Kun resurssit ovat rajalliset, niiden tehokas suuntaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Lean-oppien mukaisesti arvoa tuottamaton tekeminen pyritään minimoimaan. Liiketoimintaprosessit määrittelevät suuntaviivat tarkoituksenmukaiselle toiminnalle, mutta vasta käytännön toimintatavat takaavat aidon jatkuvan parantamisen. Ketterien käytäntöjen avulla organisaatioiden hiljainen tieto muuttuu kilpailueduksi. Turha kiire helpottaa, työviihtyvyys paranee ja innovatiivisuus lisääntyy.

Osallistuin viime viikolla paripäiväiseen koulutukseen otsikolla: "Ketterä ohjelmistoprojekti". Heti päivän aluksi tuli selkeästi esille, että ketterät toimintatavat ovat hyvinkin kurinalaisia. Aluksi riittää, että on määritelty tahtotila. Eri osapuolten tavoitteet kootaan käyttäjätarinoina listaksi, joka elää muuttuvien tilanteiden mukaan ja tarkentuu siihen mennessä, kun ko. tehtäviä aletaan toteuttaa. Näin pystytään myöhäistämään päätöksentekoa, jolloin päätöksen teon tueksi on mahdollisimman paljon tietoa ja toteutus tapahtuu uusimpien tekniikoiden avulla.

Yksi käytetyimpiä tekniikoita on Scrum. Scrumtiimin muodostavat tuoteomistaja (asiakkaan edustaja), scrummaster (tiimin toiminnan fasilitoija) ja kehitystiimi (esim. ohjelmoijat 3-8 henkilöä). Itse toteutus tapahtuu 1-3 viikon pituisilla peräkkäisillä sprinteillä. Kehitysjonosta valitaan toteutettavat asiat, jotka määritellään tarkemmin sprintin aluksi. Toteutusvaiheessa päivä alkaa nopealla aamupalaverilla, jossa käydään läpi edellisenä päivänä tehdyt tehtävät, mitä kukin aikoo tehdä tänään ja onko ongelmia toteutuksen esteenä. Sprintti loppuu katselmukseen ja retrospektiiviin, jossa arvioidaan onnistumista ja otetaan opiksi seuraavaa varten. Sprintin jälkeen tuotettu sovellus julkaistaan.

Ketteryyden yksi etu on se, että sovelluksiin saadaan nopeasti implementoitua tehtyjä ratkaisuja. Pientä parannusta tapahtuu koko ajan, jolloin ominaisuuksia saadaan paremmiksi pikkuhiljaa. Jotta näin voidaan tehdä, tuotteiden tulee käydä läpi testit ennen julkaisua. Tähän voidaan käyttää automaattisia tarkastusrutiineja, joiden avulla simuloidaan käyttäjien toimintaa ja saadaan bugit pyydystettyä jo kehitysvaiheessa. Ketteryys ei näin ollen merkitse laadun huononemista vaan päinvastoin.

Ketterien menetelmien suurin vahvuus on saada ihmiset toimimaan spontaanisti tehokkaasti. Parhaassa tapauksessa käytännöt tulevat luontevaksi osaksi päivä- ja viikkorutiineja, jolloin varsinaista manageerausta ei tarvita. Luova ongelmanratkaisu on koko ajan läsnä ja ilmapiiri sallii vapaan innovoinnin. Tiimin jäsenet kunnioittavat toistensa osaamista ja luottamuksellisissa olosuhteissa on mukava työskennellä. Tämä on omiaan lisäämään tuottavuutta.

Mitä tiukempi taloudellinen tilanne yrityksellä on, sitä tärkeämpää olisi käyttää olemassa olevat henkilöresurssit tehokkaasti hyödyksi. Näkisin, että Scrumin-tyyppistä toimintatapaa voitaisiin hyödyntää monella perinteisemmälläkin alueella. Esimerkiksi yrityksen tuotteen elinkaarenhallinnan järjestelmäkokonaisuutta toteutettaessa päästäisiin nopeisiin voittoihin. Kokonaisuutta ja eri järjestelmien työnjakoa on mahdollista hallita, kun eri käyttäjien tarpeet voidaan tuoda yhden jonon kautta ja ohjata siihen kehitysjonoon, jossa ominaisuudet on järkevintä toteuttaa. 

Muita ketterien menetelmien hyödyntämiskohteita voi löytää myös muiden kuin ohjelmistoprojektien hallintaan ja etenemisen seuraamiseen. Itselleni ainakin "lamppu syttyi päähän" monta kertaa ja odotan innolla päästä toteuttamaan ketteriä menetelmiä luovasti.  Viedä Lean-ajattelun uudelle tasolle.

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 1/2014