolloin tiedon tulee olla hyödynnettävissä käyttäjän tarvitsemassa muodossa.

Toisaalta suunnittelutieto on vain pieni osa koko informaatiota, joka tuotteeseen liittyy. Tuotteen elinkaarenaikainen tieto voidaankin nähdä suurena tietomassana, joka jäsentyy liittymäsuhteidensa kautta järkeväksi kokonaisuudeksi. Tarkemmin ajatellen tuotteen koko elinkaarenaikaista tietoa löytyy suurimmasta osasta yrityksen tietojärjestelmiä – täydennettynä paperidokumenteilla ja hiljaisella tiedolla. Oli tuote sitten fyysinen tuote, ohjelmisto, palvelu tai näiden yhdistelmä, sen elinkaaren aikaisia tietoja tulee hallita tarkoituksenmukaisesti. Eri toimialoilla periaatteet ovat samat, vain järjestelmät, menetelmät ja jäljitettävyysvaatimukset erovat.

Tarvittava tieto on sidoksissa tuotteen elinkaaren vaiheeseen. Aktiivisen projektin tietoja pitää pystyä seuraamaan reaaliajassa, ilman erityisiä ponnisteluja raporttien laatimiselle. Toteutettujen projektien tietoja pitää pystyä hyödyntämään uusia tarjouksia tehtäessa. Yrityksen strategian pitää perustua olemassa olevaan tilanteeseen ja markkinatilanteen vaatimuksiin. Nykyajan tekniikat mahdollistavat tosiaikaisella, oikealla, tiedolla johtamisen.

Lean-ajattelu pätee tiedonhallintaankin. Mitä suoraviivaisemmat tietovirrat ovat ja mitä tarkoitukseen sopivammassa muodossa ihmiset saavat tarvitsemansa tiedot, sitä enemmän energiaa vapautuu varsinaisten työtehtävien suorittamiseen. Jotta kone kävisi kitkattomasti, tulee koko henkilöstön motivaation olla kohdillaan. Kaikilla osapuolilla pitää olla selkeä kuva siitä, mikä vaikutus hänen syöttämällään tiedolla on kokonaisuuden kannalta. Kokonaiskuvan ymmärtäminen lisää oleellisesti tiedon oikeellisuutta. Toisaalta jokaisella on myös vastuu kertoa epäkohdista ja yhteistuumin parantaa olemassa olevia käytäntöjä koko organisaatiota ajatellen.

Itse näen, että ketterällä informaationhallinnalla voidaan lisätä kannattavuutta merkittävästi. ”Oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.”  Oikealla tahtotilalla, motivoituneella henkilöstöllä ja nykyaikaislla työkaluilla tämä on saavutettavissa. Se, mitä tarvitaan, on yhteinen päämäärä ja ”flow” sen saavuttamiseksi!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2014