Jaa |

Puheenjohtajan palsta

Tuotetieto vs. liiketoimintatieto

Maanantai 16.3.2015 - Minna Innala

CCY_VK2015_1_pj_blogiin.jpg

Olen viimeaikoina hämmästyneenä huomannut, miten eri tavalla ymmärrämme tiedon ja jäsennämme informaationhallinnan kenttää. Yksilöt ovat muodostaneet aiheesta taustaansa ja käyttämäänsä tietoon perustuvan mielikuvansa.

Jokaisella menestyvällä yrityksellä on markkinavetoiset tuotteensa, jotka voivat olla perinteisiä koneita tai laitteita, ohjelmistoja, palveluja tai edellisten kombinaatioita. Yrityksissä ollaan heräämässä ydintiedonhallinnan (MDM, Master Data Management) tarpeellisuuteen, mutta tässä yhteydessä ulkopuolelle jätetään usein tuotteen elinkaarenhallinta (PLM, Product Lifecycle Management).

Kun tuote ajatellaan laajasti, niin ilman tuotetta ei ole liiketoimintaa. Näin ollen tuotteiden suunnitteluun, valmistukseen, ohjelmointiin, palveluihin, myyntiin, ostoon ja resursseihin liittyvät oleellisena osana tuotetiedot. Tuotteita kehitetään markkinoiden ja asiakkaiden vaatimusten mukaisesti – tulevaisuudessa yhä enemmän asiakkaat ovat prosessissa mukana, jolloin tarvittavien tietojen laatu ja helppo saatavuus korostuvat entisestään.

Useissa yrityksissä laatu ja jäljitettävyys ovat osa liiketoiminnan kannalta kriittistä tietoa. Liikkeenjohtoa kiinnostaa myös mitä suunnittelussa ja tuotannossa tapahtuu. Vastaavat lainalaisuudet toteutuvat ohjelmistotuotannossa tai palveluissa. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta mittaristot tulee valita siten, että ne tukevat yrityksen strategiaa ja niiden avulla voidaan luontevasti tehdä jatkuvaa parantamista reaaliaikaiseen, oikeaan tietoon pohjautuen (BI, Business Intelligence).

Liiketoiminnan kannalta pitää löytää mahdollisimman tehokkaat informaationhallintatavat helpottamaan kaikkien osapuolten tekemistä ja takaamaan globaalia  tiedon hyödyntämistä. Koko yrityksen tietojen rationalisointi vaatii selkeän kuvan yrityksen toiminnasta, kriitisistä tiedoista ja niiden riippuvuussuhteista. Tehtävä vaatii kaikilta osapuolilta avointa kommunikointia, soveltamiskykyä yli liiketoimintarajojen ja ennakkoluulotonta lähestymistapaa.

Minna Innala CAD/CAM-yhdistys puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2015

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2015, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Tuote, tieto ja strategia

Lauantai 4.10.2014 - Minna Innala

Olen viimepäivinä pohtinut, miten tärkeässä roolissa tuotteen elinkaarenhallinta on yrityksen strategiassa. Tehdäänkö liiketoimintastrategian yhteydessä myös tiedonhallintastrategia? Tukeeko tiedonhallintasuunnitelma yrityksen strategiaa? Vai onko nämä asiat jätetty kokonaan strategisen suunnittelun ulkopuolelle?

Perinteisesti tuotteen elinkaarenhallinta liitetään tuotesuunnitteluun, mutta todellisuudessaon kyse on paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samoja tietoja tulee pystyä hyödyntämään sidosryhmän näkökulmasta. Esimerkiksi suunnittelijan laatiman CAD-mallin pohjalta tehdään valmistussuunnittelua, ostetaan materiaaleja tai osia ja tehdään käyttöohjeita. On tärkeää, että eri toiminnoissa vältytään päällekkäiseltä työtä, jolloin tiedon tulee olla hyödynnettävissä käyttäjän tarvitsemassa muodossa.

Toisaalta suunnittelutieto on vain pieni osa koko informaatiota, joka tuotteeseen liittyy. Tuotteen elinkaarenaikainen tieto voidaankin nähdä suurena tietomassana, joka jäsentyy liittymäsuhteidensa kautta järkeväksi kokonaisuudeksi. Tarkemmin ajatellen tuotteen koko elinkaarenaikaista tietoa löytyy suurimmasta osasta yrityksen tietojärjestelmiä – täydennettynä paperidokumenteilla ja hiljaisella tiedolla. Oli tuote sitten fyysinen tuote, ohjelmisto, palvelu tai näiden yhdistelmä, sen elinkaaren aikaisia tietoja tulee hallita tarkoituksenmukaisesti. Eri toimialoilla periaatteet ovat samat, vain järjestelmät, menetelmät ja jäljitettävyysvaatimukset erovat.

Tarvittava tieto on sidoksissa tuotteen elinkaaren vaiheeseen. Aktiivisen projektin tietoja pitää pystyä seuraamaan reaaliajassa, ilman erityisiä ponnisteluja raporttien laatimiselle. Toteutettujen projektien tietoja pitää pystyä hyödyntämään uusia tarjouksia tehtäessa. Yrityksen strategian pitää perustua olemassa olevaan tilanteeseen ja markkinatilanteen vaatimuksiin. Nykyajan tekniikat mahdollistavat tosiaikaisella, oikealla, tiedolla johtamisen.

Lean-ajattelu pätee tiedonhallintaankin. Mitä suoraviivaisemmat tietovirrat ovat ja mitä tarkoitukseen sopivammassa muodossa ihmiset saavat tarvitsemansa tiedot, sitä enemmän energiaa vapautuu varsinaisten työtehtävien suorittamiseen. Jotta kone kävisi kitkattomasti, tulee koko henkilöstön motivaation olla kohdillaan. Kaikilla osapuolilla pitää olla selkeä kuva siitä, mikä vaikutus hänen syöttämällään tiedolla on kokonaisuuden kannalta. Kokonaiskuvan ymmärtäminen lisää oleellisesti tiedon oikeellisuutta. Toisaalta jokaisella on myös vastuu kertoa epäkohdista ja yhteistuumin parantaa olemassa olevia käytäntöjä koko organisaatiota ajatellen.

Itse näen, että ketterällä informaationhallinnalla voidaan lisätä kannattavuutta merkittävästi. ”Oikea tieto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.”  Oikealla tahtotilalla, motivoituneella henkilöstöllä ja nykyaikaislla työkaluilla tämä on saavutettavissa. Se, mitä tarvitaan, on yhteinen päämäärä ja ”flow” sen saavuttamiseksi!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta

Semantiikkaa kaikki tyynni?

Sunnuntai 15.6.2014 - Minna Innala

Kevään kuluessa olen useaan kertaan törmännyt tiedonhallinnan hallitsemattomuuteen. Tuttujen tuotetietojen rinnalle on noussut massiivinen määrä ei niin strukturoitua tietoa, jonka liittymäsuhteita ei keräysvaiheessa pystytä tarkkaan hahmottamaan. Eikä kaikkia käyttömahdollisuuksia vielä osata edes aavistaa. Näiden hyödyntäminen on kuitenkin elinehto yrityksen kilpailukyvyn parantamiselle.

Hallintamielessä tuotetiedot ovat rajattu kokonaisuus, jonka riippuvuudet pystytään näkemään. Tuotteen elinkaarenhallintaan kuuluvat oleellisesti myös perinteisesti ERP:eissä ja CRM:issä hallittavat tiedot. Tätä tarkkaan määriteltyä ja strukturoitua kokonaisuutta yhdistävät loogiset lainalaisuudet. Markkinoilla on runsaasti käyttökelpoisia sovelluksia ja näitä yhdistelemällä yritys voi kootamieleisensä kokonais-PLM-ratkaisun integroimalla eri tietovarastoissa olevaa dataa. Myös kommunikaatio eri osapuolten välillä toimii vakiintuneiden termien ja henkilöiden samankaltaisten koulutustaustojen vuoksi kohtuullisesti.

Mitäpä tapahtuu, kun tähän kokonaisuuteen lisätään ”Big Data ” – tyyppistätietoa, esimerkiksi asiakaskokemuksia tai ideointivaiheen dataa. Tai vaikkapa tietoa työntekijän työoloista valmistushetkellä (vaikutusta laatuun?). Näin päästään ajatuksellisesti seuraavalle tasolle.

Strukturoidun ja vapaan tiedon yhdistämisen yksi vaikeus on yhteisen sanaston puute. Tai sanoja kyllä on, mutta jokainen ymmärtää niiden merkityksen omista lähtökohdistaan. Esimerkiksi ”tiedonhallinta” tarkoittaa yhdelle ”dokumenttien hallintaa”, toiselle ”suunnittelutiedonhallintaa” ja kolmannelle koko yrityksen ”informaationhallintaa”.

Semanttisten väärinymmärrysten karsiminen on ensimmäinen askel matkalla kokonaisvaltaista tiedonhallintaa. Tarkoituksena on saada aidosti keskusteluun mukaan kaikki tietoja tarvitsevat, jolloin pystytään karsimaan päällekkäisyyttä ja keräämään tarpeellisia tietoja. Myös tiedon jakamistavoista voidaan sopia mahdollisimman suurta joukkoa auttavilla tavoilla.

Vain tunnistettua tietoa voidaan hyödyntää, joten yrityksen johdon on tiedettävä, mitä tarvitaan ja johdettava tietoa yhtä tehokkaasti kuin resursseja ja rahavirtoja.

Tieto lisää tuskaa – ja rajähdysmäisesti lisääntyvä hallinnan tarve ajaa ihmisen epätoivoon?

Eipä sentään - ketterien menetelmien avulla määrittelyt tarkentuvat ymmärryksen lisääntyessä. Ohjaamalla kehityshankkeita määrätietoisesti oikeaan suuntaan, saamme yhdessä aikaiseksi konkreettisia ratkaisuja, jotka elävät ajassa.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 2/2014

Kommentoi kirjoitusta. Avainsanat: Valokynä, Puheenjohtajan palsta, 2014, Tiedonhallinta, Liiketoiminta