Yksi järjestelmähankkeen kriittisimmistä vaiheista osuu käyttöönottoon. Tämän vaiheen jälkeen nähdään kuinka hyvin käyttäjät todellisuudessa ottavat järjestelmän omakseen ja hyödyntävät sitä jokapäiväisessä työssään.

Soveltuvuus käyttökohteeseen

Mitä paremmin ohjelmisto tuo helpotusta käyttäjien tämänhetkisiin ongelmiin sen helpompi heidät on motivoida ohjelmiston käyttäjiksi. Tämä edellyttää, että tulevat hyödyt ovat konkreettisia ja näkyvät selvästi töiden helpottumisena. Vain tiettyyn suppeaan käyttöön tarkoitetun ohjelmiston kohdalla tämä onnistuu helposti, sillä muiden käyttäjien tarpeita ei ole otettu huomioon. Laajempien ohjelmistojen kohdalla tilanne onkin jo paljon monimutkaisempi. Eri käyttäjäryhmillä on erilaiset tarpeet, jolloin niiden yhteensovittaminen ei tuo pelkästään näkyviä hyötyjä. Esimerkiksi tiedonhallintajärjestelmiin joidenkin täytyy syöttää tietoa määrätyssä muodossa, jotta se on muiden käyttäjien hyödynnettävissä.

Helppokäyttöisyys

Nykyajan käyttäjät ovat vapaa-aikanaan tottuneet helppokäyttöisiin, selaintyyppisiin sovelluksiin, jotka toimivat totutulla logiikalla. Erilailla toimiva ohjelmisto helposti koetaan vaikeakäyttöiseksi, vaikkei se ehkä sitä olisikaan. Helppokäyttöisyys pohjautuu logiikkaan, jonka pitäisi noudattaa käyttäjän ajatusmaailmaa. Toiminnallisuuden pitäisi myös tukea käyttäjien tarpeita siten, että tietojen syöttö ja löytyminen on mahdollisimman helppoa.

Käyttäjien motivointi

Olipa kyse kuinka laajasta järjestelmästä hyvänsä jokainen osapuoli pitää olla motivoitunut uuden järjestelmän käyttöön. Tämä tulee silloin haasteelliseksi, kun käyttäjä ei suoranaisesti näe työnsä helpottuvan. Toisaalta joskus muutosvastarinta voi sokeuttaa hyville puolille ja silloin käyttäjä päätyy vastustamaan vastustamisen vuoksi, ilman järkisyitä. Tällaiseen tilanteeseen ajautuminen pitää pystyä välttämään jo hyvissä ajoin.

Osallistuttaminen

Mitä aiemmin henkilö on tietoinen yrityksessä meneillään olevasta järjestelmäkehityksestä ja mitä enemmän hän pystyy vaikuttamaan tuleviin ominaisuuksiin, sitä myötämielisemmin hän suhtautuu sen käyttöönottoon. Osallistuttaminen ja odotus työn helpottumisesta saavat työntekijät jo odottamaan ohjelmiston tuloa. Tällöin käyttöönottovaiheessa voidaan keskittyä itse ominaisuuksiin.

Meidän toimintatapamme

Käyttöönotettaessa järjestelmää pelkkä näppäintekniikka ja ohjelmiston toimintojen sekä mahdollisuuksien opettaminen ei riitä. Tärkeämpää on kouluttaa ko. yrityksen toimintatapaa. Näppäintekniikka ei paljoa auta, jos ei tiedä, mitä vaihtoehdoista missäkin tilanteessa valitsee. Tässä yhteydessä tulee myös selkeästi kertoa, miksi päätettyä toimintatapaa tulee noudattaa. Useimpia meistä käyttäjistä myös kiinnostaa, miten omat tekemiset vaikuttavat muiden tehtäviin. Kokonaisuuden tiedostaminen lisää motivaatiota järjestelmän käyttöön.

Epäonnistunut käyttöönotto voi pilata hyvänkin hankkeen… suunnittele ja varmista käyttöönottovaihe huolella!

Minna Innala
CAD/CAM-yhdistys
puheenjohtaja

Julkaistu Valokynä-lehdessä 3/2012